25 Апр 2021

Своевременность в подготовке проектов

multitasking-project managements

Вашему вниманию перевод блога Марека Демкака, тренера по Lean в Vaillant Group. Его ключевая компетенция — разработка систем для управления и направление культурных изменений к культуре постоянного совершенствования. Марек также отвечал за развитие IPMA Словакия.

Представьте, что вы делаете только то, что необходимо, когда это необходимо, и в необходимом количестве. Насколько это повлияет на вашу продуктивность? Я могу вам сказать. Это значительно увеличит вашу продуктивность.

Эта философия правильного совершения действий в нужное время известна как Just In Time / JIT (Вовремя). Возможно, вы слышали, как кто-то говорил: «О, это было как раз вовремя» — имеется в виду, если что-то случилось бы на секунду позже — было бы поздно. В логистике мы часто используем термин «своевременная доставка», что означает доставку нужного материала в нужное место в нужное время. И я могу вам сказать, это также значительно увеличивает производительность.

Да, я знаю. Вы не работаете на производстве, поэтому как JIT может увеличить вашу производительность? Своевременность не означает только доставку нужной вещи в нужное место в нужное время. Речь идет также о фокусировке нужного уровня энергии на правильной деятельности в нужное время.

В общем, продуктивность / производительность характеризует показатель эффективности производства — насколько эффективно вы выполняете свою деятельность, проект или работу. Мы можем измерить производительность как выход на единицу материала, как правило, в течение определенного времени. Вы знаете, чем эффективнее вы создаете результат, тем эффективнее вы в целом.

Итак, как быть эффективным? Основным принципом JIT является сосредоточение внимания на устранении потерь. Под потерями я имею в виду все те задачи, которые не приносят никакой ценности в деятельность, которой вы занимаетесь. Тогда эффективность означает устранение тех видов деятельности, которые не добавляют стоимости.

Допустим, вы гуглите восемь потерь LEAN или потери в процессе администрирования. В таком случае вы найдете несколько списков, где описано, чего следует избегать делать. Итак, мне нет необходимости повторять их здесь. Однако я хотел бы поделиться своими тремя правилами, которые помогают мне быть эффективным или улучшать свою эффективность. Эти мои три лучшие правила фокусируют правильный уровень энергии на правильной деятельности в нужное время.

Чтобы быть более продуктивным:
Не начинайте то, чего не можете закончить
Перейдите на производство партиями
Сосредоточьтесь на одном деле за раз

Не начинайте то, чего не можете закончить

Сколько раз вы читаете одно и то же электронное письмо? Будьте честными. Вы когда-нибудь открывали свой почтовый ящик утром, читали электронную почту, и, не делая ничего с электронной почтой, вы начинали делать что-то другое? Я знаю, что вы это делали. Я также. И это бесполезная трата времени. Если вы читаете электронное письмо и никак не реагируете действиями, я уверен, что вам нужно его будет перечитывать снова и снова, пока не примете меры. Зачем вам читать сообщения электронной почты, если у вас нет времени на него ответить, делегировать его перенести в календарь или в корзину. Чем больше времени вы читаете одно и то же электронное письмо, тем больше времени тратите и тем менее продуктивно вы работаете. Я выбрал пример электронной почты, поскольку мы используем ее каждый день. Однако вы можете применить правило «Не начинайте то, чего не можете закончить» к любой деятельности, которую вы осуществляете.

Да, я знаю, вы могли бы поспорить: «Что, если задача, которая передо мной стоит огромная и  ее невозможно выполнить даже за один день»?

Перейдите на производство партиями

Дезмонд Туту как-то мудро сказал, что «есть только один способ съесть слона: укус за раз».

Я бы добавил: укус можно переварить. Вместо того, чтобы извлечь ценность из большого проекта, который забирает огромное количество времени, представьте, что вы производите эту самую ценность меньшими «кусками» с более частыми интервалами.

Более частые получения ценности — это фундаментальный принцип, который произвел революцию во многих областях: малые размеры партий. Партия — это количество товаров за один раз. Другими словами, вам нужно разделить свои задачи на небольшие части, которые вы можете «переварить» за определенное время.

В своей работе я часто имею дело с культурой, склонностями, системным мышлением и коучингом. Все упомянутые темы являются сложными для понимания и еще труднее их применить в организации. Так как я с этим справляюсь? Один шаг за один раз. Во-первых, когда мне нужно понять тему, я много читаю о ней. Всегда, когда я читаю, делаю цифровые заметки. Это моя первая «партия», произведенная за один раз. Поэтому, сколько бы у меня не было времени на чтение, я всегда делаю заметки. Получив цифровую записку, я могу начать подготовку концепции заявки, как правило, первого проекта презентации. Первый проект — это моя вторая «партия». Чтобы закончить эту партию, я использую свою первую партию — записанные заметки. Первое преимущество работы такими сериями заключается в том, что вы можете использовать их как точку входа для дальнейшей работы, а также использовать их в любых других проектах. Например, я могу использовать свои записи о коучинге, чтобы подготовить презентацию с целью объяснить своим коллегам новый подход. Я также могу использовать ту же цифровую заметку для моего сообщения в блоге на сайте IPMA.

Основная идея сосредоточиться на таком «серийном» способе работы заключается в том, что вам нужно выйти с результатом, который можно использовать многократно и который можно использовать совместно, как только вы начнете что-то делать. Другой пример — повестка дня для встреч. Представьте, что вам нужно запланировать обычную статусную встречу. Вы можете подготовиться к каждой встрече отдельно, а можете подготовить шаблон для подобных регулярных статусов. Итак, на первом шаге вы готовите общий шаблон повестке дня, который подходит вам, и вы можете использовать его для другого проекта. В дальнейшем вам не нужно придумывать заново структуру совещания — вы берете шаблон и заполняете его. После того, как вы внесете необходимые данные, хорошей практикой станет, если вы поделитесь им со своими партнерами для быстрой проверки. Вторым преимуществом работы с небольшими такими «партиями» является быстрый контроль качества.

Сосредоточьтесь на одном деле за раз

Я думаю, вам знаком поток. Минута внимания в глубоком спокойном состоянии концентрации потенциально в 100 раз ценнее той же минуты перескакивание между Facebook, Instagram и вашей работой. Другими словами, состояние души, в котором вы находитесь в любой момент, сильно влияет на качество вашего внимания. Следовательно, и на качество «продукта», которую вы производите, то есть на качественные характеристики результата вашей деятельности. Вы когда-нибудь слышали, чтобы кто-то сказал: я так сосредоточен на том, чтобы делать две вещи одновременно? Я думаю, нет. Вы когда-нибудь присылали электронное сообщение, одновременно участвуя во встрече, и впоследствии поняли, что вам нужно исправить ошибку в этом электронном письме? Не отвечайте. Я знаю, что вы это делали.

Представьте, что вы делаете только то, что необходимо, когда это необходимо, и в необходимом количестве. Представьте, что вы делаете по одному делу за раз. Представьте, что все, что вы начали, закончится так, что этим легко делиться и использовать повторно для другого проекта. Представьте, как это может повысить вашу производительность.

Оригинал статьи на сайте IPMA https://www.ipma.world/just-in-time-in-project-management/