Штучний інтелект (ШІ) вже давно вийшов за межі технологічних конференцій і став важливим інструментом для бізнесу. Він здатен значно змінювати процеси в закупівлях, особливо в переговорах між покупцями та постачальниками. Однак не всі компанії повною мірою використовують потенціал цієї технології.

Щоб отримати реальні переваги, важливо зрозуміти, як ШІ працює на практиці, і як він може допомогти закупівельникам та спеціалістам у сфері постачання у створенні стійких партнерських відносин. Ми вже розглядали тему ШІ в закупівлях в цілому, в даній статі сфокусуємося на його застосуванні в переговорному процесі.

Колаборативний та конкурентний підходи в переговорах за допомогою ШІ

Дослідження, проведене університетом Маастрихта, показало, як різні підходи можуть змінювати переговорний процес. Основні стратегії, які використовуються в переговорах за допомогою ШІ — це конкурентний та колаборативний підходи.

• Конкурентний підхід застосовується, коли компанія хоче швидко досягти економічних вигод, таких як знижки або кращі умови платежу. Однак при такому підході вигоди досягаються за рахунок постачальника, що може погіршити відносини та знизити довіру з обох сторін.  Це підходить для нестратегічних закупівель, де важливіше скоротити витрати, ніж зберігати довгострокові відносини.

• Колаборативний підхід орієнтований на побудову довгострокових відносин, де ШІ допомагає знаходити рішення, вигідні для обох сторін. ШІ, у цьому випадку, не лише шукає найкращі умови для покупця, але і враховує інтереси постачальника. Це може включати спільні інвестиції в розвиток, довготривалі контракти або інші форми співпраці, які забезпечують стабільність для обох сторін. Колаборативний підхід дозволяє створювати більш стійкі партнерства, що особливо важливо для стратегічних закупівель та категорійного менеджементу.

Заглибимося трохи в тему, що на практиці являють собою ці два підходи для закупівельників та що потрібно, щоб налаштувати ШІ на колаборативний підхід та щоб він став активним агентом стратегії співпраці з постачальниками. В сьогоднішніх умовах колаборативний підхід може бути реалізовано в основному великими компаніями, які володіють значними ресурсами та мають відповідні потреби. Але й для компаній меншого масштабу доступні різні рішення для оптимізації переговорного процесу завдяки технологіям.

Приклад колаборативного підходу

Уявімо ситуацію, коли компанія укладає контракт на постачання сировини для виробництва. Замість того, щоб просто домогтися знижки, компанія може залучити постачальника до вирішення спільних проблем — наприклад, зниження витрат на транспортування чи поліпшення якості продукції. У такому випадку ШІ аналізує можливі варіанти та надає рекомендації щодо того, як адаптувати умови контракту, щоб обидві сторони отримали вигоду.

ШІ тут не просто підраховує вигоди для покупця, а також допомагає знайти рішення для стабільних та взаємовигідних відносин, що підвищує довіру між сторонами. Такий підхід також дозволяє зберігати баланс між короткостроковими вигодами і довгостроковими стратегіями.

Як налаштувати ШІ на колаборативний підхід

Щоб ШІ працював на колаборативній хвилі, необхідно налаштувати його алгоритми таким чином, щоб вони враховували не лише економічні вигоди, а й довгострокову вигоду для обох сторін.

Ось кілька етапів налаштування:

Яким компаніям підходить колаборативний підхід ШІ?

Колаборативний підхід і налаштування ШІ на довгострокові відносини ідеально підходять для великих компаній, що займаються стратегічними закупівлями, де важливо не лише досягти знижки, але й вибудовувати стабільні партнерства з постачальниками. Це може бути корисним для організацій, які працюють з критичними постачаннями або мають великі мережі постачальників, де довгострокова співпраця важлива для безперервного розвитку бізнесу.

Для менших компаній або тих, хто займається нестратегічними закупівлями, можна застосовувати більш прості варіанти ШІ, що орієнтовані на конкурентні переговори. Для них підходять боти, які допомагають автоматизувати базові процеси, такі як отримання цінових пропозицій або погодження умов угод.

