Tag Archives: CIPS

02 Кві 2020

Керівництво для керівників функції постачання від СIPS >> Глобальний чек-лист

Сьогодні кожен бізнес відчуває наріжну важливість ланцюгів постачання у кожній сфері, від постачання основних компонентів продукції до постачання електроенергії та надійного інтернет-зв’язку до вашого дому та домівок вашої команди.

Всесвітня мережа Королівського інституту закупівель та постачання CIPS постійно оновлює, формує та надає у відкритому форматі чек-листи практичних кроків, що допоможуть не забути прості відомі речі, та швидше переглянути існуючі системи.

Чорний лебідь, з яким ми зараз стикнулися, почав серйозно знеструмлювати ланцюги поставок та впливати на продуктивність бізнесу і на життя людей.  Тримати пальці схрещеними і сподіватися на краще – не вийде. “Пандемічне” планування – наріжне питання для країн та бізнесів. Усі ми повинні бути пильними, щоб зменшити наслідки пандемії завдяки зменшенню ризику, сильним стратегіям пошуку, перегляду планування та прогнозування попиту,
зі швидкістю та спритністю, що очікується від професійного управління закупівелями та постачанням.

Перевірте кожен крок. Чи працюють над цими питаннями ваші менеджери ланцюгів постачання? Якщо ви відповідаєте за supply management, честно дайте відповідь, чи зробили все можливе, аби знизити ризики та пережити цей турбулентний період?

CIPS in Ukraine
CIPS – найбільша у світі професійна організація із закупівель та поставок. Це всесвітній центр досконалості в управлінні закупівлями та постачаннями. Стандарти CIPS в закупівлях та постачаннях використовують визнані міжнародні компанії-лідери.

Чек-лист практичних кроків для керівників ланцюгів постачання

1. Визначте пріоритетні джерела постачання з високим ризиком – не лише за географією, а й за сектором / товаром / цінністю для бізнесу.

2. Проаналізуйте свій ланцюжок поставок за межами постачальників першого рівня, щоб повністю зрозуміти наскільки ви залежні від подій у постраждалих країнах та регіонах.
Наприклад, Market Dojo поділились власним RFI для ланцюгів постачання.

3. Перегляньте бізнес-підхід до інвентаризації. Наприклад, за можливості створить запаси біля власних магазинів, щоб зменшити вплив від затримок з портів, якщо це доречно. Проаналізуйте, які додаткові фінансові ресурси потрібні для цього.

4. Не покладайтеся на прогнози про постачання або поточні рівні запасів.

5. Обчисліть наскільки вистачить наявних запасів протягом прогнозованого періоду “ризику”, щоб визначити свої вузьки місця.

6. Підтримуйте канали зв’язку з вашими ключовими постачальниками.

7. Продовжуйте шукати альтернативні джерела постачання, а також альтернативні транспортні маршрути.

8. Додайте у плани можливе збільшення часу на транзит до альтернативних портів.

9. Переоцініть плани подорожей на довший період, використовуйте цифрові технології, такі як телеконференції замість зустрічей віч-на-віч, але не забувайте комунікувати з ключовими колегами та постальчальниками

10. Обчисліть будь-які додаткові витрати, які можуть виникнути через ланцюги постачання, наприклад, недопостачання товару вашим клієнтам.

В довготривалій перспективі

  • Провести аналіз та засвоїти уроки: виділити критичні сфери постачання, які можуть спричинити проблеми на майбутнє та будувати плани з “пом’якшеними наслідками”
  • Потрібно створити альянси з організаціями у вашому секторі, щоб розвивати нові ринки поставок, де є обмежена кількість постачальників або постачальники обмежені географією
  • Розподіліть свої джерела на різних постачальників у різних географіях
  • Розроблюйте більше місцевих джерел постачання.

Імпорт та експорт

Бізнеси мають враховувати фактор збільшення часу транзиту до альтернативних портів, які відкриті та є “невраженими” та подалі від джерел розповсюдження вірусу.

На момент написання цього посту інтенсивність повітряних вантажних перевезень знижується  через скорочення виробництва в Китаї, але це може бути кращим варіантом для компаній, які звикли до доставки морем, хоча, очевидно, це і більш дорогий варіант. Коли йдеться про швидке поповнення від ланцюгів поставок, аби виробничі лінії продовжували працювати або з метою поставити товари першої необхідності на полиці супермаркетів, додаткові витрати на фрахт, безумовно, вартують своїх інвестицій

Отримайте сертифікацію СIPS в Україні. Програма Diploma in Procurement & Supply – британська програма стратегічного рівня для керівників з закупівель. 
Diploma in procurement & supply

Багато підприємств розробили та мають складні глобальні ланцюги поставок, тому менеджери ланцюгів поставок повинні бути готові до того, що такі важливі або кінцеві товари, або сировину, або навіть послуги компанії будуть отримувати за довший період часу, ніж звикли, що може в свою чергу вплинути на рівень обслуговування та націнку, особливо на товари з коротким терміном зберігання.
Можливо, ви змушені будете відмовитися від товарів, що швидко псуються.

Ключовим питанням для багатьох організацій є здатність швидко приймати рішення у моменти подібних криз. Питання, які потрібно поставити керівникам та  своїм зацікавленим сторонам (stakeholders), включають:

  • Які погодження потрібно отримати, щоб якнайшвидше перевезти ваші товари через митницю?
  • Які додаткові витрати для вашого бізнесу і чи може ваша компанія їх покрити, наприклад?
  • Чи виникнуть додаткові витрати на нових постачальників чи товари, що затримуються?

Чи очікується, що підприємства будуть сплачувати штрафні санкції за несвоєчасну доставку або втратять контракти та будуть мати затримку платежів за затримку товарів, що ставить під тиск грошовий потік для бізнесу. Наслідки від цього будуть мати вплив на глобальну економіку.

Дивіться також інші статті з циклу СПЕЦПРОЕКТ: Криза чи можливості? від House of Knowledge. Ми робимо переклади найактуальніший статей від поважних організацій та авторів, збираємо коментарі та ділимося корисними порадами від світової та локальної спільноти керівників з закупівель, менеджерів ланцюгів постачання та управлінців тощо.

Коронавірус: три помилки закупівель, яких слід уникати >> СПЕЦПРОЕКТ: Криза чи можливості?

Коронавірус: 4 речі, які закупівельники мають зробити просто зараз >> Рекомендації СIPS

26 Лют 2020

Win-win стратегія: як знайти спільну мову зі стейкхолдерами

Павло Назарок,

начальник відділу продажу неліквідних активів Укргазвидобування,  випускник програми  CIPS (Сhartered Institute of Procurement and Supply, британський інститут та найбільша спільнота професійних закупівельників в світі).

Павло Назарок_СIPS_стейкхолдери

Статтю підготовлено за матеріалами виступу на 1шій  Конференції Закупівельників (листопад 2019, Київ).

Ви ніколи не опинялись в ситуації, коли запропонували блискучу ідею для компанії, але їй так і не вдалось пробитись крізь несприйняття колег? CIPS рекомендує, перед тим як цькувати колег у невігластві, варто придивитись до них ближче…

Крок перший: сформулювати проблему – наполовину її вирішити

Зазвичай, існує велика кількість об’єктивних та суб’єктивних обставин, які впливають на ставлення людей до будь-якого питання. Позиції, що вони займають є відображенням їх інтересів. В рамках організації діють ті ж принципи: осіб, що мають  інтерес та вплив на організацію називають стейкхолдерами, а пошук спільної мови – роботою зі стейкхолдерами.

