Tag Archives: CIPS

09 Дек 2019

5 причин получить диплом Сhartered Institute of Procurement & Supply в Украине

Уже 3 года в Украине специалисты по закупкам и поставкам могут получить квалификацию от ведущего института в сфере закупок и управления цепочками поставок — Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS, Великобритания). Это стало возможным благодаря платформе международных образовательных программ House of Knowledge в Киеве. Кроме знаний, контактов и понимания мирового «рынка закупок», студенты программы также получают международный британский диплом, признанный во всем мире.

О CIPS

CIPS — это крупнейшая глобальная организация, которая существует более 85 лет и объединяет более 200 тысяч профессионалов в области закупок и поставок. Институт создает стандарты закупок, которые успешно используют ООН, Всемирный банк, МВФ и частные международные корпорации.

CIPS in Ukraine

CIPS в том числе проводит обучение для тех, кто хочет развиваться в сфере закупок и строить профессиональную карьеру. Это самый уважаемый институт в мире  и, безусловно, обучение на программе CIPS – это возможность стать уникальным специалистом в Украине.

О программе Diploma in Procurement and Supply

В Украине специалисты могут поступить сразу на уровень Diploma in Procurement and Supply – высший квалификационный уровень, доступный без предварительного обучения в CIPS. Уровень аккредитации на программе приравнивается к степени бакалавра.

Образовательная программа cодержит международный контент, который постоянно актуализируется в соответствии с требованиями рынка. С 2019 года студенты CIPS учатся по обновленной программе.

Обучение на английском языке длится год и проходит в модульном формате. В течение года можно присоединиться к любому модулю после получения членства в CIPS. Преподают утвержденные CIPS тьюторы-практики, которые ежегодно проходят аттестацию. Программа доступна руководителям и специалистам в области закупок и поставок с опытом в профессии более 3х лет.

Diploma in procurement & supply_levels

ЗАКУПКИ — ЭТО ПАРТНЕРСТВО, А НЕ СЕРВИС

АЛЛА ЛЮБЧЕНКО, руководитель программы CIPS В Украине (House of Knowledge)

Все эти годы закупщики в Украине учились самостоятельно на практике, учились на тех кейсах, в которых участвовали. Возможно, кому-то повезло — и, у него был талантливый руководитель или руководители, и они тоже делились опытом, но как такового обучения закупкам в Украине не существовало до недавнего времени. А закупщики — это те люди, которые должны быстро ориентироваться и в маркетинге, и уметь посчитать стоимость денег во времени, и должны понимать, как строятся взаимоотношения с поставщиками, уметь работать с договорами.

Есть очень интересная  статистика: если компания сокращает затраты на 5%, то получает экономию эквивалентную увеличению продаж на 20%. Такое увеличение продаж не всегда возможно на рынке, который не растет. Тогда как сокращения затрат на 5% можно достичь без каких-либо капитальных вложений, а просто оптимизацией бизнес-процессов — достаточно  применить комплексные подходы, которым мы обучаем на программе CIPS.

«Если компания сокращает затраты на 5%, то получает экономию эквивалентную увеличению продаж на 20%» 

Зачастую закупки рассматриваются как сервисная функция, так как сами procurement-менеджеры не готовы предложить added value и в большинстве выполняют функцию «снабженцев». Но на самом деле, все ценят специалистов, которыебудут приносить то, что интересно СЕО. А СЕО интересны его KPI: EBITDA,  PNL, доля рынка. И, если закупщики научатся говорить на этом языке, будут лоббировать инновации в компании, то их роль будет значительно выше. Они должны понимать, что наибольшая ценность закупок для компании — это стратегическое партнерство с другими департаментами.

Diploma in Procurement & Supply — это программа стратегического уровня, где senior менеджеры структурируют свои знания и переходят на уровень helicopter view. Не зря бытует мнение, что CIPS – это Bentley в сфере закупок.

ПРОГРАММА УДОБНА ДЛЯ РАБОТАЮЩИХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

1.     Можно присоединиться к любому модулю в середине программы после регистрации и вступления в CIPS.

2.     Учебные классы проходят 1 раз в неделю в субботу или воскресенье в кампусе House of Knowledge в Киеве.

Мы собрали отзывы студентов программы, чтобы вы могли из первых уст услышать, зачем состоявшиеся профессионалы садятся за студенческую скамью.   

