27 Ноя 2019

KPI для измерения эффективности закупок: инструкция и лайфхаки

KPI_procurement

Сфера закупок закупок перестает быть сервисной структурой — сейчас мы наблюдаем, как она перерастает в полноценный бизнес, живой  и развивающийся по своим законам. Каждый бизнес должен быть успешным и функционировать беспрепятственно, чтобы быть эффективным и востребованным.

На очередной дискуссии, организованной в ноябре, представители некоммерческого профессионального объединения «Клуб закупщиков», ведущие специалисты в сфере закупок — национальный офицер по закупкам ОБСЕ СММ в Украине Елена Слободяник и директор по управлению цепочками поставок ГП «НЭК Укрэнерго» Марина Безрукова поделились опытом, как правильно оценивать эффективность закупок, поставок, логистики и управления контрактами.

Эффективность закупок по международным стандартам

Оценка эффективности закупок, по словам Елены Слободяник, показывает то, насколько здоровой эта функция в бизнес-структуре. Поэтому нельзя утверждать, что конкретный KPI — это важная составляющая каждой «здоровой» закупки. Бизнес сам должен решать, нужны ли ему эти показатели, или он может обойтись и без них:

«Представьте, если человек пришел к врачу и задает вопрос:» Доктор, какие проблемы у меня со здоровьем?» Врач перед диагнозом спрашивает самого пациента:»А вы как сами чувствуете себя?» Если все нормально, то он назначает общую терапию. Впрочем, если пациент приходит с определенными жалобами, то врач фокусируется на том, что именно болит. Однако, ощущение — это больше о субъективном восприятии, а потому он назначает анализы, по результатам которых ставит диагноз. Собственно, это касается и показателя эффективности закупок. Для KPI в этом случае наши доказательные аргументы — результаты анализа».

Наиболее широко известными показателями KPI являются показатели экономии. Измеряя их, можно отталкиваться как от затрат на продукты или услуги, так и от сумм в бюджете или этапов переговоров. Существует вообще три типа таких показателей:

costs saving

«Первый — cost avoidance, так называемая экономия для того, чтобы предотвратить расходы. Если согласно действующим контрактам нам предлагают повышение цен, то переговоры, которые ведут к сохранению старых цен, — это и есть эта экономия. Есть еще один тип — техническая экономия — оптимизация заявки или предложения по наполнению услуг. Фактически мы оставляем эту же стоимость, но меняем наполнения или оптимизируем офер так, что цена снижается, но качество все равно не теряется. И третий тип — это смешанная экономия. Измеряются эти показатели в процентах. Чем они выше, тем лучше для закупок «, — рассказала Елена Слободяник.

Другой KPI позволяет определить прибыль от закупочной цены. То есть объем продаж следует сопоставить с объемом расходов на содержание закупочной функции. Если удается превысить 100%, то закупки начинают зарабатывать и переходят из сервисной модели в деловую.

Как часто нужно измерять показатели всех KPI? По мнению Елены Слободяник, все зависит от того, как эффективно работает предприятие или его закупочная функция. Если показатели в норме, то дополнительных ресурсов на проверку KPI не требуется. Но если в работе все же есть определенные препятствия, то надо измерять показатели чаще для того, чтобы начать чувствовать определенный прогресс.

Другим способом измерить эффективность закупок является определение уровня удовлетворенности функцей закупок с стороны внутренних клиентов или компании в целом. Это тот самый KPI, который позволяет определить проблемные моменты со стороны:

“При помощи этого KPI можно понять, что можно в работе настроить лучше. Согласно принципу: нам удастся работать оперативнее и эффективнее, если мы сможем нивелировать сопротивление. Выясняя уровень удовлетворенности, мы получаем информацию о том, сколько сотрудников поддерживает определенное направление работы, сколько относится к нему нейтрально, а сколько не соглашается. Но наиболее ценными являются опросники, в которых сотрудники могут оставлять комментарии, оценивая которые уже можно для себя понять, насколько эта проблема распространена и сколько ресурсов нужно, чтобы ее обезвредить «, — резюмировала эксперт.

Также KPI можно измерять, сопоставляя нагрузку на каждого закупщика. Измеряется он довольно просто — общие расходы надо разделить на количество закупщиков. С помощью измерения тех или иных KPI, можно провести качественную диагностику закупок и применить конкретные меры вместо обычной паники.