Відповідно до методології CIPS, cтейкхолдери поділяються на дві групи: перша – це внутрішні стейкхолдери (працівники, менеджмент, власники). Вони діють всередині організації. Друга група – зовнішні (постачальники, уряд, кредитори, суспільство, акціонери, покупці). Вони впливають на організацію ззовні. Як показано на малюнку нижче:

стейкхолдери CIPS

Подивимось, яких типових внутрішніх стейкхолдерів виділяє CIPS:

Назва Стейкхолдера Інтереси/потреби Вплив/Вклад
ТОП управлінці Прибутковість, виживання, ріст організації Вплив через авторитет, лідерство, мотивацію
Члени команди закупівель Справедливе та етичне ставлення, одержання винагород Потенціал створювати додаткову вартість через високопрофесійну, мотивовану, гнучку роботу
Виробнича функція Чітке виконання специфікації Ключовий внутрішній клієнт: ефективність вимірюється правильною якістю, правильною кількістю, в потрібний час, в потрібному місці за правильною ціною
Функція продажів Якість, рівні задоволення кінцевих споживачів

Виконання обіцянок, наданих споживачам

Єдині принципи цінності для кінцевого споживача та закупівель
Фінансова функція Здійснюють бюджетний контроль

Задають базові умови контракту

Підтримка щодо зменшення затрат

Контроль та вплив на розподіл бюджету

Оплати постачальникам

Типова ситуація: закупівельна функція виявила низьку конкуренцію в певному сегменті товарів. Аналіз показав, що корінна причина – високі вимоги щодо матеріалу. Стандартний спосіб вирішення проблеми: закупівельники звертаються до виробничої функції щодо зміни технічних вимог. Найчастіше вони одержать формальну відмову з посиланням на певний документ. З врахуванням розуміння потреб стейкхолдерів план дій може бути наступним: закупівельники запитують функцію з продажів , яку додаткову цінність для споживача несуть високі технічні вимоги до матеріалу. Якщо кінцевий продукт позиціонується, наприклад, як кращий товар за невелику ціну, або якщо відповідь неочевидна, значить зміна технічних вимог до матеріалу не призведе до драматичної зміни якості кінцевого продукту. В такій ситуації можна заручитися підтримкою фінансової функції щодо економії від змін технічних вимог до матеріалу та функції продажів, оскільки зниження собівартості призведе до зменшення кінцевої ціни продукту. В такій ситуації вже виробничій функції потрібно буде знаходити чіткі аргументи, чому така якість відповідає бізнес- інтересам компанії.

Нижче наведено, яких типових зовнішніх стейкхолдерів виділяє CIPS:

Назва Стейкхолдера Інтереси/потреби Вплив/Вклад
Акціонери Дивіденди

Прозорість, зрозумілість, послідовність ведення бізнесу

Фактичні власники компанії, здійснюють її фінансування
Кінцеві споживачі Задоволення складного набору потреб Джерело дохідності та прибутку

Джерело зворотнього зв’язку

Фінансові інститути Фінансова стійкість та стабільність компанії

Дохідність по інвестиціям

Коротко- та довгострокові позички за для підтримки та розвитку бізнесу
Постачальники Чесні процедури визначення постачальника

Можливості для одержання прибутку

Надання ключових “вхідних” для подальшого виробництва (ціна, якість, час)
Уряд та регулюючі органи Оподаткування

Звітування

Забезпечення дотримання вимог через законодавчу владу, регуляторну, штрафи
Суспільство Безпечність, доступність товарів/робіт/послуг

Відповідальне ведення бізнесу: мінімізація шкоди навколишньому середовищу

Здатність мобілізовувати увагу контролюючих органів та думку споживачів

Типова ситуація: один із постачальників ваших постачальників звинувачений в застосуванні рабської праці або нанесенні додаткової шкоди довкіллю. Покупці масово відмовляються від продукції вашої компанії. Збитки від недоотриманої вигоди значно перевищують економію за рахунок такого постачальника.

Крок другий: категорізуй і владарюй

Стейкхолдери мають різний ступінь впливу та зацікавленість. Аби зрозуміти, як взаємодіяти з ними правильно, умовно категоризуємо їх на 4 сегменти, відповідно до матриці Менделоу:

ступінь зацікавленності стейкхолдерів

Перша категорія  – стейкхолдери, які мають відносно низький ступінь зацікавленості і відносно високий ступінь впливу. Прикладом є виконавчий директор. Таких стейкхолдерів потрібно залишати задоволеними. Варто чітко зрозуміти, що вони хочуть від нас отримати, наприклад, який саме звіт, і надавати його в потрібний час. Не потрібно, щоб їхній ступінь зацікавленості зростав по мірі того, як проєкт розвивається, вони повинні знати, що все добре.

Другий сегмент – ключові гравці, які мають високий ступінь зацікавленості та високий ступінь впливу. Це може бути ваш керівник або директор із закупівель. Тут стратегія повинна бути іншою. Нам потрібно, щоб вони «закохались» у наш проект та відчули, що є важливою складовою цього проекту. Гарною стратегією буде раннє залучення таких гравців на всіх етапах прийняття рішень щодо проєкту.

Третій сегмент – стейкхолдери із високим ступенем зацікавленості та відносно низьким ступенем впливу. Це можуть бути внутрішні замовники, які не впливають на базові процеси. Тут діє така стратегія: варто інформувати їх про будь-які зміни, які відбуваються, але особливо не витрачати час на створення  інформації для них. Спеціальні звіти робити не потрібно.

Четверта категорія – це гравці з мінімальними зусиллями та відносно низькими ступенями впливу і зацікавленості. Працюємо за принципом докладання мінімальних зусиль. Якщо маємо час, то інформуємо, якщо ні, рухаємось далі. Характерним прикладом може бути юридична функція.

Третій крок: знайти відповідь на корінне питання чому

У переговорах кожна сторона завжди має позицію, що є відкритою та загальнозрозумілою, та інтерес, що, зазвичай, є прихованим. Виявити інтереси допоможуть наступні запитаннями:

Запитання Можлива відповідь
Яку зацікавленість має стейкхолдер в проекті або організації? Фінансову або емоційну
Чим мотивується стейкхолдер? Грошовий вимір або результат
Який найкращий спосіб комунікації зі стейкхолдерами? Особиста зустріч або письмово
Чи є даний стейкхолдер важливим в організації? Так або ні
Чи має стейкхолдер можливість впливати на інших? Так або ні
Якого результату прагне стейкхолдер? Успіх або поразка

Відповіді на кожне з цих запитань мають бути дисткретними (так або ні).

Четвертий крок: перемовини

Перемовини – це фінальний і надважливий етап. Для цього потрібно дотримуватись семи принципів ефективної взаємодії зі стейкхолдерами:

  1. Комунікація: забезпечуйте їх оновленою інформацією.
  2. Консультування: запитуйте їхню думку та зворотній зв’язок.
  3. Розуміння: поцікавтесь, що вони відчувають.
  4. Планування: підготуйтеся та заплануйте все перед розмовою.
  5. Взаємовідносини: будьте відкритими та чесними.
  6. Ризик: намагайтеся ідентифікувати ризики, що можуть створити стейкхолдери та придумати протидію.
  7. Компроміс: будьте готові змінити стратегію і врахувати побажання. 
negotiations

Всі ці етапи є невід’ємною складовою роботи зі стейкхолдерами від самого початку і до очікуваного результату.

Крокуйте впевнено та перемагайте.

Diploma in procurement & supply
Отримайте міжнародну сертифікацію від британського Чартерного інституту закупівель та постачання в Україні. Строк навчання – 1 рік.
укргазвидобування

Укргазвидобування — акціонерне товариство, державне підприємство, найбільша газовидобувна компанія у Центральній і Східній Європі, яка видобуває близько 73 % українського газу.   