Які боти можна створювати для закупівель: від безкоштовних до платних

Налаштування ШІ для ведення колаборативних переговорів може зайняти від кількох місяців до року залежно від складності системи, кількості інтеграцій з іншими внутрішніми системами та специфіки бізнесу. Великі компанії, такі як Walmart, почали інтегрувати подібні технології вже кілька років тому. Зокрема,  Walmart використовує ШІ на основі Pactum для автоматизації малозначних переговорів, завдяки цьому вони отримали значну економію (до 3% на малозначних витратах, що є суттєвим результатом для великої компанії.). Однак для стратегічних закупівель вони продовжують використовувати людські ресурси для підтримки гнучкості та адаптивності переговорів.

Щоб максимально використовувати потенціал ШІ, компанії можуть створювати різні типи чат-ботів для переговорів, залежно від категорії закупівель. Наводимо декілька прикладів:

1. Безкоштовні боти: Існують прості боти, які можна налаштувати для автоматизації базових завдань — таких як звичайні закупівлі, автоматичні запити на ціни або попереднє узгодження термінів постачання. Наприклад, Google Dialogflow дозволяє створювати чат-ботів для базових сценаріїв безкоштовно.
2. Платні рішення: Для більш складних задач, таких як стратегічні закупівлі або ведення переговорів за допомогою колаборативного підходу, компанії можуть використовувати більш розвинені платформи, які пропонують більш точну настройку та глибший аналіз. Наприклад, Pactum або Zelros використовують ШІ для оптимізації переговорів та досягнення взаємовигідних умов, зокрема для великих корпорацій.
3. Платформи для інтеграції з ERP системами: Такі рішення, як ChatGPT або IBM Watson, дозволяють інтегрувати ШІ в існуючі системи компанії, забезпечуючи більш високий рівень автоматизації та персоналізації переговорів. Вони допомагають як у стратегічних, так і в нестратегічних закупівлях.

Малий бізнес може розпочати з простих ботів на базових платформах, таких як Google Dialogflow чи Microsoft Bot Framework, що дозволяють автоматизувати рутинні завдання за доступними цінами. Такі системи дозволяють за короткий час налаштувати базові функції, що забезпечують автоматизацію процесу збору даних та попереднього погодження умов угод.

Підсумок

Колаборативний підхід, який застосовується в переговорах з допомогою ШІ, є перспективним напрямком, що дозволяє створити довгострокові партнерства та взаємовигідні умови для обох сторін. Однак налаштування таких систем вимагає часу та ресурсів, і найкраще вони підходять для великих компаній із складними потребами в управлінні постачаннями.

Для менших бізнесів є можливість застосовувати менш складні варіанти ШІ, що автоматизують рутинні задачі та забезпечують економічні вигоди на рівні базових переговорів.

Важливо пам’ятати, що хоча ШІ може оптимізувати багато аспектів процесу, він не замінює людський фактор у складних і довгострокових угодах. І також важливо інтегрувати ці технології в рамках міжнародних стандартів організації функції закупівель, щоб забезпечити найкращі результати для вашої компанії.

Чому важливо інтегрувати міжнародні стандарти у ваші закупівельні процеси?

Якщо ви хочете максимально ефективно використовувати новітні технології, такі як ШІ, варто звернути увагу на стандарти, які вже давно зарекомендували себе у міжнародній практиці. Одним із таких стандартів є програма Diploma in Procurement & Supply від Chartered Institute of Procurement & Supply в Україні, яка надає можливість вивчити всі етапи закупівельного процесу та інтегрувати їх з найкращими світовими практиками.

Навчання за програмою CIPS дозволяє ще протягом навчання застосувати міжнародні стандарти для покращення всього циклу закупівель — від стратегії до управління постачальниками. Після освоєння таких знань ви зможете адаптувати новітні технології та підходи до своїх процесів і забезпечити максимальний результат.

Долучайтеся до нашої сторінки Facebook, щоб першими дізнаватися про вебінари та події для закупівельників!