ОБРАЗОВАНИЕ CIPS ПОМОГАЕТ ИМПЛЕМЕНТИРОВАТЬ СЕРТИФИКАЦИЮ КОМПАНИЙ ПО ЕГО СТАНДАРТАМ

АРТЕМ ГАГАРИН, Директор административного департамента компании «Датагруп»

Информативно, полезно, современно и применимо. Уверен, мои друзья по обучению уже подробно описали всю пользу и потенциал возможностей данной программы. Хочу обратить внимание на еще один важный элемент, который часто остается незаметным.  Мы с большой скоростью движемся в современный мир технологий и совершенствования процессов. Все больше компаний хотят сертифицироваться в различных направлениях, в том числе по стандартам CIPS. Да, данные направления, сертификация и обучение — прямо не связаны. При наличии данного образование, лучше понимаешь, как имплементировать сертификацию в компании и какой должен быть результат. Крупные компании и мультинациональные корпорации всегда стремятся внедрить стандарт CIPS, его наличие снимает большое количество вопросов у потенциальных партнеров по бизнесу. Время самый ценный ресурс. Рынку нужны и центры знаний, и центры экспертиз в области закупок. Если этого не будет, то в Украине будут делать ставку на профессионалов из других стран, из-за нехватки необходимых знаний, таких как программа CIPS.

Мое мнение, что «common sense» — это возможность сочетания двух вещей: понимание механизмов внутреннего рынка и унифицированного взгляда CIPS. В итоге такой синергии получается результат, который сможет удивить многих.

«Наличие сертификата СIPS снимает большое количество вопросов у потенциальных партнеров по бизнесу.»

НЕТВОРКИНГ — ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ БОНУС ПРОГРАММЫ CIPS

ТАТЬЯНА ЖМУДЕНКО, менеджер по закупкам GIZ

Особую ценность программе придает ее целостность, необходимость изучить все модули, которые дают комплексное представление о полном цикле закупок. Я считаю, что эта программа необходима каждому закупщику, который хочет научиться работать со стейкхолдерами внутри и вне организации, проводить анализ рынков, работать с ассортиментом и складом, управлять поставщиками и взаимоотношениями с ними — то есть стать профессионалом в своей области.

Невозможно переоценить тот факт, что на протяжении всего курса студентов сопровождают опытные тьюторы, которые, излагая теорию, оживляют ее и дополняют практическими советами и кейсами. Тьюторы помогают разобрать главы учебника, которые остались неясными после прочтения на английском языке, понять более глубоко смысл, адаптировать информацию к особенностям национального рынка, связать теорию и практику с помощью простых и понятных инструментов.

Мне приходилось работать не только в украинских и международных компаниях, но и в грантовых организациях. Несмотря на богатый практический опыт, обучение в CIPS позволило по-новому, более широко, посмотреть на закупки в организации, увидеть процессы более глобально, как сбалансированную систему, определить зоны развития и повысить эффективность своей работы. Каждое занятие очень информативно по разным причинам: в CIPS приходят учится из разных сфер экономики, соответственно, появляется возможность обменяться опытом, разобрать практические примеры, узнать и понять особенности функционирования закупок в других сферах, и это — дополнительный бонус программы. CIPS, делая акцент на важности налаживания контактов и сотрудничества, способствует созданию сети профессиональных контактов закупщиков в Украине.

 «Обучение в CIPS позволило увидеть процессы более глобально, как сбалансированную систему и определить зоны развития.»

CIPS — ЭТО СИСТЕМА КООРДИНАТ, ОРИЕНТИРОВАННАЯ НА ПРЕИМУЩЕСТВО КОМПАНИИ

ПАВЕЛ НАЗАРОК, руководитель отдела продаж неликвидных активов Укргаздобыча

Mне очень нравится, что в этой программе есть структура, которой не хватает зачастую многим образовательным курсам в этой сфере, как и в нашей профессии в целом. Здесь большей кейсов, больше практических знаний, которые созданы на основе реальной жизни. Важно заметить, что сама профессия закупщика не преподается в ВУЗах. И во время работы ты зачастую лишь получаешь некоторые инструменты, которые  можешь так или иначе применять в этой сфере. Поэтому Diploma in Procurement & Supply —  в своем роде  эксклюзивное образование в Украине.