АТ «Укргазвидобування» — вертикально інтегрована компанія з замкнутим циклом виробництва: займається пошуком та розвідкою родовищ нафти та газу, їх розробки, а також видобутком, транспортуванням, перероблюванням вуглеводневої сировини та реалізацією нафтопродуктів.

Компанія веде діяльність на території 12 областей України, 57 районів та 237 територіальних громад. Станом на І півріччя 2019 року на підприємствах компанії працює близько 19 тисячі осіб. АТ «Укргазвидобування» є одним з найбільших бюджетоутворюючих підприємств України (сплачені податки в 2018 році склали 41,26 млрд грн). (Джерело – Вікіпедія)

06 Лют 2020

Як закупівлям працювати ще ефективніше. Тренди 2020 року на прикладі підходів Kernel

Вікторія Себко, 

керівниця служби постачання Дивізіону виробничих активів Kernel*, студентка програми CIPS, тьютор україномовної програми «Закупівлі для керівників: стратегічний рівень».  

sebko

Статтю підготовлено за матеріалами виступу на 1шій  Конференції Закупівельників (листопад 2019, Київ).

Спрощення процедури політик компанії, розвиток персоналу та діджиталізація – важливі тренди у закупівлях. Варто також зосередитися на загальній вартості володіння активами, не тільки на ціні їх закупівель. Все це можна зрозуміти, налагодивши
міжфункціональну взаємодію всередині компанії, клієнтоорієнтовність та сист
ему управління постачальниками. 

Від регламентації до підтримки ефективного рішення

Наразі функція політики закупівель в компаніях швидше обмежувальна, ніж та, яку бізнес підтримує та направляє. Ринок змінюється, і для того, щоб конкурувати зі стартапами, малим та середнім бізнесом, де процес прийняття та імплементації рішень відбувається значно швидше, “гігантам” потрібно серйозно підходити до внутрішніх документів.

У компанії Kernel до 2016 року існували політика та процедура закупівель. Цього ж року ми почали активно впроваджувати електронний документообіг та електронну торгівельну платформу, отже потрібно було вносити зміни у внутрішні документи. Всі учасники процесу закупівель поставились до цього серйозно і почали брати активну участь в актуалізації документів. В результаті ми з документу на 17 сторінок отримали дуже детальний документ на 70 сторінок. Але що з ним робити? Ми розуміли, що такий великий документ навіть з початку до кінця мало хто зможе дочитати. Отже, наш топ менеджмент прийняв рішення принципово змінити підхід до документу.

Ми вирішили не обмежувати учасників і не орієнтуватися лише на потреби служби безпеки та внутрішнього аудиту, а зробити так, аби політика та процедури допомагали оперативно та ефективно працювати бізнесу. На кого має бути орієнтована політика закупівель? Чи враховує наша політика інтереси бізнесу? В Kernel бізнес – це внутрішній замовник, це механік, це лаборант, це людина, яка працює, і для неї важливо створювати додаткову вартість. Ми зрозуміли, що необхідно прибирати ті етапи, які не приносять практичної користі. Потрібен був документ, який не регламентуватиме кожен крок, а підтримуватиме ефективні рішення, інновації, розвиток, щоб співробітники не боялися втілювати нестандартні ідеї. З іншого боку, цей документ мав бути простим та доступним для внутрішніх замовників.

Зараз наша політика закупівель складається лише з 9 слайдів. Ми досягли своєї мети – підвищили ефективність і швидкість процесу за рахунок зменшення бюрократії. Саме тому тексту в політиці небагато. Ми прибрали все непотрібне й акцентували увагу лише на ключових аспектах. Ця трансформація стала можливою й завдяки тому, що в компанії Kernel достатньо високий рівень корпоративної культури та автоматизації процесів. 

Зараз в нашій компанії реалізується багато інвестиційних проектів у галузі зеленої енергетики. За підтримки Європейського банку реконструкції та розвитку та Європейського інвестиційного банку ми будуємо новий олійноекстракційний завод та 6 електростанцій, які працюватимуть на біопаливі. Кількість персоналу в нас не збільшилась, хоча об’єм закупівель зріс за останні два роки у 2,5-3 рази. Це стало можливим завдяки високому рівню автоматизації процесів. Якщо процеси чи контроль вже «зашиті» в систему, то немає необхідності їх детально описувати в політиці закупівель. Так ми скорочуємо терміни підготовки, перевірки та підписання документів, більш оперативно приймаємо рішення на етапі пошуку постачальників.

Ключові принципи нашої політики: комплексна оцінка кваліфікаційних, технічних та фінансових показників. Це прозорість прийняття рішень, забезпечення справедливої конкуренції, орієнтація на потреби бізнесу. Всі процеси орієнтовані зараз на створення додаткової вартості для бізнесу, мінімізацію репутаційних та фінансових ризиків.

Щоб зрозуміти, яка політика необхідна саме вам, треба знати, на якому етапі розвитку знаходиться ваш бізнес. Якщо це старт, то зрозуміло, що мова про регламенти не йде. На етапі механізації починається процес прописування функцій та інструкцій. Але коли компанія вже розвивається далі, їй потрібно змінюватися. Треба швидше реагувати на зміну ринку.

Тут важливий і етичний момент: у нас двосторонні зобов’язання із замовниками та постачальниками. Співпраця з 80 країнами світу та європейськими банками можлива завдяки тому, що ми виконуємо свої зобов’язання і дотримуємось правил, які є важливими для наших клієнтів та партнерів.

Діджиталізація, оптимізація та навчання

Говорячи про діджиталізацію, варто враховувати, хто користуватиметься цими інструментами. Їх необхідно зробити максимально зручними. У нашій компанії зараз впроваджується електронний документообіг та цифровий підпис. Таким чином, від створення документу до його підписання обома сторонами проходить від 40 хвилин до 2 годин. Це робить процес більш ефективним та швидким.

Data Management System (DMS) and Business Analytics concept with servers connected to dashboard to provide information for Key Performance Indicators (KPI), person in background, marketing analysis

Згідно з дослідженням, проведеним компанією McKinsey, найскладніше автоматизувати аудит, а також управління закупівлями й постачанням. Тому діджиталізувати можна тільки транзакційні або рутинні закупівлі.

Щодо решти процесів – тут потрібна не лише автоматизація, але й професійні кваліфіковані менеджери із закупівель. Як підхід в Kernel? Ми залучаємо кращих випускників університетів. У рамках освітнього проекту «Кернел Шанс» вони проходять стажування від 3 до 6 місяців і захищають дипломний проект. У разі успішного завершення програми, вони стають учасниками нашої команди. За два роки до команди закупівель компанії приєдналось 10 таких випускників.

Паралельно ми займаємось розвитком досвідчених співробітників, роблячи акцент на креативному мисленні та вмінні шукати неординарні рішення робочих питань.  Ми вивчаємо найкращий досвід, який є у світі закупівель в Chartered Institute of Procurement and Supply.

kernel

* Kernel (Кернел) – найбільший у світі виробник та експортер соняшникової олії, ключовий постачальник сільськогосподарської продукції з регіону Чорноморського басейну на світові ринки. На частку компанії припадає близько 15% світового експорту соняшникової олії. Свою продукцію Кернел постачає до понад 80 країн. З листопада 2007 року акції компанії торгуються на Варшавській фондовій біржі (WSE).

У 2018 – 2019 маркетинговому році компанія вперше експортувала 6,1 млн тонн зернових та 1,6 млн тонн соняшникової олії, що є абсолютним рекордом серед аграрних компаній України.

