Здавалось би, закупівельником може бути кожний. Ну що складного в тому, щоб щось купити? Та реалії диктують протилежне. Закупівельник – це професія. І не з легких. Тільки уявіть: закупівельник потрібен знайти саме те, що потрібно клієнтові (а спершу – й вірно зрозуміти, що ж саме, тому ще й треба розбиратися в предметі) за оптимальною ціною, з доставкою у певний термін і у конкретне місце. Від кількості змінних може піти обертом голова.

І найбільше вимог ставиться до керівників департаментів закупівель та Procurement директорів, від яких очікують не просто отримати товар чи послугу за найнижчими цінами, а налагодити ефективний операційний процес та перейти від просто торгів за цінами до вирощування своїх постачальників. Світ закупівель трансформується – і трансформуються підходи. І, особливо, керівникам потрібно встигати слідкувати за змінами та вміло адаптувати найкращі світові практики.

Де професійно удосконалити знання в  Україні та навчитися впроваджувати найкращу міжнародну експертизу? Тільки в одному місці – на платформі House of Knowledge, яка представляє програми Chartered Institute of Procurement and Supply в Україні. CIPS – це найбільше у світі професійне співтовариство, що здійснює сертифіковане навчання у галузі закупівель та управління ланцюгами поставок.

Програма Diploma in Procurement & Supply охоплює весь цикл закупівель – від організації процесу та його планування до оцінки роботи постачальників після виконання контрактів, і дає розуміння цілісного системного підходу до ефективного управління закупівлями.

Що таке специфікації, навіщо вони потрібні та як зробити їх

Ділимося з вами тезами лекції тьютора програми Diploma in Procurement & Supply в Україні –  Олексія Зорина, яку було проведено в рамках відкритого уроку CIPS в кампусі House of Knowledge.

Олексій Зорин – програмний менеджер UKRSIBBANK BNP Paribas Group, що має 12-річний досвід координації закупівель в міжнародних корпораціях.

Досвід Олексія показує, що у більшості українських компаній відділ закупівель виконує транзакційну функцію і підключається до процесу, коли треба замовляти сировину і компоненти або послуги. Та більш сучасні та ефективні підходи вимагають раннього залучення відділу закупівель, ще на етапі створення специфікації, якій він і присвятив свій виступ.

Щоб перейти до обговорення специфікацій, треба зрозуміти їх роль у закупівлях. Для цього Олексій розібрав разом із присутніми повний цикл закупівель:

• Визначення потреби. Створення заявки на закупівлю від внутрішнього замовника чи складання списку товарів/послуг, в яких виникла потреба;
• Формування специфікацій. Визначення конкретних задач, які має виконувати товар/послуга. Для цього іноді недостатньо спілкування закупівельника з внутрішнім замовником. Іноді останньому треба поспілкуватися з потенційними постачальниками, щоб остаточно зрозуміти, що саме йому потрібно;
• Розробка договору;
• Пошук постачальника. Сформувавши розуміння потреби, закупівельник вивчає ринок постачальників, що пропонують потрібний товар/послугу та вивчають їхні пропозиції;
• Оцінка постачальників;
• Оголошення тендеру. Потенційним постачальникам надсилаються запити на надання комерційної пропозиції або запрошення до участі у тендері;
• Оцінка пропозицій та вибір постачальника;
• Проведення переговорів. Закупівельник домовляється з постачальником про оптимальні умови співпраці;
• Підписання контракту;
• Підписання контракту.

Такий деталізований опис процесу закупівель дозволив побачити, що без специфікації здійснити якісні закупівлі надзвичайно важно. Цей деталізований опис того, що саме треба закупити, дозволяє на ранніх етапах відсікти все зайве і обрати саме те, що потрібно.

Специфікація є тим інструментом, за допомогою якого визначаються вимоги до продукту/послуги. Ці вимоги потім чітко комунікуються потенційним постачальникам. А поставка зрештою перевіряється на відповідність затребуваному за рядом визначених у специфікації для даного конкретного випадку критеріїв.

Види специфікацій

Глобально специфікації можна розділити на два види: специфікація про відповідність та специфікація робочих характеристик.

У першій з них покупець чітко вказує складові елементи товару чи послуги. Такий технічний опис може бути представлений схематично, у вигляді креслення, формули, рецепта з інгредієнтами або навіть мати у складі тестовий зразок тощо. При цьому постачальнику не обов’язково знати, які функції буде здійснювати придбаний товар. Головне, щоб, користуючись цим документом, він зміг надати товар, що повністю відповідатиме наданому покупцем технічному опису.

Друга специфікація надає постачальнику інформацію щодо очікувань покупця від товару з точки зору функцій, які він має бути здатен виконувати, його продуктивності, результатів, яких від нього хочуть отримувати під час використання. Іншими словами, це певний набір еталонних характеристик, яким має відповідати товар/послуга, що мають бути закуплені. Важливо підкреслити, що в даному випадку постачальник має певну гнучкість стосовно пропонованих ним позицій, які мають бути здатні задовольнити очікування покупця.

Переваги та недоліки специфікацій

Використання специфікацій може бути і корисним, і потенційно створювати складнощі. Щоб управляти всіма пов’язаними ризиками, розглянемо плюс і мінуси цього інструменту.

Як наголошує Олексій Зорін, якщо закупівля здійснюється у більш ніж одного постачальника, специфікація може зіграти ключову роль у забезпеченні придбання уніфікованих закупівельних позицій. Крім того, кожну з них можна буде перевірити на відповідність сформульованим в описі продукту/послуги критеріям якості та прийнятності. А на випадок виникнення спору специфікація стане незаперечним доказом того, що саме замовляв покупець.

З недоліків, пов’язаних із розробкою та використанням специфікації, лектор зазначив тривалість та фінансову затратність процесу, надто буквальне сприйняття документу постачальниками, більш значні витрати на проведення інспекції та контролю якості за наявності складних специфікацій та потенційно пред’явлення надмірних вимог до технічних характеристик може призвести до підвищення ціни на товар/послугу.