«Диплом CIPS увеличивает твою стоимость как профессионала на рынке»

Если говорить о любимых темах — то, безусловно, это переговоры. Огромное количество моделей, материалов, подходов — было очень интересно.

Диплом CIPS увеличивает твою стоимость как профессионала на рынке, и это привлекает.

Во многих областях я вижу, благодаря CIPS, более системный подход — я могу проанализировать “что если”. И что более интересно, это продиктованная СIPS особенная в своем роде практика которая основана на опыте многих и многих компаний. Она дает систему координат – и благодаря этому  ты не должен как кораблик в океане подставлять паруса под ветер, толком не понимая, куда направляться. Ты понимаешь с чего начать и как, в конечном итоге, выстроить все элементы согласно CIPS. Ты знаешь куда двигаться в начале, в середине и в конце. А без CIPS ты, как правило, берешься за то, что ты хорошо знаешь: вот  у меня хорошо с аналитикой, поэтому давайте начнем с аналитики; или я сильный переговорщик — вот давайте со всеми проводить переговоры. Но гарантирует ли такой подход ли это преимущество для компании? Не совсем.

«При этом CIPS позволяет выстроить систему координат, в которой главное — эффективность компании.»

УЗНАЙТЕ ПРО ВСЕ УСЛОВИЯ И ПРЕИМУЩЕСТВА ПРОГРАММЫ

Мы на связи: info@k-house.in.ua или + ‎38 (044) 369 31 00

Руководитель программ СIPS — Алла Любченко

05 Ноя 2019

Ключевые тренды закупок в 2020 году: итоги самых больших конференций в Европе

Сфера закупок, как и любая сфера бизнеса, почувствует в ближайшей перспективе значительные трансформации. Все это связано с тотальной автоматизацией и роботизацией всех процессов, но это вовсе не означает, что человек будет занимать вторичную роль в этих изменениях. Совсем наоборот, человек со своими значительными интеллектуальными способностями должен возглавить этот процесс.

Лидер программы СIPS в Украине и соучредитель компании IPSM Марина Трепова, директор департамента по закупкам компании INTECH Елена Курамшина и соучредитель IPSM Виктория Кравченко посетили крупнейшие европейские события в мире закупщиков и поделились, с какими вызовами в этой сфере придется столкнуться уже в следующем году. А также рассказали о лучших практиках и стандартах работы, по которым работают в Европе.

Be comfortable being uncomfortable

Ежегодная конференция для закупщиков Digital Procurement World этого года прошла в Амстердаме. Она длилась 2 дня и приоткрыла завесу того, что ждет всех нас уже в ближайшем будущем.

DPW — це ежегодное событие для лидеров в сфере цифровых закупок, где  C-level руководители, известные спикеры и новаторы со всего мира объединяются, чтобы достичь изменений в будущем закупок.

Красной нитью всех выступлений стала тема футуризма:

Digital Procurement Conference

«Закупки больше не будут существовать в том виде, как сейчас. Речь идет об изменении задач и компетенций. Основным инструментом в работе закупщика были, есть и будут его мозги. Да, автоматизация и роботизация будет вездесущей, но они не коснутся эмоций, фантазии, этики или осознанности. Суть закупщиков сейчас не быть против роботов или ботов, которые заходят на рынок, а научиться с ними «работать». Ведь если мы не научимся с этим сосуществовать, то мы будем за бортом «, — поделились основными месседжами с конференции Елена Курамшина.

Вполне понятно, что человеку нужно стать двигателем этих трансформаций в сфере закупок, а для этого нужно вооружиться новыми знаниями, качествами и компетенциями. Поскольку закупки  — ближе всего к инновациям. Это уникальное подразделение, которое сотрудничает со всеми департаментами, поэтому их фактически «видно» со всех берегов, — поэтому профессионалам в этой сфере придется стать гибкими:

«В ближайшее время станет актуальным новый набор компетенций. Придется развивать свои аналитические способности и научиться эффективно работать с ключевыми стейкхолдерами. Нам необходимы знания по дизайну и программированию, по крайней мере получить базовые навыки, чтобы быть у истоков и возглавить все новые диджитал-процессы, которые будут запускаться в бизнес «, — продолжила Елена.

Также следует обратить внимание на то, что закупщики должны в конце концов выйти из тени и сконцентрироваться на том, что нужно именно их клиентам / потребителям.