Всі передові практики управління закупівлями вивчаються під час унікальної комплексної програми “Закупівлі для керівників: стратегічний рівень”. Проходження програми дасть можливість на довгостроковій основі відбудовувати процедури компанії, переймаючи найефективніший досвід міжнародних і провідних локальних компаній.

Запрошуємо на україномовну програму "ЗАКУПІВЛІ ДЛЯ КЕРІВНИКІВ: СТРАТЕГІЧНИЙ РІВЕНЬ". СТАРТ У КВІТНІ 2020! ДОЛУЧАЙТЕСЯ

09 Гру 2019

5 причин отримати диплом Сhartered Institute of Procurement & Supply в Україні

Вже 3 роки в Україні фахівці із закупівель і поставок можуть отримати кваліфікацію від провідного інституту в сфері закупівель та управління ланцюгами поставок – Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS, Великобританія). Це стало можливим завдяки платформі міжнародних освітніх програм House of Knowledge в Києві. Крім знань, контактів і розуміння світового «ринку закупівель», студенти програми також отримують міжнародний британський диплом, визнаний у всьому світі.

ПРО CIPS

CIPS – це найбільша глобальна організація, яка існує більше 85 років і об’єднує понад 200 тисяч професіоналів в області закупівель і поставок. Інститут створює стандарти закупівель, які успішно використовують ООН, Всесвітній банк, МВФ і приватні міжнародні корпорації.

CIPS in Ukraine

Сhartered Instituted of Procurement & Supply в тому числі проводить навчання для тих, хто хоче розвиватися в сфері закупівель і будувати професійну кар’єру. Це найповажніший інститут в світі і, безумовно, навчання на програмі CIPS – це можливість стати унікальним фахівцем в Україні.

Про програму Diploma in Procurement and Supply

В Україні фахівці можуть вступити відразу на рівень Diploma in Procurement and Supply – вищий кваліфікаційний рівень, доступний без попереднього навчання в CIPS. Рівень акредитації на програмі прирівнюється до ступеня бакалавра.

Освітня програма містить міжнародний контент, який постійно актуалізується відповідно до вимог ринку. З 2019 року студенти CIPS вчаться за оновленою програмою.

Навчання англійською мовою триває рік і проходить в модульному форматі. Протягом року можна приєднатися до будь-якого модулю після отримання членства в CIPS. Викладають затверджені CIPS тьютори-практики, які щорічно проходять атестацію. Програма доступна керівникам і фахівцям в області закупівель і постачання з досвідом в професії більше 3х років.

Diploma in procurement & supply_levels

ЗАКУПІВЛІ — ЦЕ ПАРТНЕРСТВО, А НЕ СЕРВІС

АЛЛА ЛЮБЧЕНКО, Керівник програми CIPS в Україні (House of Knowledge)

Всі ці роки закупівельники в Україні вчилися самостійно на практиці, вчилися на тих кейсах, в яких брали участь. Можливо, комусь пощастило – і у нього був талановитий керівник або керівники, і вони теж ділилися досвідом, але як такого навчання закупівель в Україні не існувало до недавнього часу. А закупівельники – це ті люди, які повинні швидко орієнтуватися і в маркетингу, і вміти порахувати вартість грошей у часі, і повинні розуміти, як будуються взаємини з постачальниками, вміти працювати з договорами.

Є дуже цікава статистика: якщо компанія скорочує витрати на 5%, то отримує економію еквівалентну збільшенню продажів на 20%. Таке збільшення продажів не завжди можливо на ринку, який не росте. Тоді як скорочення витрат на 5% можна досягти без будь-яких капітальних вкладень, а просто оптимізацією бізнес-процесів – достатньо застосувати комплексні підходи, яким ми навчаємо на програмі CIPS.

“Якщо компанія скорочує витрати на 5%, то отримує економію еквівалентну  збільшенню продажів на 20%.” 

Найчастіше закупівлі розглядаються як сервісна функція, так як самі procurement-менеджери не готові запропонувати added value і в більшості виконують функцію «постачальників». Але насправді, все цінують фахівців, що будуть приносити те, що цікаво СЕО. А СЕО цікаві його KPI: EBITDA, PNL, частка ринку. І якщо закупівельники навчаться говорити цією мовою, будуть лобіювати інновації в компанії, то їх роль буде значно вище. Вони повинні розуміти, що найбільша цінність закупівель для компанії – це стратегічне партнерство з іншими департаментами.

Diploma in Procurement & Supply – це програма стратегічного рівня, де senior менеджери структурують свої знання і переходять на рівень helicopter view. Не дарма існує думка, що CIPS – це Bentley в сфері закупівель.

ПРОГРАМА ЗРУЧНА ДЛЯ ПРОФЕСІОНАЛІВ, ЩО ПРАЦЮЮТЬ 

1.     Можливо долучитися до будь-якого модулю в середині програми після реєстрації та вступу в CIPS.

2.    Учбові класи проходять 1 раз на тиждень по суботах або неділях в кампусі House of Knowledge в Києві.

Ми зібрали відгуки студентів програми, аби ви могли з перших вуст почути, навіщо провідні професіонали сідають за студентську  лаву.

ОСВІТА CIPS ДОПОМАГАЄ ІМПЛЕМЕНТУВАТИ СЕРТИФІКАЦІЮ КОМПАНІЙ ЗА СТАНДАРТАМИ

АРТЕМ ГАГАРІН, Директор адміністративного департаменту компанії  «Датагруп»

Інформативно, корисно, сучасно і те, що можна застосувати. Упевнений, мої друзі по навчанню вже докладно описали всю користь і потенціал можливостей даної програми. Хочу звернути увагу на ще один важливий елемент, який часто залишається непомітним. Ми з великою швидкістю рухаємося в сучасний світ технологій і вдосконалення процесів. Все більше компаній хочуть сертифікуватися в різних напрямках, в тому числі за стандартами CIPS. Так, ці напрямки, сертифікація і навчання – прямо не пов’язані. При наявності даної освіти краще розумієш, як імплементувати сертифікацію в компанії і який повинен бути результат. Великі компанії та мультинаціональні корпорації завжди прагнуть впровадити стандарт CIPS, його наявність знімає велику кількість питань у потенційних партнерів по бізнесу. Час – найцінніший ресурс. Ринку потрібні і центри знань, і центри експертиз в області закупівель. Якщо цього не буде, то в Україні будуть робити ставку на професіоналів з інших країн, через брак необхідних знань, таких як програма CIPS.

Моя думка, що «common sense» – це можливість поєднання двох речей: розуміння механізмів внутрішнього ринку та уніфікованого підходу CIPS. В результаті такої синергії виходить результат, який зможе здивувати багатьох.

“Наявність сертифікату СIPS знімає велику питань у потенційних партнерів по бізнесу.”

НЕТВОРКІНГ — ДОДАТКОВИЙ БОНУС ПРОГРАМИ CIPS

ТЕТЯНА ЖМУДЕНКО, Менеджер  з закупівель GIZ

Особливу цінність програмі надає її цілісність, необхідність вивчити всі модулі, які дають комплексне уявлення про повний цикл закупівель. Я вважаю, що ця програма необхідна кожному закупівельнику, який хоче навчитися працювати зі стейкхолдерами всередині та поза організацією, проводити аналіз ринків, працювати з асортиментом і запасом, керувати постачальниками і взаємовідносинами з ними – тобто стати професіоналом у своїй галузі.

