Tag Archives: KPI procurement

27 Лис 2019

KPI для вимірювання ефективності закупівель: інструкція та лайфхаки

Сфера закупівель перестає бути сервісною структурою – натомість переростає в повноцінний бізнес, що живе та розвивається за власними законами. Кожен бізнес має бути успішним та функціонувати безперешкодно, аби бути ефективним і затребуваним.

На черговій дискусії, яку організували у листопаді представники некомерційного професійного об’єднання “Клуб закупівельників”, провідні спеціалісти у сфері закупівель – національний офіцер з закупівель ОБСЄ СММ в Україні Олена Слободяник та директорка з управління ланцюгами поставок ДП “НЕК Укренерго” Марина Безрукова поділились досвідом, як правильно оцінювати ефективність закупівель, поставок, логістики та управління контрактами.

Ефективність закупівель за міжнародними стандартами

Оцінка ефективності закупівель, за словами Олени Слободяник, показує те, наскільки здоровою є ця функція у бізнес-структурі. Тому не можна стверджувати, що якийсь конкретний KPI — це важлива складова кожної “здорової” закупівлі. Бізнес сам повинен вирішувати, чи потрібні йому ці показники, чи він може обійтися і без них:

“Уявіть, що людина прийшла до лікаря та ставить питання: “Лікарю, які проблеми в мене зі здоров’ям?” Лікар перед діагнозом питає самого пацієнта: “А ви як самі почуваєте себе?” Якщо все нормально, то він призначає загальну терапію. Утім, якщо пацієнт приходить з певними скаргами, то лікар фокусується на тому, що саме болить. Однак, відчуття – це більше про суб’єктивне сприйняття, а тому він призначає аналізи, за результатами яких ставить діагноз. Власне, це ж стосується і показника ефективності закупівель. Для KPI у цьому випадку наші доказові аргументи — результати аналізу”.

Найбільш широко відомими показниками KPI є показники економії. Вимірюючи їх, можна відштовхуватися як від затрат на продукти чи послугу, так і від сум в бюджеті чи етапів перемовин. Існує загалом три типи таких показників:

costs saving

Перший — cost avoidance, так звана економія для того, щоб запобігти витратам. Якщо згідно з чинними контрактами нам пропонують підвищення цін, то перемовини, які ведуть до збереження старих цін, — це власне і є ця економія. Є ще один тип – технічна економія – оптимізація заявки чи пропозиції за наповненням послуг. Фактично ми залишаємо цю ж вартість, але змінюємо наповнення або оптимізуємо офер так, що ціна знижується, але якість все одно не втрачається. І третій тип – це змішана економія. Вимірюються ці показники у відсотках. Чим вони вищі, тим краще для закупівель”, — розповіла Олена Слободяник.

Інший KPI дозволяє визначити прибуток від закупівельної ціни. Тобто об’єм продажів слід співставити з об’ємом витрат на утримання закупівельної функції. Якщо вдаєтьсяперевищити 100%, то закупівлі починають заробляти і переходять із сервісної моделі у бізнесову.

Як часто потрібно вимірювати показники всіх KPI? На думку Олени Слободяник, все залежить від того, як ефективно працює підприємство чи його закупівельна функція. Якщо показники в нормі, то додаткових ресурсів на перевірку KPI не потрібно. Але якщо у роботі все ж є певні перешкоди, то треба вимірювати показники частіше для того, щоб почати відчувати певний прогрес.

Іншим способом виміряти ефективність закупівель є визначення рівня задоволеності функцією закупівель зі сторони внутрішніх клієнтів чи компанії в цілому. Це той самий KPI, який дозволяє визначити проблемні моменти зі сторони:

За допомогою цього KPI можна зрозуміти, що можна в роботі налаштувати краще. Це принцип нам вдасться працювати оперативніше та ефективніше, якщо ми зможемо нівелювати спротив. З’ясовуючи рівень задоволеності, ми отримуємо інформацію про те, скільки співробітників підтримує певний напрям роботи, скільки ставиться до нього нейтрально, а скільки не погоджується. Але найбільш цінними є опитувальники, в яких співробітники можуть залишати коментарі, оцінюючи вже їх, можна для себе зрозуміти, наскільки ця проблема поширена і скільки ресурсів потрібно, аби її знешкодити”, — резюмувала експертка.

Також KPI можна вимірювати, співставляючи навантаження на кожного закупівельника. Вимірюється він доволі просто — загальні витрати треба поділити на кількість закупівельників. За допомогою вимірювання тих чи інших KPI, можна провести якісну діагностику закупівель та застосувати конкретні заходи замість звичайної паніки.