«Сам закупщик должен изначально думать, что получит клиент в конечном итоге. Только с этой точки можно раскрутиться и понять, куда пойти и как измениться вне системы. Надо проанализировать, как мы работаем с поставщиками и рисками, насколько осознанно мы подходим к тому, что делаем. Сам CPO должна наконец понять, что его ключевыми компетенциями в эпоху agile leadership станет новаторский менталитет, высокий эмоциональный интеллект, любовь к изменениям и нетерпение к бюрократии «.

Основные тренды. DWS

Digital Procurement Conference trends

ПОТРЕБИТЕЛЬ В ЦЕНТРЕ

Если тезисно подытожить основные тренды закупок в 2020 году, то становится понятно, что главным акцентом во всем являются не цифровые возможности, а именно человеческие:

идеи станут важнее знания
«зеленые» (возобновляемые ресурсы) закупки
доступ и открытые инновации
банк в кармане
потребитель должен быть в центре
опыт ценнее продуктов
организация закупочной системы по принципу франшизы
будь комфортным, внедряя некомфортные изменения.

Украинским закупщикам следует хвалить себя

Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS) — это глобальный институт и ассоциация менеджеров по закупкам, которая существует в Великобритании с 1932 года. В середине ХХ века они помогли королевству развивать закупки и сделали их более открытыми для общества. Впрочем, даже сегодня Институт не стоит на месте и развивает сферу закупок и насчитывает более 100 тыс. членов со всего мира, которые получают новые знания, делятся полезной и актуальной информацией и нешаблонными решениями для бизнеса.

CIPS_Supply management Awards

«Каждый год для того, чтобы отметить лучших в сфере закупок CIPS проводит Supply Management Awards. Это как Оскар, только в сфере закупок. Система наград имеет около 20 номинаций, начиная от этических норм внутри компании, заканчивая лидерами года или юными талантами. В целом в этой церемонии принимают 1100 участников «, — рассказывает Виктория Кравченко.

Как отметила Марина Трепова, инициативы и проекты, которые подают на эту премию, как правило, очень разные, и то, что нам, украинским бизнесам, может показаться даже банальным и очевидным, может быть отмечено наградой.

«Для того, чтобы подаваться на эту премию, не нужно быть руководителем или топ-менеджером, можно быть обычным работником с опытом и получить признание. Например, в этом году в номинации «Young Talent» победила Джессика Джонс, которая работает обычным менеджером в Королевской почте Великобритании. Это признание того, что человек делает немного больше, чем делают другие, и делает это качественно и с энтузиазмом «, — подчеркнула Виктория Кравченко.

Одним из победителем премии стала компания «Rolls-Royce». В прошлом году компания решила более глубоко сотрудничать со своей цепью поставок, чтобы увеличить выгоды, как для себя, так и для поставщиков. Поэтому их прямые и непрямые группы закупок разработали стратегию, которая лучше всего подходит им и их поставщикам. Таким образом компания поставила себе цель развить доверие между двумя субъектами одного процесса, чтобы инвестировать в новые технологии и выводить их на рынок. Так в «Rolls-Royce» создали и ввели в работу интегрированную систему показателей поставщиков и план взаимодействия с подрядчиками.

По словам Виктории Кравченко, любой украинский проект или инициативу в сфере закупок можно подать на CIPS Supply Management Awards. Для этого нужно описание проекта, дополнительные документы, подтверждающие полученную выгоду, фото, логотип, взнос в размере 200 фунтов стерлингов. Жюри определяет победителей по следующим критериям: величина, важность и четкость выгоды. Со всеми деталями можно ознакомиться на сайте.

Также Марина Трепова уверена, что CIPS подтверждает результаты того, чего достигла компания:

«У украинских компаний есть все возможности, чтобы податься и получить награды. К сожалению, наш бизнес себя очень недооценивает. Поэтому у меня есть мечта, чтобы в ближайшие годы украинские компании набрались такой «дерзости», чтобы подать свой кейс. Кроме того, это прекрасная возможность для нетворкинга, а следовательно обмена опытом и актуальной информацией».

