Фахівці з закупівель, які традиційно вимірюють свою ефективність лише заощадженням, рано чи пізно зіткнуться з проблемою виснаження ресурсів постачальників і втрати мотивації до подальшої співпраці.

Постачальники не завжди можуть бути єдиним джерелом переваг, латаючи діри в балансі вашої компанії своїм фінансуванням.

☛ Сергій Довгаленко – директор із закупівель в АТ “Укрзалізниця”, ex-керівник відділу закупівель – управління закупками та постачанням корпоративних послуг в Etihad Airways. Учасник та спікер Клубу Закупівельників України, Щорічної Конференції Клубу Закупівельників, член СIPS

☛ Статтю підготовлено для міжнародного професійного видання Supply Management від СIPS (Платформа House of Knowledge надає можливість отримати диплом Королівського інституту з закупівель та постачання в Україні. Дізнайтеся більше >>)

Можливо, саме тому з’явилася концепція стратегічного сорсингу, що робить акцент на ранньому аналізі вимог до ведення переговорів з внутрішніми замовниками: про надмірні обсяги, переоцінені характеристики та завищені очікування. Ці переговори забирають набагато більше часу та виснажують нерви навіть більше за переговори з постачальниками – тут опонент, як правило, важкий і харизматичний, і може «шантажувати» відділ закупівель зривами в роботі, втратою доходу або шкодою для бренду. Закупівельникі повинні переконувати та маневрувати, використовуючи інструменти економіки, психології та внутрішньої політики.

Давайте вважати, що можливості стратегічного сорсингу у вашій компанії ефективно використовуються. Що ще можуть запропонувати закупівельники своїм компаніям з точки зору додаткової вартості від закупівель.

Лідери з закупівель беруть участь у розробці продукту, проводять глибокий аналіз ланцюга поставок, роблять аудит і оптимізують бізнес-моделі та виробничі процеси стратегічних постачальників тощо. Прочитайте «Disruptive procurement: Reinventing and Transforming Procurement Function» команди авторів AT Kearney, і ви зрозумієте наскільки далекий горизонт досконалості закупівель (procurement excellence).

8 способів створення закупівельної цінності

1. Ефективне використання зекономленого

Де щороку заощаджуються мільйони на закупівлях, про які заявляють? Зазвичай ніде. Облік і класифікація можуть бути невірними, а заощадження в майбутніх періодах змішуються з результатами поточного фінансового року. Величина економії може бути розрахована зачасту тільки в порівнянні з першою пропозицією постачальника. Моніторинг фактичного споживання порівняно з прогнозом RFx може бути відсутнім. Нарешті, заощадження можуть бути витрачені на незаплановані потреби – наявний бюджет потрібно використати повністю.

Краще ввести кілька основних принципів управління «зекономленим»:

• Економія оцінюється у порівнянні з бюджетом
• Для поточного фінансового року існує окремий сегмент зекономленого («готівкові» заощадження)
• Звітність затверджується фінансовим контролем
• Реалізація вигоди контролюється на основі фактичного споживання (а не прогнозів!)
• Підтверджена економія поточного фінансового року вираховуються з бюджету відповідного підрозділу

Таким чином досягається реальний ефект на фінансові показники компанії і, таким чином, здійснюється матеріалізація закупівель.

2. Інновації постачальників

Відносини з постачальниками надають унікальний ресурс – знання, досвід і креативність постачальників, які можна використовувати на благо вашої компанії, наприклад:

• Рекомендації щодо покращення якості та зниження витрат у ланцюжку поставок та в життєвому циклі продукції
• Синхронізація дорожніх карт між вашою компанією та постачальником, щоб їхні інновації негайно внесли свій вклад у ваш продукт
• Бізнес-консалтинг, який постачальники готові надати безкоштовно або за мінімальною ціною, щоб допомогти вашій компанії оптимізувати бізнес-модель, виробничий процес, маркетингову стратегію тощо

Адже постачальник, як ніхто інший, зацікавлений у вашому успіху.

3. Нові джерела доходу

Ваша база постачальників — це бонусний пул потенційних клієнтів. Швидше за все, вони споживають щось схоже на продукцію вашої компанії, і, можливо, обслуговуються вашими конкурентами. Звичайно, прив’язати постачальників до вашої продукції буде непросто, особливо якщо ваші конкуренти також є їхніми клієнтами. Але отримати хоча б частину бюджету постачальника цілком реально. Зобов’язання постачальника купувати продукцію вашої компанії має стати стандартним елементом стратегії переговорів. Загалом менталітет закупівельників має бути постійно налаштований не тільки на скорочення витрат, але й на отримання нових доходів.