Неможливо переоцінити той факт, що протягом усього курсу студентів супроводжують досвідчені тьютори, які, викладаючи теорію, оживляють її і доповнюють практичними порадами і кейсами. Тьютори допомагають розібрати глави підручника, які залишилися незрозумілими після прочитання англійською мовою, зрозуміти більш глибоко сенс, адаптувати інформацію до особливостей національного ринку, зв’язати теорію і практику за допомогою простих і доступних інструментів.

Мені доводилося працювати не тільки в українських і міжнародних компаніях, а й в грантових організаціях. Незважаючи на багатий практичний досвід, навчання в CIPS дозволило по-новому, більш широко, подивитися на закупівлі в організації, побачити процеси більш глобально як збалансовану систему, визначити зони розвитку і підвищити ефективність своєї роботи. Кожне заняття дуже інформативне з різних причин: в CIPS приходять вчиться з різних сфер економіки, відповідно, з’являється можливість обмінятися досвідом, розібрати практичні приклади, дізнатися та зрозуміти особливості функціонування закупівель в інших сферах, і це – додатковий бонус програми. CIPS, роблячи акцент на важливості налагодження контактів та співпраці, сприяє створенню мережі професійних контактів закупівельників в Україні.

 “Навчання в CIPS дозволило побачити процеси більш глобально, як збалансовану систему та визначаити зони розвитку.”

CIPS — ЦЕ СИСТЕМА КООРДИНАТ, ЩО ОРІЄНТОВАНА НА ПЕРЕВАГИ КОМПАНІЇ

ПАВЛО НАЗАРОК, Керівник відділу продажів неліквідних активів “Укргазвидобування”

“Диплом CIPS збільшує твою вартість як професіонала на ринку.”

Якщо говорити про улюблені теми – то, безумовно, це переговори. Величезна кількість моделей, матеріалів, підходів – було дуже цікаво.

Диплом CIPS збільшує твою вартість як професіонала на ринку, і це приваблює.

У багатьох областях я бачу, завдяки CIPS, систему – я можу проаналізувати “що якщо”. І що більш цікаво, це продиктована СIPS особлива в своєму роді практика, яка заснована на досвіді багатьох і багатьох компаній. Вона дає систему координат – і завдяки цьому ти не повинен як кораблик в океані підставляти вітрила під вітер, до ладу не розуміючи, куди прямувати. Ти розумієш з чого почати і як, в кінцевому підсумку, вибудувати все елементи згідно CIPS. Ти знаєш, куди рухатися на початку, в середині і в кінці. А без CIPS ти, як правило, берешся за те, що ти добре знаєш: ось у мене добре з аналітикою, тому давайте почнемо з аналітики; або я сильний парламентер – ось давайте з усіма проводити переговори. Але чи гарантує такий підхід чи це перевага для компанії? Не зовсім.

“При цьому CIPS дозволяє вибудувати систему координат, в якій головне – це ефективність компанії.”

ДІЗНАЙТЕСЯ ПРО ВСІ УМОВИ ТА ПЕРЕВАГИ ПРОГРАМИ

Ми на зв’язку: info@k-house.in.ua або + ‎38 (044) 369 31 00

Керівник програм СIPS – Алла Любченко.

27 Лис 2019

KPI для вимірювання ефективності закупівель: інструкція та лайфхаки

Сфера закупівель перестає бути сервісною структурою – натомість переростає в повноцінний бізнес, що живе та розвивається за власними законами. Кожен бізнес має бути успішним та функціонувати безперешкодно, аби бути ефективним і затребуваним.

На черговій дискусії, яку організували у листопаді представники некомерційного професійного об’єднання “Клуб закупівельників”, провідні спеціалісти у сфері закупівель – національний офіцер з закупівель ОБСЄ СММ в Україні Олена Слободяник та директорка з управління ланцюгами поставок ДП “НЕК Укренерго” Марина Безрукова поділились досвідом, як правильно оцінювати ефективність закупівель, поставок, логістики та управління контрактами.

Ефективність закупівель за міжнародними стандартами

Оцінка ефективності закупівель, за словами Олени Слободяник, показує те, наскільки здоровою є ця функція у бізнес-структурі. Тому не можна стверджувати, що якийсь конкретний KPI — це важлива складова кожної “здорової” закупівлі. Бізнес сам повинен вирішувати, чи потрібні йому ці показники, чи він може обійтися і без них:

“Уявіть, що людина прийшла до лікаря та ставить питання: “Лікарю, які проблеми в мене зі здоров’ям?” Лікар перед діагнозом питає самого пацієнта: “А ви як самі почуваєте себе?” Якщо все нормально, то він призначає загальну терапію. Утім, якщо пацієнт приходить з певними скаргами, то лікар фокусується на тому, що саме болить. Однак, відчуття – це більше про суб’єктивне сприйняття, а тому він призначає аналізи, за результатами яких ставить діагноз. Власне, це ж стосується і показника ефективності закупівель. Для KPI у цьому випадку наші доказові аргументи — результати аналізу”.

Найбільш широко відомими показниками KPI є показники економії. Вимірюючи їх, можна відштовхуватися як від затрат на продукти чи послугу, так і від сум в бюджеті чи етапів перемовин. Існує загалом три типи таких показників:

costs saving

Перший — cost avoidance, так звана економія для того, щоб запобігти витратам. Якщо згідно з чинними контрактами нам пропонують підвищення цін, то перемовини, які ведуть до збереження старих цін, — це власне і є ця економія. Є ще один тип – технічна економія – оптимізація заявки чи пропозиції за наповненням послуг. Фактично ми залишаємо цю ж вартість, але змінюємо наповнення або оптимізуємо офер так, що ціна знижується, але якість все одно не втрачається. І третій тип – це змішана економія. Вимірюються ці показники у відсотках. Чим вони вищі, тим краще для закупівель”, — розповіла Олена Слободяник.

Інший KPI дозволяє визначити прибуток від закупівельної ціни. Тобто об’єм продажів слід співставити з об’ємом витрат на утримання закупівельної функції. Якщо вдаєтьсяперевищити 100%, то закупівлі починають заробляти і переходять із сервісної моделі у бізнесову.

Як часто потрібно вимірювати показники всіх KPI? На думку Олени Слободяник, все залежить від того, як ефективно працює підприємство чи його закупівельна функція. Якщо показники в нормі, то додаткових ресурсів на перевірку KPI не потрібно. Але якщо у роботі все ж є певні перешкоди, то треба вимірювати показники частіше для того, щоб почати відчувати певний прогрес.

Іншим способом виміряти ефективність закупівель є визначення рівня задоволеності функцією закупівель зі сторони внутрішніх клієнтів чи компанії в цілому. Це той самий KPI, який дозволяє визначити проблемні моменти зі сторони:

За допомогою цього KPI можна зрозуміти, що можна в роботі налаштувати краще. Це принцип нам вдасться працювати оперативніше та ефективніше, якщо ми зможемо нівелювати спротив. З’ясовуючи рівень задоволеності, ми отримуємо інформацію про те, скільки співробітників підтримує певний напрям роботи, скільки ставиться до нього нейтрально, а скільки не погоджується. Але найбільш цінними є опитувальники, в яких співробітники можуть залишати коментарі, оцінюючи вже їх, можна для себе зрозуміти, наскільки ця проблема поширена і скільки ресурсів потрібно, аби її знешкодити”, — резюмувала експертка.

Також KPI можна вимірювати, співставляючи навантаження на кожного закупівельника. Вимірюється він доволі просто — загальні витрати треба поділити на кількість закупівельників. За допомогою вимірювання тих чи інших KPI, можна провести якісну діагностику закупівель та застосувати конкретні заходи замість звичайної паніки.

