14 Июл 2020

Аудит закупок как маркер прибыльности: зачем бизнес заказывает оценку закупочной дееспособности

audit of procurement
Результаты бизнеса напрямую зависят от того, насколько эффективно налажена система закупок в компании. Потери от неэффективных закупок могут составлять от 5 до 35% чистой прибыли. Поэтому аудиты закупок критически важные для бизнеса: именно аудиторская проверка помогает проанализировать успешность всей производственной цепочки, определить релевантность процедур закупочного отдела и соответствие с общими целями компании и разработать рекомендации по улучшению закупочных стандартов для повышения доходности бизнеса.

Консультант по закупкам  “Ernst&Young” Татьяна Чуприна, заместитель  директора KPMG-Украина Антон Шрамко и первый заместитель Антимонопольного комитета  Ольга Пищанская поделились собственным опытом проведения эффективных аудитов во время встречи некоммерческого профессионального объединения Клуба Закупщиков Украины в 2020 году.

Аудит закупок: цели, этапы и инсайты

По словам Татьяны Чуприной, бизнес — ключевой заказчик аудита, ведь топ-менеджмент компании обычно понимает, что возможность развиваться и меняться в том направлении, в котором трансформируется компания. Кроме того, это шанс участвовать всем заинтересованным сторонам в совершенствовании бизнес-процессов.

«Когда мы говорим об аудите закупок, я всегда призываю ориентироваться на текущую операционную модель компании. Во время аудита мы находим не столько организационные недостатки, сколько новые прорывные возможности, связанные со средой, в которой оперирует бизнес».

Существуют как минимум две основные цели аудита: привести внутренние процессы закупок в соответствие с лучшими бизнес-практиками и международными стандартами, а также понять, какого инновационного подхода не хватает бизнесу, чтобы усовершенствовать систему закупок — и улучшить ключевые операционные результаты работы и соответствующие финансовые показатели.

«В рамках анализа процесса закупок важно проанализировать наличие точек контроля, проверить действенность регламентов или процедур системы закупок, а также максимально точно определить уровни квалификации закупочной команды».

В зависимости от глубины анализа закупочных процессов, выделяют такие разновидности аудита: экспресс-аудит, что точечно направлен на решение определенного производственного вопроса, например, автоматизации закупок у компаний. Также есть подробный аудит, который способен выявить пул необходимых изменений в работе отдела закупок и снабжения и привязять нововведения к комплексной стратегии компании. К тому же, различают внутренний аудит, который проводится собственными силами компании, а также внешний аудит, реализуемой независимой консалтинговой компанией.

аудит закупок, финансовій аудит для компании, клуб закупщиков

«По собственному опыту, мне кажется, что внутренний аудит больше касается точек контроля, решения задач, связанных с устранением злоупотреблениями закупочных функций и с выполнением KPI прокьюремента. А внешний аудит способен представить более широкое видение и независимый взгляд на закупочные процессы внутри всей организационной модели».

Как происходит аудит на практике? Все начинается с согласования рамок аудита. Если это внешний аудит, то работа начинается со знакомства команд, определения ключевых подходов аудита, согласования графиков и определения стоимости аудиторских услуг. Следующий этап — аналитический блок, включающий анализ политик, регламент и стратегии, здесь также проводятся глубинные интервью с ключевыми стейкхолдерами, как с персоналом procurement-отделов, так и с руководителями и внутренними заказчиками, чтобы охватить все кросс-функциональные функции закупочного процесса .

За этим следует оценка закупочных процедур, необходимой квалификации команды, зрелости процесса, выполнения политик. Далее готовится итоговый отчет с ключевыми итогам относительно процессов, показателей или точек контроля, и что самое главное — формируется заключение с рекомендациями совершенствования закупочных процессов компании. Для внешних аудиторов — это возможность сопровождать внедрение подготовленных рекомендаций или помочь с оформлением закупочных процедур или политик.

Внешний VS внутренний аудит

По словам Антона Шрамко, в KPMG есть определенный подход к оценке закупок: команда не употребляет слово «аудит», поскольку согласно украинской законодательной терминологии это понятие применяется исключительно к финансовым вопросам. Зато оценку закупок называют «диагностикой» и «разработкой целевой операционной модели».

«Мы — внешний аудитор, суть которого отличается от внутреннего отдельного подразделения, находящегося внутри компании. Мы показываем, как отдел закупок может работать в соответствии с лучшими международными практиками и успешных кейсов, замечая существенные преимущества бизнеса со стороны».

Команда работает в рамках модели зрелости — инструмента для определения направлений совершенствования и точек роста организации, включая 4 ключевых бизнес-блока: стратегия и управление эффективностью, процессы, организация и персонал, поддержка системы.

«Инсайты, полученные в результате анализа работы отдела закупок и всей производственной цепи, подлежат независимой экспертной оценке, чтобы показать клиенту, на какой стадии находится система закупок сейчас и какой комплекс действий поможет вывести систему на качественно новый уровень. Конечно, мы понимаем, что каждая оценка довольно субъективна, впрочем мы представляем собственный подход и показываем пути, по нашему мнению, будут наиболее эффективны для достижения определенных целей».