Эффективность закупок на государственных предприятиях Украины

Закупочная функция в Украине долгое время не была в фокусе. Ведь так сложилось, что в бизнесе большее внимание всегда уделяется продажам или маркетингу. По словам Марины Безруковой, сегодня все, кто занимается закупками, имеют уникальный шанс своей работой повлиять на работу своей компании:

«У каждого закупщика в руках есть все инструменты, чтобы доказать довольно легко и четко, что закупочная функция может трансформировать предприятие. Мне нравится те закупки, которые своей работой приносят компании определенную ценность».

Государственные закупки значительно отличаются от тех, которые ведутся в определенных частных предприятиях. Очень часто для того, чтобы сделать всего-навсего правильную закупку, надо пройти целый квест, но при этом очень часто у тебя значительно ограничены ресурсы и связаны руки. Несмотря на это в «Укрэнерго», по словам Марины Безруковой, удалось настроить эти процессы так, чтобы они работали на закупщика.

«В Укрэнерго мы сделали много в направлении эффективных закупок. А как считается в обществе, в государственных предприятиях в этой сфере происходят не очень понятные вещи. Начали мы с централизации — централизовали все крупные закупки по объемам и территориальной принадлежностью. Вся экономия, которая у нас состоялась в этом процессе, состоялась благодаря конкуренции. Поэтому очень важно привлекать качественных и ответственных поставщиков. Следующим этапом стало выстраивание внутренней закупочной функции. Так нам удалось ввести институт уполномоченных лиц — в свою очередь удалось значительно сэкономить время и усилить персональную ответственность закупщиков. Третий этап, ему только два месяца, это внедрение категорийного менеджмента «.

Принято думать, закупщик должен быть классным переговорщиком — но сейчас это вторая по важности характеристика. Категорийный менеджмент — это то, что должно определять закупщика, который должен построить стратегию закупочной категории, которую он ведет. А это в свою очередь должно тесно переплетаться со стратегией развития закупочной функции и самого предприятия в целом. И именно такой подход рекомендует всемирно известный Чартерный Институт Закупок и Поставок (CIPS).

CIPS_in Ukraine2

В «Укрэнерго» эффективность закупочной функции измеряет каждый руководитель исходя из стратегии. Это означает, что каждый менеджер каскадирует свои цели на своих подчиненных.

По словам эксперта, для ее подчиненных в департаменте закупок одной из основных задач является создание условий для конкуренции, чтобы на тендеры зашли новые мировые игроки:

«Эффективность закупки мы измеряем по следующим показателям: выполнение полного объема закупок, конкуренция, обеспечение сроков, указанных в договоре, и построение конструктивной коммуникации с поставщиком».

Что объединяет эти подходы?

Чтобы правильно оценивать эффективность той или иной закупки, надо понять, для кого и на что она направлена. Но даже и этого может быть недостаточно, если показатели эффективности невозможно или трудно подсчитать.

«Что такое оценка эффективности закупки? Для кого-то — это удовлетворение потребностей или требований стейкхолдеров и внутреннего заказчика, для других — это поставка заранее оговоренной количества продукта вовремя. Поэтому прежде чем оценивать эффективность, надо дать ответы на эти вопросы, и тогда можно уже говорить о показателях эффективности закупок.

В 2017 году на одном крупном предприятии были установлены показатели эффективности, но не разработана методология их исчисления. Поэтому это тоже важный момент — правильно настроить систему оценки «, — резюмировала модераторка дискуссии Нелли Стельмах.

Клуб Закупщиков — это объединение профессионалов в сфере закупок и снабжения, а также в сферах деятельности, непосредственно связанные с закупками. Клуб действует как независимое некоммерческое объединение профессионалов. Организаторы Клуба: платформа международных образовательных программ House of Knowledge, система мониторинга Youcontrol и торговая площадка Zakupki.prom.ua.

Клуб Закупщиков проводит регулярные встречи профессионалов. Чтобы присоединиться к клубу, напишите запрос на info@k-house.in.ua.

Присоединяйтесь к группе Клуба Закупщиков в Facebook.

Клуб Закупщиков Украина

ПОЛУЧИТЕ ПЕРВЫЙ И ЕДИНСТВЕННЫЙ В УКРАИНЕ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ДИПЛОМ ВЕДУЩЕГО ИНСТИТУТА В СФЕРЕ ЗАКУПОК И УПРАВЛЕНИЯ ЦЕПОЧКАМИ ПОСТАВОК (CIPS) — DIPLOMA IN PROCUREMENT & SUPPLY