Ефективність закупівель на державних підприємствах в Україні

Закупівельна функція в Україні  тривалий час не була в фокусі. Адже так склалося, що в бізнесі більшу увагу завжди приділяють продажам чи маркетингу. За словами пані Безрукової, сьогодні всі, хто займається закупівлями, мають унікальний шанс своєю роботою вплинути на роботу своєї компанії:

У кожного закупівельника в руках є всі інструменти, щоб довести досить легко і чітко, що закупівельна функція може трансформувати підприємство. Мені до вподоби ті закупівлі, які своєю роботою приносять компанії певну цінність”.

Державні закупівлі значно відрізняються від тих, які ведуться у певних приватних підприємствах. Дуже часто для того, щоб зробити всього-на-всього правильну закупівлю, треба пройти цілий квест, але при цьому дуже часто у тебе значно обмежені ресурси та зв’язані руки. Попри це в “Укренерго”, за словами Марини Безрукової, вдалося налаштувати ці процеси так, щоб вони працювали на закупівельника.

В Укренерго ми зробили багато у напрямку ефективних закупівель. Бо як вважається в суспільстві, у державних підприємствах у цій сфері відбуваються не дуже зрозумілі речі. Почали ми з централізації — централізували усі крупні закупівлі за обсягами та територіальною приналежністю. Вся економія, яка у нас відбулася у цьому процесі,  відбулася завдяки конкуренції. Тому дуже важливо залучати якісних та відповідальних постачальників. Наступним етапом стало вибудовування внутрішньої закупівельної функції. Так нам вдалося запровадити інститут уповноважених осіб — у свою чергу вдалося значно зекономити час та посилити персональну відповідальність закупівельників. Третій етап, йому тільки два місяці, це впровадження категорійного менеджменту”.

Прийнято думати, закупівельник має бути класним переговорником – але зараз це не найважливіша його ознака. Категорійний менеджмент — це те, що має визначати закупівельника, який має побудувати стратегію закупівельної категорії, яку він веде. А це в свою чергу має тісно переплітатися із стратегією розвитку закупівельної функції та самого підприємства загалом. І саме такий підхід рекомендує всесвітньо відомий Чартерний Інститут Закупівель та Постачання (CIPS).

CIPS_in Ukraine2

В “Укренерго” ефективність закупівельної функції вимірює кожен керівник за принципом стратегії.Це означає, що кожен менеджер каскадує свої цілі на своїх підлеглих.

Як розповідає Марина Безрукова, для її підлеглих у департаменті закупівель одним із основних завдань є створити умови для конкуренції, щоб на тендери зайшли нові світові гравці:

Ефективність закупівлі ми вимірюємо за наступними показниками — виконання повного обсягу закупівель, конкуренція, забезпечення термінів, які зазначені в договорі, та побудова конструктивної комунікації з постачальником”.

Що об’єднує ці підходи?

Аби правильно оцінювати ефективність тієї чи іншої закупівлі, треба зрозуміти, для кого і нащо вона спрямована. Але навіть і цього може бути недостатньо, якщо показники ефективності неможливо чи важко підрахувати.

Що таке оцінка ефективності закупівлі? Для когось — це задоволення потреб чи вимог стейкхолдирів та внутрішнього замовника, для інших — це поставка зазделегідь домовленої кількості продукту вчасно. Тому перш ніж оцінювати ефективність, треба дати відповіді на ці питання, і тоді можна вже говорити про показники ефективності закупівель.

У 2017 році на одному великому підприємстві було встановлено показники ефективності, але не розроблено методологію  їх обчислення. Тому це теж важливий момент — правильно налаштувати систему оцінки”, — резюмувала модераторка дискусії Неллі Стельмах.

Клуб Закупівельників – це об’єднання професіоналів у сфері закупівель та постачання, а також в сферах діяльності, безпосередньо пов’язані з закупівлями. Клуб діє як незалежна некомерційне об’єднання професіоналів. Організатори Клубу: платформа міжнародних освітніх програм House of Knowledge, система моніторингу Youcontrol та торгівельний майданчик Zakupki.prom.ua.

Клуб Закупівельників проводить регулярні зустрічі професіоналів. Щоб доєднатися до клубу, напишіть запит на info@k-house.in.ua.

Приєднуйтеся до групи Клубу Закупівельників у Facebook.

Клуб Закупщиков Украина

ОТРИМАЙТЕ ПЕРШИЙ І ЄДИНИЙ В УКРАЇНІ МІЖНАРОДНИЙ ДИПЛОМ ПРОВІДНОГО ІНСТИТУТУ В СФЕРІ ЗАКУПІВЕЛЬ ТА УПРАВЛІННЯ ЛАНЦЮГАМИ ПОСТАВОК (CIPS) –  DIPLOMA IN PROCUREMENT & SUPPLY

05 Лис 2019

Ключові тренди закупівель у 2020 році: підсумки найбільших конференцій в Європі

Сфера закупівель, як і будь-яка сфера бізнесу, зазнає у найближчій перспективі значних трансформацій. Все це пов’язано із тотальною автоматизацією та роботизацією всіх процесів, але це зовсім не означає, що людина буде займати вторинну роль у цих змінах. Зовсім навпаки, людина із своїми значними інтелектуальними здібностями має очолити цей процес.

Лідер програми СIPS в Україні та співзасновниця  компанії IPSM Марина Трепова, директорка департаменту із закупівель компанії INTECH Олена Курамшина та співзасновниця IPSM Вікторія Кравченко відвідали найбільші європейські події в світі закупівельників і поділилися, з якими викликами у цій сфері доведеться стикнутися вже у наступному році. А також розповіли про кращі практики та стандарти роботи, за якими працюють в Європі.

Be comfortable being uncomfortable

Щорічна конференція для закупівельників Digital Procurement World цього року пройшла в Амстердамі. Вона тривала 2 дні та привідкрила завісу того, що чекає всіх нас вже у найближчому майбутньому.

DPW – це щорічна подія для лідерів у галузі цифрових закупівель, де C-level керівники, відомі спікери та новатори з усього світу об’єднуються, щоб досягти змін у майбутньому закупівель.

Червоною ниткою всіх виступів лекторів стала тема футуризму:

Digital Procurement Conference

Закупівлі більше не будуть існувати у тому вигляді, як є зараз. Йдеться про зміну задач та компетенцій. Основним інструментом у роботі закупівельника були, є і будуть його мізки. Так, автоматизація та роботизація буде всюдисущою, але вони не торкнуться емоцій, фантазії, етики чи усвідомленості. Суть закупівельників зараз не бути проти роботів чи ботів, які заходять на ринок, а навчитись з ними “працювати”. Адже якщо ми не навчимось з цим співіснувати, то ми будемо за бортом”, – поділилися основними меседжем із конференції Олена Курамшина.

Цілком зрозуміло, що людині треба стати двигуном цих трансформацій у сфері закупівель, а для цього потрібно озброїтися новими знаннями, якостями та компетенціями. Оскільки закупівлі – поки найближчі до всіх інновацій. Це унікальний підрозділ, який співпрацює з усіма департаментами, а тому їх фактично “видно” з усіх берегів, – тому професіоналам у цій сфері доведеться стати гнучкими:

У найближчий час стане актуальним новий набір компетенцій. Доведеться розвивати свої аналітичні здібності та навчитися ефективно працювати із ключовими стейкхолдерами. Нам необхідні знання з дизайну та програмування, принаймні отримати базові навички, щоб бути біля витоків та очолити всі нові діджитал-процеси, які будуть запускатися у бізнес”, – продовжила пані Олена.

Також слід звернути увагу на те, що закупівельники мають врешті-решт вийти з тіні та сконцентруватися на тому, що потрібно саме їхнім клієнтам/споживачам.

