28 Окт 2019

Спецификация — как эффективный инструмент закупщика. Типы и правила.

Procurement_Management

House of Knowledge продолжает серию статей из открытых уроков британской программы Diploma in Procurement and Supply. Напоминаем, Diploma in Procurement and Supply — уникальная программа в Украине от СIPS — ведущего британского института в сфере прокьюремента и управления цепями поставок.

Дипломы CIPS признаются во всем мире. И сейчас у вас есть возможность присоединиться к любому модулю программы в Украине и через год получить подтвержденную международную сертификацию в сфере закупок и снабжения.

В течение программы рассматриваются актуальные для современных закупщиков senior и top уровня практические темы и международные утвержденные подходы.

Напомним, что в предыдущей статье мы рассматривали, зачем нужны спецификации в закупках и начали рассматривать, как их подготовить. В этом разделе мы продолжим обзор лекции Алексея Зорина в рамках открытого занятия CIPS в Украине и определим подходы и правила разработки procurement спецификаций и определим роль профессионального закупщика в процессе.

Алексей Зорин — управляющий стратегическими программами «УкрСиббанк» (BNP Paribas Group), аккредитованный тьютор программы Diploma in Procurement and Supply в Украине от СIPS.
12 лет опыта в управлении процессами закупок в международных корпорациях. Практический опыт прямых и косвенных закупок в торговых, производственных и сервисных компаниях, проведение стратегических переговоров с сильной и слабой позиции, управление пакетом 500+ контрактов предприятия.

Зорин Алексей_procurement specialist, CIPS accredited tutor, House of Knowledge

Типы спецификаций

В зависимости от задач закупок спецификации также могут быть разными.
Так, спецификация о соответствии может быть создана как: техническая или проектировочная, по бренду, по образцу, по рыночной категорией, по стандартам.

Если это техническое задание, в нем должны быть указаны:

  • ожидаемые функции или производительность;
  • условия, при которых продукт или услуга должны выполнять свои функции, транспортироваться, производиться и храниться;
  • критерии качества и показатели достижения результатов;
  • допуски на надежность, качество, размеры, прочность и другие ключевые свойства;
  • характерные признаки / особенности: текстура, цвет, эстетичность и удобство, обработка и другие внешние свойства;
  • долговечность и удобство обслуживания;
  • инструкция по использованию.

Типичная спецификация рабочих характеристик состоит из:

  • перечень ожидаемых итогов и результатов использования продукта / услуги: функций, производительности, других результатов, которые должны быть достигнуты в рамках определенных допусков;
  • основные входные технологические показатели, способствующие производительности;
  • описание режима эксплуатации и условия, в которых нужно достичь показателей, а также экстремальные или необычные условия, в которых достижений показателей не ожидается;
    как продукт должна взаимодействовать с другими элементами процесса;
  • необходимые уровни качества, включая любыми соответствующими стандартами;
  • необходимые уровень и контроль охраны труда и безопасности;
  • необходимые уровень и контроль экологических показателей;
  • критерии и методы, которые следует использовать для измерения того, были выполнены требования по желаемых функций, производительности или результатов.

Правила разработки спецификации

Чтобы спецификация была эффективным инструментом в руках закупщика, следует соблюдать несколько важных правил:

  • требования по продукта / услуги должны быть сформулированы четко, но без излишней детализации;
  • описание — исчерпывающее по пунктам (не указано — то не представлено);
  • определеннные требования должны отвечать всем соответствующим стандартам, законам и правилам о здравоохранении и окружающей среды;
  • требования должны быть актуальными (важно предварительно изучить ситуацию на рынке);
  • язык документа — понятен всем стейкхолдерам;
  • количество — не всегда ценность. Каждое требование надо предварительно взвесить, ведь дополнительные требования, которые могут и не играть особой роли, приводят к дополнительным расходам.

Кросс-функциональна команда

«Профессиональный закупщик — тот, кто знает рынок поставок, имеет связи с поставщиками, понимает коммерческие и юридические аспекты закупок и, самое главное, умеет осуществлять закупки в соответствии с признанными международными стандартами», — учит Алексей Зорин слушателей.

Но это не значит, что для разработки спецификации этого достаточно. Так называемый кросс-функциональний подход, который предусматривает привлечение внутренних специалистов компании из более узких областей в зависимости от предмета закупок — инженеров, дизайнеров, маркетологов — позволит подготовить более точную и эффективную спецификацию.

Подходы к разработке спецификации

Поскольку в разных случаях спецификации могут быть разными — от комплексных многоуровневых описаний продукта или услуги до детализированных технических задач, методологии их разработки также могут отличаться.  Алексей в своей лекции перечислил четыре.

Наиболее эффективным в профессиональных кругах считается подход раннего привлечения покупателя к разработке спецификации. Он дает возможность сформулировать потребность со слов непосредственного заказчика с точки зрения пользователя, а следовательно — наиболее точно; приумножить ценность финального документа благодаря плодотворному сотрудничеству над его разработкой непосредственно с конечными пользователями и определить потенциальные риски — например, возможные правовые последствия применения спецификации.

На постсоветском пространстве распространена практика создания официальных комитетов для принятия управленческих решений по противоречивым требований при разработке спецификаций и финального утверждения готовых документов.

В противоположность ему может быть использован неформальный подход — когда процесс создания спецификации сопровождается постановкой вызовов и формулировкой предложений.

А для определенной формализации неформального подхода можно применить координационный подход. Тогда специалист по закупкам выступает определенным объединяющим звеном, которое управляет процессом создания спецификации.

Роль профессионального закупщика

«Работа специалиста по закупкам начинается еще на этапе формирования потребности. Прежде всего эксперт должен оценить, действительно ли есть необходимость осуществлять закупку, или, может, наоборот, можно обойтись собственными силами для решения поставленной задачи без лишних затрат. На базе изучения рынка и потребностей, а также поставщиков, формируются экспертные рекомендации по выбору конкретного продукта / услуги, которые нужно закупить, или форматов его реализации. Например, иногда надо аргументировано доказать отсутствие необходимости закупки летнего сервисного сопровождения на уровне «все включено» для услуги закупается, поскольку базового пакета вполне достаточно для выполнения поставленных задач. Также на специалиста ложится работа с поставщиками — предварительный отбор, управление отношениями с поставщиком или выбор альтернативного и т.д. », — делился особенностями работы профессионального закупщика Алексей Зорин.

Под конец своего выступления важным направлением работы эксперта по закупкам Алексей отметил стандартизации связанных с закупками процессов. Такой подход позволяет упростить весь процесс в целом, а также уменьшить риски и лишние расходы при осуществлении закупок.

Закупщики, студенты программы СIPS, углубленно изучают тему Спецификаций в течение отдельного модуля и на примере множественных бизнес-кейсов. Успейте присоединиться к программе  Diploma in Procurement and Supply и получить диплом уже через год.