Ефективність закупівель на державних підприємствах в Україні

Закупівельна функція в Україні  тривалий час не була в фокусі. Адже так склалося, що в бізнесі більшу увагу завжди приділяють продажам чи маркетингу. За словами пані Безрукової, сьогодні всі, хто займається закупівлями, мають унікальний шанс своєю роботою вплинути на роботу своєї компанії:

У кожного закупівельника в руках є всі інструменти, щоб довести досить легко і чітко, що закупівельна функція може трансформувати підприємство. Мені до вподоби ті закупівлі, які своєю роботою приносять компанії певну цінність”.

Державні закупівлі значно відрізняються від тих, які ведуться у певних приватних підприємствах. Дуже часто для того, щоб зробити всього-на-всього правильну закупівлю, треба пройти цілий квест, але при цьому дуже часто у тебе значно обмежені ресурси та зв’язані руки. Попри це в “Укренерго”, за словами Марини Безрукової, вдалося налаштувати ці процеси так, щоб вони працювали на закупівельника.

В Укренерго ми зробили багато у напрямку ефективних закупівель. Бо як вважається в суспільстві, у державних підприємствах у цій сфері відбуваються не дуже зрозумілі речі. Почали ми з централізації — централізували усі крупні закупівлі за обсягами та територіальною приналежністю. Вся економія, яка у нас відбулася у цьому процесі,  відбулася завдяки конкуренції. Тому дуже важливо залучати якісних та відповідальних постачальників. Наступним етапом стало вибудовування внутрішньої закупівельної функції. Так нам вдалося запровадити інститут уповноважених осіб — у свою чергу вдалося значно зекономити час та посилити персональну відповідальність закупівельників. Третій етап, йому тільки два місяці, це впровадження категорійного менеджменту”.

Прийнято думати, закупівельник має бути класним переговорником – але зараз це не найважливіша його ознака. Категорійний менеджмент — це те, що має визначати закупівельника, який має побудувати стратегію закупівельної категорії, яку він веде. А це в свою чергу має тісно переплітатися із стратегією розвитку закупівельної функції та самого підприємства загалом. І саме такий підхід рекомендує всесвітньо відомий Чартерний Інститут Закупівель та Постачання (CIPS).

CIPS_in Ukraine2

В “Укренерго” ефективність закупівельної функції вимірює кожен керівник за принципом стратегії.Це означає, що кожен менеджер каскадує свої цілі на своїх підлеглих.

Як розповідає Марина Безрукова, для її підлеглих у департаменті закупівель одним із основних завдань є створити умови для конкуренції, щоб на тендери зайшли нові світові гравці:

Ефективність закупівлі ми вимірюємо за наступними показниками — виконання повного обсягу закупівель, конкуренція, забезпечення термінів, які зазначені в договорі, та побудова конструктивної комунікації з постачальником”.

Що об’єднує ці підходи?

Аби правильно оцінювати ефективність тієї чи іншої закупівлі, треба зрозуміти, для кого і нащо вона спрямована. Але навіть і цього може бути недостатньо, якщо показники ефективності неможливо чи важко підрахувати.

Що таке оцінка ефективності закупівлі? Для когось — це задоволення потреб чи вимог стейкхолдирів та внутрішнього замовника, для інших — це поставка зазделегідь домовленої кількості продукту вчасно. Тому перш ніж оцінювати ефективність, треба дати відповіді на ці питання, і тоді можна вже говорити про показники ефективності закупівель.

У 2017 році на одному великому підприємстві було встановлено показники ефективності, але не розроблено методологію  їх обчислення. Тому це теж важливий момент — правильно налаштувати систему оцінки”, — резюмувала модераторка дискусії Неллі Стельмах.

Клуб Закупівельників – це об’єднання професіоналів у сфері закупівель та постачання, а також в сферах діяльності, безпосередньо пов’язані з закупівлями. Клуб діє як незалежна некомерційне об’єднання професіоналів. Організатори Клубу: платформа міжнародних освітніх програм House of Knowledge, система моніторингу Youcontrol та торгівельний майданчик Zakupki.prom.ua.

Клуб Закупівельників проводить регулярні зустрічі професіоналів. Щоб доєднатися до клубу, напишіть запит на info@k-house.in.ua.

Приєднуйтеся до групи Клубу Закупівельників у Facebook.

Клуб Закупщиков Украина

ОТРИМАЙТЕ ПЕРШИЙ І ЄДИНИЙ В УКРАЇНІ МІЖНАРОДНИЙ ДИПЛОМ ПРОВІДНОГО ІНСТИТУТУ В СФЕРІ ЗАКУПІВЕЛЬ ТА УПРАВЛІННЯ ЛАНЦЮГАМИ ПОСТАВОК (CIPS) –  DIPLOMA IN PROCUREMENT & SUPPLY