Сам закупівельник має первинно думати, що отримає клієнт в кінцевому результаті. Тільки з цієї точки можна розкрутитися і зрозуміти, куди піти і як змінитися поза системою. Треба проаналізувати те, як ми працюємо з постачальниками та ризиками, наскільки усвідомлено ми підходимо до того, що робимо. Сам CPO має нарешті зрозуміти, що його ключовими компетенціями в епоху agile leadership стане новаторський менталітет, високий емоційний інтелект, любов до змін та нетерпіння до бюрократії”.

Основні тренди. DWS

Digital Procurement Conference trends

СПОЖИВАЧ У ЦЕНТРІ

Якщо тезово підсумувати основні тренди закупівель у 2020 році, то стає зрозуміло, що головним акцентом в усьому є не цифрові можливості, а саме людські:

  • ідеї стануть важливішими за знання
  • “зелені” (відновлювальні ресурси) закупівлі
  • доступ та відкриті інновації
  • банк у кишені
  • споживач має бути в центрі
  • досвід цінніший за продукти
  • організація закупівельної системи за принципом франшизи
  • будь комфортним, впроваджуючи  некомфортні зміни.

Українським закупівельникам слід навчитися хвалити себе

Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS) – це глобальний інститут та асоціація менеджерів з закупівель, яка існує в Великій Британії з 1932 року. Всередині ХХ століття вони допомогли королівству розвивати закупівлі та зробили їх більш відкритими для суспільства. Утім, навіть сьогодні Інститут не стоїть на місці та розвиває сферу закупівель, і налічує понад 100 тис. членів з усього світу, які отримують нові знання, діляться корисною й актуальною інформацією та нешаблонними рішеннями для бізнесу.

CIPS_Supply management Awards

Кожного року для того, щоб відзначити найкращих у сфері закупівель CIPS проводить Supply Management Awards. Це як Оскар, тільки у сфері закупівель. Система нагород має близько 20 номінацій, починаючи від етичних норм всередині компанії, закінчуючи лідерами року чи юними талантами. Загалом участь у цій церемоній беруть 1100 учасників”, – розповідає Вікторія Кравченко.

Як зазначила Марина Трепова, ініціативи і проекти, які подають на цю премію, зазвичай, дуже різні, і те, що нам, українським бізнесам, може здатися навітьбанальним та очевидним, може бути відзначено нагородою.

“Для того, щоб подаватися на цю премію, не треба бути керівником чи топ-менеджером, можна бути звичайним працівником з досвідом і отримати визнання. Наприклад, цього року у номінації “Young Talent” перемогла Джесіка Джоунс, яка працює звичайним менеджером у Королівській пошті Британії. Це визнання того, що людина робить трохи більше, ніж роблять інші, і робить це якісно та з ентузіазмом”, – підкреслила Вікторія Кравченко.

Одним з переможцем премії стала компанія “Rolls-Royce”. Минулого року компанія вирішила більш глибоко співпрацювати зі своїм ланцюгом поставок, щоб збільшити вигоди, як для себе, так і для постачальників. Тому їхні прямі та непрямі групи закупівель розробили стратегію, яка найкраще підходить їм та їхнім постачальникам. У такий спосіб компанія мала на меті розвинути довіру між двома суб’єктами одного процесу, щоб інвестувати у нові технології та виводити їх на ринок. Так у “Rolls-Royce” створили та ввели в роботу інтегровану систему показників постачальників та план взаємодії з постачальниками.

За словами Вікторії Кравченко, будь-який український проект чи ініціативу у сфері закупівель можна подати на CIPS Supply Management Awards. Для цього потрібен опис проекту, додаткові документи, що підтвердять отриману вигоду, фото, лого, внесок у розмірі 200 фунтів стерлінгів. Журі визначає переможців за такими критеріями – величина, важливість та чіткість вигоди. З усіма деталями можна ознайомитися на сайті.

Також Марина Трепова впевнена, що CIPS підтверджує результати того, чого досягла компанія,:

В українських компаній є всі можливості, аби податись та отримати нагороди. На жаль, наш бізнес себе дуже недооцінює. Тому в мене є мрія, щоб у найближчі роки українські компанії набрались такої “дєрзості”, щоб подати свій кейс. Крім цього, це чудова можливість для нетворкінгу, а отже обміну досвідом та актуальною інформацією”.

CIPS_Supply management Awards3

ФОКУС НА НАВЧАННІ

Як резюмувала Марина Трепова, CIPS Supply Management Awards 2019 показав, що наші ресурси сьогодні мають концентруватися на навчанні та нових підходах, і як завжди в фокусі  етичний розділ. Власне CIPS, як установа може в цьому допомогти:

Інститут CIPS має навчання, по завершенню якого можна отримати диплом та нові знання, а також може провести незалежний аудит, завдяки якому можна значно підвищити рейтинг компанії на внутрішньому чи міжнародному ринку. Це гарантія стабільного розвитку, прозорості та в перспективі отримати кращі результати.

НАЙГУЧНІША ПОДІЯ ДЛЯ ЗАКУПІВЕЛЬНИКІВ! 28 ЛИСТОПАДА 2019, КИЇВ. НЕ ПРОПУСТІТЬ!

Google Adwords 970x90

Нагадуємо, в Україні є можливість пройти навчання на програмі Diploma in Procurement & Supply – це стратегічна програма від СIPS, де навчають всіх складових процесу закупівель. Тривалість програми – 1 рік.

⇒ Є можливість приєднатися до будь-якого модулю програми протягом року.

⇒ Читайте про старт навчального року та які курси чекають на слухачів програми СIPS 2019-2020.

Level-4 CIPS Diploma in procurement

МІЖНАРОДНА СЕРТИФІКАЦІЯ

Менеджер програми готовий відповісти на всі ваші питання: info@k-house.in.ua або + ‎38 (044) 369 31 00

11 Жов 2019

Специфікації в закупівлях. Навіщо вони потрібні та як їх зробити.

Британський диплом закупівельника від CIPS: отримати не треба зволікати

Здавалось би, закупівельником може бути кожний. Ну що складного в тому, щоб щось купити? Та реалії диктують протилежне. Закупівельник – це професія. І не з легких. Тільки уявіть: закупівельник потрібен знайти саме те, що потрібно клієнтові (а спершу – й вірно зрозуміти, що ж саме, тому ще й треба розбиратися в предметі) за оптимальною ціною, з доставкою у певний термін і у конкретне місце. Від кількості змінних може піти обертом голова.

І найбільше вимог ставиться до керівників департаментів закупівель та Procurement директорів, від яких очікують не просто отримати товар чи послугу за найнижчими цінами, а налагодити ефективний операційний процес та перейти від просто торгів за цінами до вирощування своїх постачальників. Світ закупівель трансформується – і трансформуються підходи. І, особливо, керівникам потрібно встигати слідкувати за змінами та вміло адаптувати найкращі світові практики.

Де професійно удосконалити знання в  Україні та навчитися впроваджувати найкращу міжнародну експертизу? Тільки в одному місці – на платформі House of Knowledge, яка представляє програми Chartered Institute of Procurement and Supply в Україні. CIPS – це найбільше у світі професійне співтовариство, що здійснює сертифіковане навчання у галузі закупівель та управління ланцюгами поставок.

Ми починаємо серію статей, присвячену британській програмі для закупівельників Diploma in Procurement and Supply.

Програма охоплює весь цикл закупівель – від організації процесу та його планування до оцінки роботи постачальників після виконання контрактів, і дає розуміння цілісного системного підходу до ефективного управління закупівлями. Статті базуються на презентаціях тьюторів, які регулярно проводяться в рамках відкритих занять House of Knowledge.

