06 Лют 2020

Як закупівлям працювати ще ефективніше. Тренди 2020 року на прикладі підходів Kernel

The-road-to-digital

Вікторія Себко, 

керівниця служби постачання Дивізіону виробничих активів Kernel*, студентка програми CIPS, тьютор україномовної програми «Закупівлі для керівників: стратегічний рівень».  

sebko

Статтю підготовлено за матеріалами виступу на 1шій  Конференції Закупівельників (листопад 2019, Київ).

Спрощення процедури політик компанії, розвиток персоналу та діджиталізація – важливі тренди у закупівлях. Варто також зосередитися на загальній вартості володіння активами, не тільки на ціні їх закупівель. Все це можна зрозуміти, налагодивши
міжфункціональну взаємодію всередині компанії, клієнтоорієнтовність та сист
ему управління постачальниками. 

Від регламентації до підтримки ефективного рішення

Наразі функція політики закупівель в компаніях швидше обмежувальна, ніж та, яку бізнес підтримує та направляє. Ринок змінюється, і для того, щоб конкурувати зі стартапами, малим та середнім бізнесом, де процес прийняття та імплементації рішень відбувається значно швидше, “гігантам” потрібно серйозно підходити до внутрішніх документів.

У компанії Kernel до 2016 року існували політика та процедура закупівель. Цього ж року ми почали активно впроваджувати електронний документообіг та електронну торгівельну платформу, отже потрібно було вносити зміни у внутрішні документи. Всі учасники процесу закупівель поставились до цього серйозно і почали брати активну участь в актуалізації документів. В результаті ми з документу на 17 сторінок отримали дуже детальний документ на 70 сторінок. Але що з ним робити? Ми розуміли, що такий великий документ навіть з початку до кінця мало хто зможе дочитати. Отже, наш топ менеджмент прийняв рішення принципово змінити підхід до документу.

Ми вирішили не обмежувати учасників і не орієнтуватися лише на потреби служби безпеки та внутрішнього аудиту, а зробити так, аби політика та процедури допомагали оперативно та ефективно працювати бізнесу. На кого має бути орієнтована політика закупівель? Чи враховує наша політика інтереси бізнесу? В Kernel бізнес – це внутрішній замовник, це механік, це лаборант, це людина, яка працює, і для неї важливо створювати додаткову вартість. Ми зрозуміли, що необхідно прибирати ті етапи, які не приносять практичної користі. Потрібен був документ, який не регламентуватиме кожен крок, а підтримуватиме ефективні рішення, інновації, розвиток, щоб співробітники не боялися втілювати нестандартні ідеї. З іншого боку, цей документ мав бути простим та доступним для внутрішніх замовників.

Зараз наша політика закупівель складається лише з 9 слайдів. Ми досягли своєї мети – підвищили ефективність і швидкість процесу за рахунок зменшення бюрократії. Саме тому тексту в політиці небагато. Ми прибрали все непотрібне й акцентували увагу лише на ключових аспектах. Ця трансформація стала можливою й завдяки тому, що в компанії Kernel достатньо високий рівень корпоративної культури та автоматизації процесів. 

Зараз в нашій компанії реалізується багато інвестиційних проектів у галузі зеленої енергетики. За підтримки Європейського банку реконструкції та розвитку та Європейського інвестиційного банку ми будуємо новий олійноекстракційний завод та 6 електростанцій, які працюватимуть на біопаливі. Кількість персоналу в нас не збільшилась, хоча об’єм закупівель зріс за останні два роки у 2,5-3 рази. Це стало можливим завдяки високому рівню автоматизації процесів. Якщо процеси чи контроль вже «зашиті» в систему, то немає необхідності їх детально описувати в політиці закупівель. Так ми скорочуємо терміни підготовки, перевірки та підписання документів, більш оперативно приймаємо рішення на етапі пошуку постачальників.

Ключові принципи нашої політики: комплексна оцінка кваліфікаційних, технічних та фінансових показників. Це прозорість прийняття рішень, забезпечення справедливої конкуренції, орієнтація на потреби бізнесу. Всі процеси орієнтовані зараз на створення додаткової вартості для бізнесу, мінімізацію репутаційних та фінансових ризиків.

Щоб зрозуміти, яка політика необхідна саме вам, треба знати, на якому етапі розвитку знаходиться ваш бізнес. Якщо це старт, то зрозуміло, що мова про регламенти не йде. На етапі механізації починається процес прописування функцій та інструкцій. Але коли компанія вже розвивається далі, їй потрібно змінюватися. Треба швидше реагувати на зміну ринку.

Тут важливий і етичний момент: у нас двосторонні зобов’язання із замовниками та постачальниками. Співпраця з 80 країнами світу та європейськими банками можлива завдяки тому, що ми виконуємо свої зобов’язання і дотримуємось правил, які є важливими для наших клієнтів та партнерів.

Діджиталізація, оптимізація та навчання

Говорячи про діджиталізацію, варто враховувати, хто користуватиметься цими інструментами. Їх необхідно зробити максимально зручними. У нашій компанії зараз впроваджується електронний документообіг та цифровий підпис. Таким чином, від створення документу до його підписання обома сторонами проходить від 40 хвилин до 2 годин. Це робить процес більш ефективним та швидким.

Data Management System (DMS) and Business Analytics concept with servers connected to dashboard to provide information for Key Performance Indicators (KPI), person in background, marketing analysis

Згідно з дослідженням, проведеним компанією McKinsey, найскладніше автоматизувати аудит, а також управління закупівлями й постачанням. Тому діджиталізувати можна тільки транзакційні або рутинні закупівлі.

Щодо решти процесів – тут потрібна не лише автоматизація, але й професійні кваліфіковані менеджери із закупівель. Як підхід в Kernel? Ми залучаємо кращих випускників університетів. У рамках освітнього проекту «Кернел Шанс» вони проходять стажування від 3 до 6 місяців і захищають дипломний проект. У разі успішного завершення програми, вони стають учасниками нашої команди. За два роки до команди закупівель компанії приєдналось 10 таких випускників.

Паралельно ми займаємось розвитком досвідчених співробітників, роблячи акцент на креативному мисленні та вмінні шукати неординарні рішення робочих питань.  Ми вивчаємо найкращий досвід, який є у світі закупівель в Chartered Institute of Procurement and Supply.

kernel

* Kernel (Кернел) – найбільший у світі виробник та експортер соняшникової олії, ключовий постачальник сільськогосподарської продукції з регіону Чорноморського басейну на світові ринки. На частку компанії припадає близько 15% світового експорту соняшникової олії. Свою продукцію Кернел постачає до понад 80 країн. З листопада 2007 року акції компанії торгуються на Варшавській фондовій біржі (WSE).

У 2018 – 2019 маркетинговому році компанія вперше експортувала 6,1 млн тонн зернових та 1,6 млн тонн соняшникової олії, що є абсолютним рекордом серед аграрних компаній України.

Всі передові практики управління закупівлями вивчаються під час унікальної комплексної програми “Закупівлі для керівників: стратегічний рівень”. Проходження програми дасть можливість на довгостроковій основі відбудовувати процедури компанії, переймаючи найефективніший досвід міжнародних і провідних локальних компаній.

Запрошуємо на україномовну програму "ЗАКУПІВЛІ ДЛЯ КЕРІВНИКІВ: СТРАТЕГІЧНИЙ РІВЕНЬ". СТАРТ У КВІТНІ 2020! ДОЛУЧАЙТЕСЯ