20 Фев 2020

Как закупкам работать еще эффективней. Тренды 2020 года на примере компании Kernel

The-road-to-digital

Виктория Себко, 

руководитель службы поставок Дивизиона производственных активов Kernel*, студентка программы CIPS, тьютор украиноязычной программы «Закупки для руководителей: стратегический уровень».   

sebko

Статья подготовлена по материалам выступления на 1ой Конференции Закупщиков (ноябрь 2019, Киев).

Упрощение процедуры политик компании, развитие персонала и диджитализация — важные тренды в закупках. Стоит также сосредоточиться на общей стоимости владения активами, не только на цене их закупок. Все это можно развивать, наладив
межфункциональное взаимодействие внутри компании, клиентоориентированность и систему управления поставщиками.

От регламентаций до поддержки эффективных решений

На данный момент функция политик закупок в компаниях скорее ограничительная, нежели такая, которая поддерживает и направляет бизнес. Рынок меняется, и для того, чтобы конкурировать со стартапами, малым и средним бизнесом, где процесс принятия и имплементации решений происходит значительно быстрее, «гигантам» нужно серьезно подходить к внутренним документам.

В компании Kernel до 2016 года существовали политика и процедура закупок. В этом году мы начали активно внедрять электронный документооборот и электронную торговую платформу, следовательно нужно было вносить изменения во внутренние документы. Все участники процесса закупок отнеслись к этому серьезно и начали активно участвовать в актуализации документов. В результате мы с документа на 17 страниц получили очень детальный документ на 70 страниц. Но что с ним делать? Мы понимали, что такой большой документ даже от начала до конца мало кто сможет дочитать. Итак, наш топ менеджмент принял решение принципиально изменить подход к документу.

Мы решили не ограничивать участников и не ориентироваться только на нужды службы безопасности и внутреннего аудита, а сделать так, чтобы политика и процедуры помогали оперативно и эффективно работать бизнесу. На кого должна быть ориентирована политика закупок? Учитывает наша политика интересы бизнеса? В Kernel бизнес — это внутренний заказчик, это механик, это лабиринт, это человек, который работает, и для нее важно создавать дополнительную стоимость. Мы поняли, что необходимо убирать те этапы, которые не приносят практической пользы. Нужен был документ, который не будет регламентировать каждый шаг, а поддерживать эффективные решения, инновации, развитие, чтобы сотрудники не боялись воплощать нестандартные идеи. С другой стороны, этот документ должен быть простым и доступным для внутренних заказчиков.

Сейчас наша политика закупок состоит только из 9 слайдов. Мы достигли своей цели — повысили эффективность и скорость процесса за счет уменьшения бюрократии. Именно поэтому текста в политике немного. Мы убрали все ненужное и акцентировали внимание только на ключевых аспектах. Эта трансформация стала возможной и благодаря тому, что в компании Kernel достаточно высокий уровень корпоративной культуры и автоматизации процессов.

Сейчас в нашей компании реализуется много инвестиционных проектов в области зеленой энергетики. При поддержке Европейского банка реконструкции и развития и Европейского инвестиционного банка мы строим новый маслоэкстракционный завод и 6 электростанций, работающих на биотопливе. Количество персонала у нас не увеличилось, хотя объем закупок вырос за последние два года в 2,5-3 раза. Это стало возможным благодаря высокому уровню автоматизации процессов. Если процессы или контроль уже «зашиты» в систему, то нет необходимости их подробно описывать в политике закупок. Так мы сокращаем сроки подготовки, проверки и подписания документов, более оперативно принимаем решения на этапе поиска поставщиков.

Ключевые принципы нашей политики: комплексная оценка квалификационных, технических и финансовых показателей. Это прозрачность принятия решений, обеспечение справедливой конкуренции, ориентация на потребности бизнеса. Все процессы ориентированы сейчас на создание дополнительной стоимости для бизнеса, минимизации репутационных и финансовых рисков.

Чтобы понять, какая политика необходима именно вам, нужно знать, на каком этапе развития находится ваш бизнес. Если это старт, то понятно, что речь о регламентах не идет. На этапе механизации начинается процесс прописывания функций и инструкций. Но когда компания уже развивается дальше, ей нужно меняться. Надо быстрее реагировать на изменение рынка.

Здесь важен и этический момент: у нас двусторонние обязательства с заказчиками и поставщиками. Сотрудничество с 80 странами мира и европейскими банками возможно благодаря тому, что мы выполняем свои обязательства и придерживаемся правил, которые важны для наших клиентов и партнеров.

Диджитализация, оптимизация и обучение

Говоря о диджитализацию, следует учитывать, кто будет пользоваться этими инструментами. Их необходимо сделать максимально удобными. В нашей компании сейчас внедряется электронный документооборот и цифрова подпись. Таким образом, от создания документа до его подписания обеими сторонами проходит от 40 минут до 2 часов. Это делает процесс более эффективным и быстрым.

Data Management System (DMS) and Business Analytics concept with servers connected to dashboard to provide information for Key Performance Indicators (KPI), person in background, marketing analysis

Согласно исследованию, проведенному компанией McKinsey, сложнее автоматизировать аудит, а также управление закупками и снабжением. Поэтому диджитализувать можно только транзакционные или рутинные закупки.

Что касается остальных процессов — здесь нужна не только автоматизация, но и профессиональные квалифицированные менеджеры по закупкам. Какой подход в Kernel? Мы привлекаем лучших выпускников университетов. В рамках образовательного проекта «Кернел Шанс» они проходят стажировку от 3 до 6 месяцев и защищают дипломный проект. В случае успешного завершения программы, они становятся участниками нашей команды. За два года до команды закупок компании присоединилось 10 таких выпускников.

Параллельно мы занимаемся развитием опытных сотрудников, делая акцент на креативном мышлении и умении искать неординарные решения рабочих вопросов. Мы изучаем лучший опыт, который есть в мире закупок в Chartered Institute of Procurement and Supply.

kernel

* Kernel (Кернел) – крупнейший в мире производитель и экспортер подсолнечного масла, ключевой поставщик сельскохозяйственной продукции из региона Черноморского бассейна на мировые рынки. На долю компании приходится около 15% мирового экспорта подсолнечного масла. Свою продукцию Кернел поставляет в более, чем 80 стран. С ноября 2007 года акции компании торгуются на Варшавской фондовой бирже (WSE).

В 2018 — 2019 маркетинговом году компания впервые экспортировала 6100000 тонн зерновых и 1600000 тонн подсолнечного масла, что является абсолютным рекордом среди аграрных компаний Украины.