У сучасних умовах стрімких змін у бізнес-середовищі категорійний менеджмент у закупівлях стає важливим інструментом для підвищення ефективності та конкурентоспроможності. Проте багато українських компаній досі сприймають його як транзакційну або адміністративну функцію, що не дозволяє розкрити його трансформаційний потенціал.

Важливість стратегічного категорійного менеджменту

Категорійний менеджмент передбачає структурований підхід до сегментації витрат на закупівлі за категоріями, що враховують динаміку ринку та потреби організації. Коли цей підхід реалізується стратегічно, він дозволяє:

• Зменшувати ризики: Інтеграція оцінки ризиків у процес прийняття рішень у закупівлях забезпечує стійкість до ринкових коливань і перебоїв у ланцюжку постачання.
• Стимулювати інновації: Співпраця з постачальниками сприяє впровадженню інновацій, що дозволяє компаніям адаптуватися до змін ринку.
• Синхронізувати з бізнес-цілями: Стратегічні закупівлі підтримують ширші цілі організації, від оптимізації витрат до впровадження екологічних ініціатив.

Ці переваги особливо актуальні для українського ринку, де економічні виклики та глобальні перебої у ланцюгах постачання вимагають проактивного підходу. Дуже важливо при цьому вміти відрізняти категорійний менеджмент та стратегічний сорсинг.

Що таке категорії та як їх визначати

Категорії у закупівлях — це групи товарів, послуг або робіт, що мають спільні характеристики або обслуговують схожі потреби бізнесу. Наприклад, для компанії середнього розміру у сфері харчової промисловості категорії можуть включати:

• Сировина та інгредієнти: Борошно, цукор, молочні продукти, спеції.
• Пакувальні матеріали: Картонні коробки, пластикові упаковки, етикетки.
• Обладнання: Харчові змішувачі, печі, холодильні установки.
• Послуги: Логістика, технічне обслуговування, консалтинг.
• Непрямі закупівлі: Офісні матеріали, IT-обладнання, маркетингові послуги.

Щоб визначити категорії у вашій компанії, слід:

1. Аналізувати витрати: Розподіліть витрати за категоріями, використовуючи дані бухгалтерського обліку або ERP-систем.
2. Провести консультації: Залучіть внутрішніх стейкхолдерів для врахування їхніх потреб.
3. Визначити пріоритети: Оцініть категорії за впливом на бізнес та розпочніть з найважливіших.

Поширені помилки у категорійному менеджменті

Відповідно до звіту SAP, існують три ключові помилки, яких припускаються команди з закупівель у категорійному менеджменті:

• Спрощене сприйняття категорійного менеджменту як адміністративної функції: Багато компаній розглядають категорійний менеджмент лише як процес вибору постачальників і укладання угод. Такий вузький підхід обмежує його цінність. Наприклад, в аграрній компанії неправильна сегментація категорій може призвести до нестачі добрив або насіння в критичні періоди. Натомість, стратегічний підхід дозволяє визначати довгострокові потреби і забезпечувати стабільність постачання.

У харчовій промисловості, наприклад, відсутність чіткої категоризації може спричинити перебої у поставках сировини, що безпосередньо впливає на виробничий цикл.

• Ігнорування цифровізації: Відсутність сучасних аналітичних інструментів та цифрових платформ уповільнює процес прийняття рішень та знижує точність аналізу даних. В IT-компанії, яка закуповує програмне забезпечення та обладнання, недоліки в цифровізації можуть призводити до дублювання закупівель або недооцінки впливу витрат на бюджет. Впровадження цифрових рішень допомагає ефективно управляти даними та аналізувати витрати в реальному часі.

Використання ERP-систем допомагає прогнозувати обсяги закупівель сировини, уникати надлишків і контролювати витрати.

• Недооцінка розвитку талантів: Без інвестицій у розвиток компетенцій фахівців з категорійного менеджменту компанії ризикують втратити конкурентні переваги. Наприклад, уявімо аграрну компанію, яка не навчає своїх категорійних менеджерів прогнозувати ринкові коливання. Це може призвести до закупівлі зерна за завищеними цінами через відсутність розуміння ринку. Навчання на визнаних світових міжнародних програмах з закупівель та постачання допомагає налаштувати прозорий та ефективний процес закупівель, що охоплює не лише категорійний менеджмент, але й ширші аспекти управління закупівлями.

Адаптація світових практик для України

Для українських компаній впровадження міжнародних стандартів стає необхідністю. Міжнародні освітні програми з закупівель надають фахівцям інструменти та методології для вдосконалення категорійного менеджменту. Вони акцентують увагу на:

• Аналітичних навичках: Опанування даних для прогнозування та ухвалення рішень.
• Співпраці з постачальниками: Розбудова довгострокових партнерських відносин.
• Управлінні ризиками: Реагування прокьюременту на геополітичні виклики, фінансові та операційні зміни.

Що необхідно зробити для успішного впровадження категорійної стратегії

• Пріоритизація стратегії над транзакціями: Змінюйте уявлення про закупівлі як про стратегічний актив, який здатний створювати додаткову цінність і впливати на розвиток бізнесу. Детальніше про роль закупівель як стратегічного активу можна дізнатися у конспекті вебінару Юрія Костенка, тьютора програми CIPS на платформі House of Knowledge  “Як трансформувати закупівлі в стратегічний актив компанії”.

• Інвестиції в цифрові інструменти: Впроваджуйте платформи для автоматизації збору, аналізу та звітності. Сучасні рішення з використанням штучного інтелекту дозволяють глибше аналізувати дані, передбачати ризики та підвищувати ефективність процесів закупівель. Детальніше про роль штучного інтелекту в закупівлях можна дізнатися у статті “Штучний інтелект у закупівлях: виклики та упередження”.

• Розвиток талантів: Навчайте свої команди на визнаних світових міжнародних програмах, які допомагають розвивати ключові навички для ефективного управління закупівлями. Наприклад, володіння категорійним менеджментом можливе тільки за умови налагодження найефективнішого процесу закупівель. Детальніше про необхідні навички можна дізнатися у аналітичному матеріалі “В які навички спеціалістів з закупівель варто інвестувати”.

Категорійний менеджмент як драйвер змін

Стратегічний категорійний менеджмент — це не просто інструмент, а філософія, яка перетворює закупівлі на рушій успіху організації. Завдяки впровадженню найкращих світових практик українські компанії можуть розкрити потенціал своїх закупівель і досягти сталого розвитку.

Готові вивести функцію закупівель на новий рівень? Дізнайтеся більше про програму CIPS Diploma in Procurement & Supply та приєднуйтесь до спільноти фахівців, які змінюють правила гри в Україні! Долучайтеся у 2025!