CIPS_Supply management Awards3

ФОКУС НА ОБУЧЕНИИ

Как резюмировала госпожа Трепова, CIPS Supply Management Awards 2019 показал, что наши ресурсы сегодня имеют сконцентрироваться на учебе и новых подходах и как всегда в фокусе этический раздел. Собственно CIPS как учреждение может в этом помочь:

«Институт CIPS обеспечивает обучение, по окончании которого можно получить диплом и новые знания, а также может провести независимый аудит, благодаря которому можно значительно повысить рейтинг компании на внутреннем или международном рынке. Это гарантия стабильного развития, прозрачности и в перспективе — получения лучших результатов».

Напоминаем, в Украине есть возможность пройти обучение на программе Diploma in Procurement & Supply – это стартегическая программа от СIPS,  где обучают всем составляющим процесса закупок. Длительность программы — 1 год.

⇒ Есть возможность присоединиться к любому модулю программы в течение года.

⇒Читайте о старте учебного года и какие курсы будут проходить слушатели программы CIPS 2019-2020. 

Level-4 CIPS Diploma in procurement

МЕЖДУНАРОДНАЯ СЕРТИФИКАЦИЯ

Менеджер программы готов ответить на все ваши вопросы: info@k-house.in.ua или + ‎38 (044) 369 31 00

28 Окт 2019

Спецификация — как эффективный инструмент закупщика. Типы и правила.

House of Knowledge продолжает серию статей из открытых уроков британской программы Diploma in Procurement and Supply. Напоминаем, Diploma in Procurement and Supply — уникальная программа в Украине от СIPS — ведущего британского института в сфере прокьюремента и управления цепями поставок.

Дипломы CIPS признаются во всем мире. И сейчас у вас есть возможность присоединиться к любому модулю программы в Украине и через год получить подтвержденную международную сертификацию в сфере закупок и снабжения.

В течение программы рассматриваются актуальные для современных закупщиков senior и top уровня практические темы и международные утвержденные подходы.

Напомним, что в предыдущей статье мы рассматривали, зачем нужны спецификации в закупках и начали рассматривать, как их подготовить. В этом разделе мы продолжим обзор лекции Алексея Зорина в рамках открытого занятия CIPS в Украине и определим подходы и правила разработки procurement спецификаций и определим роль профессионального закупщика в процессе.

Алексей Зорин — управляющий стратегическими программами «УкрСиббанк» (BNP Paribas Group), аккредитованный тьютор программы Diploma in Procurement and Supply в Украине от СIPS.
12 лет опыта в управлении процессами закупок в международных корпорациях. Практический опыт прямых и косвенных закупок в торговых, производственных и сервисных компаниях, проведение стратегических переговоров с сильной и слабой позиции, управление пакетом 500+ контрактов предприятия.

Зорин Алексей_procurement specialist, CIPS accredited tutor, House of Knowledge

Типы спецификаций

В зависимости от задач закупок спецификации также могут быть разными.
Так, спецификация о соответствии может быть создана как: техническая или проектировочная, по бренду, по образцу, по рыночной категорией, по стандартам.

Если это техническое задание, в нем должны быть указаны:

  • ожидаемые функции или производительность;
  • условия, при которых продукт или услуга должны выполнять свои функции, транспортироваться, производиться и храниться;
  • критерии качества и показатели достижения результатов;
  • допуски на надежность, качество, размеры, прочность и другие ключевые свойства;
  • характерные признаки / особенности: текстура, цвет, эстетичность и удобство, обработка и другие внешние свойства;
  • долговечность и удобство обслуживания;
  • инструкция по использованию.

Типичная спецификация рабочих характеристик состоит из:

  • перечень ожидаемых итогов и результатов использования продукта / услуги: функций, производительности, других результатов, которые должны быть достигнуты в рамках определенных допусков;
  • основные входные технологические показатели, способствующие производительности;
  • описание режима эксплуатации и условия, в которых нужно достичь показателей, а также экстремальные или необычные условия, в которых достижений показателей не ожидается;
    как продукт должна взаимодействовать с другими элементами процесса;
  • необходимые уровни качества, включая любыми соответствующими стандартами;
  • необходимые уровень и контроль охраны труда и безопасности;
  • необходимые уровень и контроль экологических показателей;
  • критерии и методы, которые следует использовать для измерения того, были выполнены требования по желаемых функций, производительности или результатов.