Procurement_how to find best procurement specifications

Що таке специфікації, навіщо вони потрібні та як зробити їх

Тьютор програми Олексій Зорін – програмний менеджер UKRSIBBANK BNP Paribas Group, що має 12-річний досвід координації закупівель у міжнародних корпораціях.

Досвід Олексія показує, що у більшості українських компаній відділ закупівель виконує транзакційну функцію і підключається до процесу, коли треба замовляти сировину і компоненти або послуги. Та більш сучасні та ефективні підходи вимагають раннього залучення відділу закупівель, ще на етапі створення специфікації, якій він і присвятив свій виступ.

2

Щоб перейти до обговорення специфікацій, треба зрозуміти їх роль у закупівлях. Для цього Олексій розібрав разом із присутніми повний цикл закупівель:

  1. Визначення потреби. Створення заявки на закупівлю від внутрішнього замовника чи складання списку товарів/послуг, в яких виникла потреба.
  2. Формування специфікацій. Визначення конкретних задач, які має виконувати товар/послуга. Для цього іноді недостатньо спілкування закупівельника з внутрішнім замовником. Іноді останньому треба поспілкуватися з потенційними постачальниками, щоб остаточно зрозуміти, що саме йому потрібно.
  3. Розробка договору.  
  4. Пошук постачальника. Сформувавши розуміння потреби, закупівельник вивчає ринок постачальників, що пропонують потрібний товар/послугу та вивчають їхні пропозиції.
  5. Оцінка постачальників.
  6. Оголошення тендеру. Потенційним постачальникам надсилаються запити на надання комерційної пропозиції або запрошення до участі у тендері.
  7. Оцінка пропозицій та вибір постачальника.
  8. Проведення переговорів. Закупівельник домовляється з постачальником про оптимальні умови співпраці.
  9. Підписання контракту.
  10. Управління виконанням контракту.

Такий деталізований опис процесу закупівель дозволив побачити, що без специфікації здійснити якісні закупівлі надзвичайно важно. Цей деталізований опис того, що саме треба закупити, дозволяє на ранніх етапах відсікати все зайве і обирати саме те, що потрібно.

Специфікація є тим інструментом, за допомогою якого визначаються вимоги до продукту/послуги. Ці вимоги потім чітко комунікуються потенційним постачальникам. А поставка зрештою перевіряється на відповідність затребуваному за рядом визначених у специфікації для даного конкретного випадку критеріїв.

Види специфікацій

Глобально специфікації можна розділити на два види: специфікація про відповідність та специфікація робочих характеристик.

У першій з них покупець чітко вказує складові елементи товару чи послуги. Такий технічний опис може бути представлений схематично, у вигляді креслення, формули, рецепта з інгредієнтами або навіть мати у складі тестовий зразок тощо. При цьому постачальнику не обов’язково знати, які функції буде здійснювати придбаний товар. Головне, щоб, користуючись цим документом, він зміг надати товар, що повністю відповідатиме наданому покупцем технічному опису.

Друга специфікація надає постачальнику інформацію щодо очікувань покупця від товару з точки зору функцій, які він має бути здатен виконувати, його продуктивності, результатів, яких від нього хочуть отримувати під час використання. Іншими словами, це певний набір еталонних характеристик, яким має відповідати товар/послуга, що мають бути закуплені. Важливо підкреслити, що в даному випадку постачальник має певну гнучкість стосовно пропонованих ним позицій, які мають бути здатні задовольнити очікування покупця.

Переваги та недоліки специфікацій

Використання специфікацій може бути і корисним, і потенційно створювати складнощі. Щоб управляти всіма пов’язаними ризиками, розглянемо плюс і мінуси цього інструменту.

Як наголошує Олексій Зорін, якщо закупівля здійснюється у більш ніж одного постачальника, специфікація може зіграти ключову роль у забезпеченні придбання уніфікованих закупівельних позицій. Крім того, кожну з них можна буде перевірити на відповідність сформульованим в описі продукту/послуги критеріям якості та прийнятності. А на випадок виникнення спору специфікація стане незаперечним доказом того, що саме замовляв покупець.

З недоліків, пов’язаних із розробкою та використанням специфікації, лектор зазначив тривалість та фінансову затратність процесу, надто буквальне сприйняття документу постачальниками, більш значні витрати на проведення інспекції та контролю якості за наявності складних специфікацій та потенційно пред’явлення надмірних вимог до технічних характеристик може призвести до підвищення ціни на товар/послугу.

Про типи специфікацій, правила їх розробки та підходи читайте у наступній статті.

12 Вер 2019

Старт нового семестру Diploma in Procurement and Supply у House of Knowledge!

В цю суботу вже втретє стартувала група, яка вивчає програму Diploma in Procurement and Supply від Chartered Institure of Procurement and Supply (CIPS). Це наразі єдина можливість в Україні отримати знання світового рівня в сфері закупівель та постачання від британського інституту.

Приємно відмітити, що цього року до нас прийшли керівники відділів закупівель, переважно українських компаній, лідери в своїх сегментах.

Групі доведеться докласти зусиль, щоб опанувати оновлену програму, та прокачати свої навички в роботі з внутрішніми клієнтами та стекхолдерами, ефективному сорсингу, управлінні життєвим циклом активів і не тільки. Студенти протягом року будуть вивчати 8 предметів, кожен з них закінчується незалежним іспитом.

Вже через рік після успішно пройдених іспитів студенти отримають міжнародний диплом, що визнається у світі.

Гнучкість програми полягає в можливості приєднатися майже до будь-якого модулю всередині програми після проходження процедури реєстрації та вступу до CIPS.

CIPS_new semester 2019_Kyiv4

Вступ до CIPS

Перед початком навчання на програмі студенти обов’язково отримують членство в міжнародній професійній спільноті СIPS. Членство в СIPS дає доступ до знань, новин, аналізу та ресурсів, доступних світовій спільноті професіоналів у сфері закупівель та логістики.  Детальніше про всі переваги дивіться тут.

House of Knowledge супроводжує студентів у процесі вступу до СIPS. 

Дізнайтеся сьогодні, коли ви зможете приєднатися до програми! Процедура реєстрації на британську програму вимагає часу.

Про навчання у CIPS

CIPS пропонує програми навчання п’яти кваліфікаційних рівнів, які визнаються у всіх країнах світу, а їх випускники – носії передових ідей та взірець професіоналізму у сфері закупівель та постачання.

Квалiфiкацiйна програма для закупiвельникiв  Diploma in Procurement and Supply – програма стратегічного рівня, що зосереджується на аспектах організації процесу закупівель та їх плануванні, процедурах відбору постачальників, переговорів та ефективної оцінки роботи постачальників, аналізу процесів закупівельної діяльності.

 

Модулі та умови навчання

Навчання в Києві відбувається в групі 7-10 осіб, англійською мовою із розрахунку не менше ніж на 180 аудиторних годин  щосуботи,  протягом  трьох  семестрів  і складається з:

Період навчання Теми / Модулі програми
Вересень 2019 – Січень 2020 Модуль 1.  Завдання та вплив закупівель та постачанняМодуль 2. Потреби бізнесу в закупівлях та постачанні

Модуль 3. Управління життєвим циклом активів

Лютий  – Квітень 2020 Модуль 4. Етичний та відповідальний cорсингМодуль 5. Комерційні контракти

Модуль 6. Переговори

Травень- Липень 2020 Модуль 7. Взаємодія та відносини з постачальникамиМодуль 8. Закупівлі та постачання на практиці

Реєструйтеся вже, аби встигнути на наступний модуль.