Способи перетворення витрат у дохід є специфічними для компанії, ринку, галузі тощо, тому давайте наведемо лише кілька практичних прикладів з авіаційної промисловості:

• Аутсорсинг бортового журналу, що призвело до заміни вартості виробництва часткою доходу від реклами
• Переукладення угоди з туристичною агенцією для отримання частки доходу від видачі онлайн-візи пасажирам. Раніше всі доходи залишалися у агенції
• Різноманітні програми торгівлі з виробниками комп’ютерів і мобільних терміналів
• Продаж багаторазової або переробленої упаковки, повернення аксесуарів та певних витратних матеріалів в обмін на кредит-ноту
• Розпродаж постачальникам і персоналу бортових продуктів, що вийшли на зберігання (посуд, столові прилади, постільна білизна, ковдри тощо).
• Відкритий аукціон з продажу корпоративних транспортних засобів, які досягли максимального пробігу

4. Розвантаження балансу

Застаріле і несправне обладнання, не розміщені маркетингові матеріали, стенди з минулих виставок, матеріали зі старим брендом – все це тонни мертвої ваги і мільйони доларів на балансі компанії. Їх ідентифікація, сортування за зручністю використання, визначення балансової вартості, підготовка до продажу або утилізації – це неймовірно складний процес, з яким мало хто хоче мати справу. Управління закупівлями та постачанням мало б розвантажити баланс компанії, оптимізувати складські площі та пов’язані з ними витрати, отримати додатковий дохід за рахунок продажу потенційно корисних активів.

Фінансова вигода від цього процесу іноді перевищує традиційну економію на закупівлях.

5. Бартер

Ви можете обмінюватися будь-яким продуктом чи послугою, виробленими або спожитими вашою компанією, щоб виключити накладні витрати на продажі, розповсюдження чи маркетинг, і, головне, заощадити гроші. Ви можете збільшити клієнтську базу, розпродати мертві акції або зменшити безнадійні борги.

Ви також можете найняти спеціалізовані компанії, які пропонують, наприклад, авіаквитки, номери в готелях, рекламні засоби тощо в обмін на бартерну валюту.

Ви можете використовувати бартерний інструмент для залучення нових доходів і розвантаження балансу, як описано вище.

Які ключові навики Сhief Procurement Officer необхідно переосмислити та оновити для підсилення свого впливу >>

6. Маркетингове співробітництво

Будь-яка велика компанія має значні маркетингові активи, наприклад, сайт і соціальні мережі, регіональні офіси чи точки продажу, навіть автопарк. Ключовою складовою є клієнтура, ретельно вивчена та засекречена. Маркетингові активи можна пропонувати постачальникам для реклами, просування бренду та цільових кампаній в обмін на прибуток, знижки або подібні активи для просування власного бренду.

Наприклад, маючи великий автопарк, компанія може укласти договір з автовиробником і орендувати автомобілі своєї марки зі значною знижкою, оскільки вони будуть частиною маркетингової програми. В авіаційній галузі виробники готові платити авіакомпаніям за можливість подавати пасажирам свою продукцію (напої, закуски та косметику) або фірмові серветки та чашки. Ви можете створити спільний бренд невеликого аутсорсингового складу або продати назву станції метро, ​​стадіону чи літака – можливості маркетингової співпраці дійсно безмежні.

7. Привілейована закупівля

У всьому світі діють програми підтримки малих приватних підприємців, ветеранів війни, місцевих ремесел тощо, і це соціальний обов’язок не лише держави, а й великих компаній. Ви можете врахувати переваги при оцінці тендеру, наприклад, приділивши йому 10-20% комерційного рейтингу. Таким чином, ваша компанія реалізує свою соціальну відповідальність та покращить свій суспільний імідж.

Постачальники, які є клієнтами або маркетинговими партнерами вашої компанії і отримують значні доходи, також можуть отримати певні преференції. Безсумнівно, що ваші довгострокові стратегічні партнери мають користуватись певним визнанням на регулярних тендерах – головне, щоб це не базувалося на суб’єктивній оцінці внутрішнього замовника, а чітко відображалося в оцінці тендеру.

Які фактори забезпечують максимальну ефективність закупівель в компанії. Результати глобального дослідження 400 організацій >>

8. Додаткова мотивація персоналу

Закупівлі можуть надати додаткові інструменти для мотивації персоналу. Наприклад, знижки для корпоративних подорожей на авіаквитки та готелі можуть бути поширені на приватні подорожі персоналу компанії та членів їх сімей. Ваші постачальники можуть надавати пропозиції вашим співробітникам або створити тимчасовий пункт продажу у вашому офісі.

У деяких компаніях є розділи корпоративного сайту зі спеціальними пропозиціями від постачальників, видаються дисконтні картки. Програма знижок для персоналу зазначена в трудовому договорі, як одна з пільг, що надаються співробітникам.

Наведені вище приклади мають на меті продемонструвати, що закупівлі можуть додати цінність не лише шляхом традиційних переговорів про ціну. Збільшується дохід, покращується імідж компанії, зміцнюються стосунки з постачальниками, просувається бренд – все завдяки всебічному професіоналізму закупівельників.

→ Долучайтеся до Конференції Клубу Закупівельників, аби перейняти найкращий світовий досвід закупівель та сворення додаткової цінності >>