Правила разработки спецификации

Чтобы спецификация была эффективным инструментом в руках закупщика, следует соблюдать несколько важных правил:

  • требования по продукта / услуги должны быть сформулированы четко, но без излишней детализации;
  • описание — исчерпывающее по пунктам (не указано — то не представлено);
  • определеннные требования должны отвечать всем соответствующим стандартам, законам и правилам о здравоохранении и окружающей среды;
  • требования должны быть актуальными (важно предварительно изучить ситуацию на рынке);
  • язык документа — понятен всем стейкхолдерам;
  • количество — не всегда ценность. Каждое требование надо предварительно взвесить, ведь дополнительные требования, которые могут и не играть особой роли, приводят к дополнительным расходам.

Кросс-функциональна команда

«Профессиональный закупщик — тот, кто знает рынок поставок, имеет связи с поставщиками, понимает коммерческие и юридические аспекты закупок и, самое главное, умеет осуществлять закупки в соответствии с признанными международными стандартами», — учит Алексей Зорин слушателей.

Но это не значит, что для разработки спецификации этого достаточно. Так называемый кросс-функциональний подход, который предусматривает привлечение внутренних специалистов компании из более узких областей в зависимости от предмета закупок — инженеров, дизайнеров, маркетологов — позволит подготовить более точную и эффективную спецификацию.

Подходы к разработке спецификации

Поскольку в разных случаях спецификации могут быть разными — от комплексных многоуровневых описаний продукта или услуги до детализированных технических задач, методологии их разработки также могут отличаться.  Алексей в своей лекции перечислил четыре.

Наиболее эффективным в профессиональных кругах считается подход раннего привлечения покупателя к разработке спецификации. Он дает возможность сформулировать потребность со слов непосредственного заказчика с точки зрения пользователя, а следовательно — наиболее точно; приумножить ценность финального документа благодаря плодотворному сотрудничеству над его разработкой непосредственно с конечными пользователями и определить потенциальные риски — например, возможные правовые последствия применения спецификации.

На постсоветском пространстве распространена практика создания официальных комитетов для принятия управленческих решений по противоречивым требований при разработке спецификаций и финального утверждения готовых документов.

В противоположность ему может быть использован неформальный подход — когда процесс создания спецификации сопровождается постановкой вызовов и формулировкой предложений.

А для определенной формализации неформального подхода можно применить координационный подход. Тогда специалист по закупкам выступает определенным объединяющим звеном, которое управляет процессом создания спецификации.

Роль профессионального закупщика

«Работа специалиста по закупкам начинается еще на этапе формирования потребности. Прежде всего эксперт должен оценить, действительно ли есть необходимость осуществлять закупку, или, может, наоборот, можно обойтись собственными силами для решения поставленной задачи без лишних затрат. На базе изучения рынка и потребностей, а также поставщиков, формируются экспертные рекомендации по выбору конкретного продукта / услуги, которые нужно закупить, или форматов его реализации. Например, иногда надо аргументировано доказать отсутствие необходимости закупки летнего сервисного сопровождения на уровне «все включено» для услуги закупается, поскольку базового пакета вполне достаточно для выполнения поставленных задач. Также на специалиста ложится работа с поставщиками — предварительный отбор, управление отношениями с поставщиком или выбор альтернативного и т.д. », — делился особенностями работы профессионального закупщика Алексей Зорин.

Под конец своего выступления важным направлением работы эксперта по закупкам Алексей отметил стандартизации связанных с закупками процессов. Такой подход позволяет упростить весь процесс в целом, а также уменьшить риски и лишние расходы при осуществлении закупок.

Закупщики, студенты программы СIPS, углубленно изучают тему Спецификаций в течение отдельного модуля и на примере множественных бизнес-кейсов. Успейте присоединиться к программе  Diploma in Procurement and Supply и получить диплом уже через год. 

28 Окт 2019

Спецификации в закупках — зачем они необходимы

Британский диплом закупщика от CIPS: не стоит откладывать получение

Казалось бы, закупщиком может быть любой. Ну что сложного в том, чтобы что-то купить? Но реалии диктуют обратное. Закупщик — это профессия. И не из легких. Только представьте: закупщик нужен найти именно то, что нужно клиенту (а сначала — и верно понять, что же, — так еще и надо разбираться в предмете) по оптимальной цене, с доставкой в ​​определенный срок и в конкретном месте. От количества переменных может пойти кругом голова.