В рамках диагностики аудиторы компании посещают склады или цеха, общаются с производственным персоналом, которые делятся своим видением закупочного процесса. Приоритет такой диагностики — посмотреть за пределы отдела закупок и поставок и изучить всю закупочную функцию, чтобы понять, как работает организация в целом.

После всесторонней оценки процесса, важно определить, на котором из 5-ти уровней развития закупочной модели находится компания — ситуационном, реактивном, обслуживающем, проактивном или развитом.

Тренд среди украинских компаний: большинство бизнесов находятся между реактивным и обслуживающим уровнем развития, не прибегая к проактивным комплексным действиям.

Ambition vector concept with businessman jump on graph columns. Success, achievment, motivation business symbol.

Что это означает на практике? Например, существует отдел закупок, который номинально работает по определенным регламентам и часто их не соблюдает — как закупочный регламент, так и регламент по планированию потребностей. У сотрудников преимущественно довольно низкий или средний уровень компетенций, в том числе из-за того, что компания не уделяет должного внимания развитию специалистов по закупкам, в то время как рутинная работа становится ключевой мотивацией. Этот подход работы в procurement отделе  исключает шансы бизнеса повысить собственную рентабельность.

«Поэтому для нас важно разработать качественную программу трансформации бизнес-процессов, начиная c целевого процесса планирования закупок, заканчивая составлением дорожной карты».

Только 1 из 10 клиентов в начале сотрудничества понимает, каким хочет видеть отдел закупок в будущем. Задача внешнего аудитора предложить комплекс скоординированных действий компании, при которых возможно повысить эффективность работы и максимизировать прибыль.

Помочь, а не навредить

Чтобы успешно провести аудит, идентифицировать проблемы и определить, как эффективно справиться с вызовами, важно исследовать производственную цепочку — от потребностей и взаимодействия с внутренним заказчиком к анализу закупочного процесса, работы персонала, взаимоотношений внутри компании и общения с внешними поставщиками, отмечает Ольга Пещанская, которая несколько лет назад руководила собственным аудиторским агентством.

«В отличие от коллег, мы были небольшой консалтинговой компанией и всегда отталкивались от потребностей заказчика. Например, среди заказчиков у нас были как небольшие холдинговые компании, так и ФОПы «.

Аудиторская деятельность — это не только работа с возможностями роста и прибыльности, это еще и работа с предосторожностями и недоверием среди закупочных команд. Следовательно, представители отделов закупок и снабжения часто с недоверием и иногда сопротивлением встречали независимых аудиторов. Причины могут быть разные: или исторически негативное отношение к любому органу проверки и оценки, или страх перед оптимизацией персонала и увольнением специалистов.

«Наша команда сразу определила приоритет работы, который должен изменить представление о сути аудита. Мы выстраивали долгосрочные коммуникации с клиентами и подробно объясняли, для чего нужен аудит среди закупочного, производственного и финансового департаментов «.

Как рассказывает Ольга, подобная работа обычно охватывает сбор исходных данных бизнеса, анализ стратегий, должностных инструкций и уставов компании — важно прописать любые нестыковки или дублирование обязанностей. На основе всех собранных документов продумываются интервью личных встреч с ключевыми стейкхолдерами процесса. На очереди — презентация выводов аудита и пула рекомендаций по совершенствованию закупочной функции в компании. Независимые результаты аудита тоже могли встречаться с сопротивлением и неприятием, ведь касалась оценки компетенций закупочных команд или профессиональных качеств всех людей, вовлеченных в процессы закупок.

«По нашему мнению, честный и профессиональный анализ — это зеркало, он помогает командам реально оценить текущую ситуацию и изменить подходы к работе с закупочной составляющей. Если компания переходит к большим объемам закупок, она перестает считаться с технологическими или операционными преградами в части изменений, зато рассуждает, какой путь трансформаций лучше выбрать «.

 Как можно привлекать закупочные команды к проведению эффективного аудита и сделать возможным быстрое восприятие изменений в командах? Один из вариантов — вместе с закупочным отделом имплементировать предлагаемые изменения и демонстрировать организационные или финансовые победы, связанные с новыми методиками работы. Другой вариант — после проведения глубинных интервью предложить коллективу обсудить вместе любые потребности или проблемы закупочного процесса.
procurement teams

Как правило, при обсуждении приходит понимание, в какой части работы существует «недокомуникация», или как проблемы влияют на работу всех кросфункциональних команд — и изменения могут снять часть насущных вопросов. После такой совместной работы и обнародования результатов аудита уже не среди руководства, а в основном среди закупщиков появляется запрос работать над предложенными изменениями.

«Если есть желание провести аудит у руководства компании, то определенные изменения будут внедрены. Впрочем, если будет понимание и вовлеченность всех заинтересованных сотрудников, то изменения будут настоящими и ощутимыми в экономическом плане в достаточно сжатые сроки «.

Потому, наконец, аудит — это отдельная бизнес-услуга, которая должна любой компании давать ощутимый экономический эффект.