И больше требований ставится к руководителям департаментов закупок и Procurement директоров, от которых ожидают не просто получить товар или услугу по самым низким ценам, а наладить эффективный операционный процесс и перейти от просто торгов по ценам к выращиванию своих поставщиков. Мир закупок трансформируется — и трансформируются подходы. И, особенно, руководителям нужно успевать следить за изменениями и умело адаптировать лучшие мировые практики.

Где профессионально усовершенствовать знания в Украине и научиться внедрять лучшую международную экспертизу? Только в одном месте — на платформе House of Knowledge, представляющей программы Chartered Institute of Procurement and Supply в Украине. CIPS — это крупнейшее в мире профессиональное сообщество, которое осуществляет сертифицированное обучение в области закупок и управления цепями поставок.

Мы начинаем серию статей, посвященных британской программе для закупщиков Diploma in Procurement and Supply.

Программа охватывает весь цикл закупок  – от организации процесса и его планирования до оценки работы поставщиков после выполнения контрактов. И дает понимание целостного системного подхода к эффективному управлению закупками. Статьи основаны на презентациях тьюторов в рамках регулярных открытых занятий House of Knowledge.

Procurement_how to find best procurement specifications

Что такое спецификации, зачем они нужны и как их подготовить

Тьютор программы Алексей Зорин — программный менеджер UKRSIBBANK BNP Paribas Group, имеющий 12-летний опыт координации закупок в международных корпорациях.

Опыт Алексея показывает, что в большинстве украинских компаний отдел закупок выполняет транзакционную функцию и подключается к процессу, когда надо заказывать сырье и компоненты или услуги. И более современные и эффективные подходы требуют раннего привлечения отдела закупок, еще на этапе создания спецификации, которой он и посвятил свое выступление.

2

Чтобы перейти к обсуждению спецификаций, нужно понять их роль в закупках. Для этого Алексей разобрал вместе с присутствующими полный цикл закупок:

  1. Определение потребности. Создание заявки на закупку от внутреннего заказчика или составления списка товаров / услуг, в которых возникла необходимость.
  2. Формирование спецификаций. Определение конкретных задач, которые должен выполнять товар / услуга. Для этого иногда недостаточно общения закупщика с внутренним заказчиком. Иногда последнем надо пообщаться с потенциальными поставщиками, чтобы окончательно понять, что именно ему нужно.
  3. Разработка договора.
  4. Поиск поставщика. Сформировав понимание необходимости закупщик изучает рынок поставщиков, предлагающих нужный товар / услугу и изучают их предложения.
  5. Оценка поставщиков.
  6. Объявление тендера. Потенциальным поставщикам направляются запросы на предоставление коммерческого предложения или приглашения к участию в тендере.
  7. Оценка предложений и выбор поставщика.
  8. Проведение переговоров. Закупщик договаривается с поставщиком о оптимальные условия сотрудничества.
  9. Подписание контракта.
  10. Управление выполнением контракта.

Такое детализированное описание процесса закупок позволяет увидеть, что без спецификации осуществить качественные закупки чрезвычайно важно. Конкретное описание того, что именно нужно закупить, позволяет на ранних этапах отсекать все лишнее и выбирать именно то, что нужно.

Спецификация является тем инструментом, с помощью которого определяются требования к продукта / услуги. Эти требования потом четко коммуницируются потенциальным поставщикам. А поставка в конце концов проверяется на соответствие востребованном по ряду определенных в спецификации для данного конкретного случая критериев.

Виды спецификаций

Глобально спецификации можно разделить на два вида: спецификация о соответствии и спецификация рабочих характеристик.

В первой из них покупатель четко указывает составляющие элементы товара или услуги. Такое техническое описание может быть представлено схематично, в виде чертежи, формулы, рецепта с ингредиентами или даже иметь в составе тестовый образец и тому подобное. При этом поставщику не обязательно знать, какие функции будет осуществлять приобретенный товар. Главное, чтобы, пользуясь этим документом, он смог предоставить товар, который полностью соответствует предоставленному покупателем техническому описанию.

Вторая спецификация предоставляет поставщику информацию об ожиданиях покупателя от товара с точки зрения функций, которые он должен быть способен выполнять его производительности, результатов, которых от него хотят получать при использовании. Другими словами, это определенный набор эталонных характеристик, которым должен соответствовать товар / услуга, должны быть закуплены. Важно подчеркнуть, что в данном случае поставщик имеет определенную гибкость в отношении предлагаемых им позиций, которые способны удовлетворить ожидания покупателя.

Преимущества и недостатки спецификаций

Использование спецификаций может быть и полезным, и потенциально создавать сложности. Чтобы управлять всеми связанными рисками, рассмотрим плюс и минусы этого инструмента.

Как отмечает Алексей Зорин, если закупка осуществляется у более чем одного поставщика, спецификация может сыграть ключевую роль в обеспечении приобретения унифицированных закупочных позиций. Кроме того, каждую из них можно будет проверить на соответствие сформулированным в описании продукта / услуги критериям качества и приемлемости. А в случае возникновения спора спецификация станет неоспоримым доказательством того, что именно заказывал покупатель.

Из недостатков, связанных с разработкой и использованием спецификации, лектор отметил продолжительность и финансовую затратность процесса, слишком буквальное восприятие документа поставщиками, более значительные расходы на проведение инспекции и контроля качества при наличии сложных спецификаций и потенциально предъявления чрезмерных требований к техническим характеристикам могут привести к повышению цены на товар / услугу.

О типах спецификациях, правилах их разработки и подходах читайте в следующей статье. 

12 Сен 2019

Старт нового семестра Diploma in Procurement and Supply в House of Knowledge!

 

В эту субботу уже в третий раз стартовала группа, которая изучает программу Diploma in Procurement and Supply от Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). Это пока единственная возможность в Украине получить знания мирового уровня в сфере закупок и снабжения от британского института.

Приятно отметить, что в этом году к нам пришли руководители отделов закупок, преимущественно украинских компаний, лидеров в своих сегментах.

Группе придется приложить усилия, чтобы овладеть обновленной программой и прокачать свои навыки в работе с внутренними клиентами и стейкхолдерами, эффективном сорсинге, управлении жизненным циклом активов и не только. Студенты в течение года будут изучать 8 предметов, каждый из них заканчивается независимым экзаменом.

Уже через год после успешно пройденных экзаменов студенты получат международный диплом, который признается во всем мире.

Гибкость программы заключается в возможности присоединиться почти к любому модулю внутри программы после прохождения процедуры регистрации и вступления в CIPS.

CIPS_new semester 2019_Kyiv4


Вступление в CIPS

Перед началом обучения на программе учащиеся обязательно получают членство в международной профессиональном сообществе СIPS. Членство в СIPS дает доступ к знаниям, новостям, анализу и ресурсам, доступных мировому сообществу профессионалов в сфере закупок и логистики. Подробнее обо всех преимуществах читайте здесь.

House of Knowledge сопровождает процесс вступления студентов в клуб.


Узнайте уже сегодня, когда сможете присоединиться к программе! Процедура регистрации требует времени. 

=> Задать вопрос менеджеру программы


Об обучении в CIPS

CIPS предлагает программы обучения пяти квалификационных уровней, которые признаются во всех странах мира, а их выпускники — носители передовых идей и образец профессионализма в сфере закупок и снабжения.

Квалификационная программа для закупщиков Diploma in Procurement and Supply — программа стратегического уровня, сосредотачивающаяся на аспектах организации процесса закупок и их планировании, процедурах отбора поставщиков, переговоров и эффективной оценки работы поставщиков, анализа процессов закупочной деятельности.

Модули и условия обучения

Обучение в Киеве происходит в группе 7-10 человек, на английском языке из расчета не менее чем на 180 аудиторных часов каждую субботу в течение трех семестров и состоит из:

Семестр Темы / Модули программы
Сентябрь 2019 — Январь 2020 Модуль 1. Задача и влияние закупок и поставок

Модуль 2. Потребности бизнеса в закупках и поставках

Модуль 3. Управление жизненным циклом активов

Февраль  — Апрель 2020 Модуль 4. Этический и ответственный сорсинг

Модуль 5. Коммерческие контракты

Модуль 6. Переговоры

Май — Июль 2020 Модуль 7. Взаимодействие и отношения с поставщиками

Модуль 8. Закупки и снабжение на практике

 


 

Региструйтесь уже, чтобы успеть на следующий модуль.  Получите подтверждение вашей квалификации как профессионала уже через год обучения.

=> Связаться с менеджером программы


Тьюторы программы Diploma in Procurement & Supply в Украине.