На черговій зустрічі Клубу Закупівельників, що відбулася восени 2022, професійні експерти з закупівель поділилися своїм досвідом оцінки постачальників та їх перевірки, обговорили критерії успіху оцінювання та типові помилки, яких варто уникати.
Спікери Клубу:
- Ігор Паливода, головний експерт з аналітики дирекції з ризиків та безпеки компанії “Смартхолдинг”
- Вікторія Себко, керівниця служби постачання Дивізіону виробничих активів компанії KERNEL, випускниця програми Сhartered Institute of Procurement & Supply (CIPS)
- Наталія Ковальова, керівниця торговельного майданчика Zakupki.Prom
Які ключові види оцінки постачальників існують?
- Оцінка ризику співпраці – виявлення потенційних ризиків ДО ухвалення рішення про
співробітництво/укладання угоди, визначення заходів для управління некритичними ризиками у разі
їх виявлення. Застосовується до всіх постачальників - Оцінка результатів співробітництва – за кожною проведеною угодою для всіх чинних контрагентів, на
на підставі оцінок формується рейтинг. - Проведення аудитів постачальників. Застосовується для ключових виробників матеріалів та обладнання. Включає:
❖ Заповнення анкети самооцінки
❖ Проведення виїзного аудиту, комісійну оцінку, рекомендації постачальнику щодо впровадження покращень
❖ Проведення повторного аудиту для оцінки виконання рекомендацій
На початку зустрічі Вікторія Себко розповіла, як проходить оцінювання постачальників відділом закупівель у KERNEL.
- На першому етапі відбору постачальників компанія застосовує кваліфікаційні, фінансові, технічні критерії, а також приймає рішення щодо необхідності виїзного аудиту.
- Наступний етап передбачає аналіз діяльності контрагента із визначенням питомої ваги критеріїв та періодичності оцінювання.
- Далі — рейтинг постачальників. Для цього застосовують:
- оцінку ризиків співпраці. За це відповідає служба економічної безпеки компанії KERNEL і передає інформацію відповідним підрозділам
- оцінку результатів співпраці
- проведення аудитів постачальників
Перед впровадженням системи оцінювання обов’язково потрібно отримати зворотний зв’язок від постачальників, а не створювати критерії лише з внутрішнім замовником. Адже у такому випадку не будуть враховані реальні потреби бізнесу.
Запрошуємо на програму для керівників функції закупівель Diploma in Procurement & Supply від СIPS.
Отримайте міжнародний диплом в Україні вже в 2022!
В компанії KERNEL власними силами створили автоматизовану систему бюджету та закупівель (Р2Р). Це допомогло налагодити процес оцінювання контрагентів. Бо якщо інформація про постачальника, що не виконав свої зобов’язання, не збережена у системі, компанія може знову зіштовхнутися з подібною ситуацією. Крім того, оцінювання контрагентів потрібно проводити не раз на рік чи квартал, а регулярно.
Критерії успіху системи оцінювання постачальників та контрагентів:
1. ініціатива повинна йти від керівника та внутрішнього замовника
2. простота та зрозумілість критеріїв оцінювання, часткова або повна автоматизація процесу
3. оцінювання одразу після завершення кожної угоди для отримання об’єктивних оцінок контрагентів.
За рік компанія KERNEL провела оцінку більше 1 тис. контрагентів та за результатами 75% постачальників повністю відповідають кваліфікаційним вимогам. Але якщо порівняти з підрядниками, які постачають роботи та послуги, то тут навпаки лише 37% повністю відповідають вимогам.
Ігор Паливода розповів про перевірку контрагентів у компанії “Смартхолдинг”. Якщо сума річного обороту з постачальником не перевищує 100 тис. грн, то він не потребує перевірки, це буде звичайна поставка за рахунком-фактурою. Все, що перевищує таку суму, потребує перевірки.
Для цього компанія “Смартхолдинг” використовує сервіс YouControl, де є скорингові оцінки. Угоди на 1-5 млн грн підлягають комплексному аналізу діяльності контрагента, а все що вище 5 млн грн — виїзній перевірці служби безпеки спільно з іншими підрозділами.
Наталія Ковальова розповіла про інструменти перевірки постачальників та замовників на майданчику Zakupki.Prom. А саме про інтеграцію з сервісом YouControl та користь пошуково-аналітичної системи 007, яка допомагає відслідковувати транзакції з держзамовниками. На майданчику є також система рейтингів, що дає можливість залишити відгук про співпрацю з контрагентом. Причому 90% відгуків про контрагентів — позитивні.
Наталія також розповіла про безкоштовний інструмент Clarity Project, який можна використовувати на майданчику Zakupki.Prom. Він дає можливість отримати аналітику постачальника та відстежити зв’язки компанії-контрагента.
На програмі CIPS професійні закупівельники навчаються формулювати критерії та стратегії по сорсингу постачальників, а також досліджують ключові процеси, які слід застосувати для аналізу потенційного постачальника згідно зі стандартами міжнародних організацій. Що вивчають закупівельники на міжнародній програмі з закупівель та постачання СIPS.
Хто має проводити аудит постачальників? Аудит може проводитися власне підприємством або незалежною організацією. Але при цьому компанія має завжди враховувати свої витрати при проведенні аудиту власними силами.
Навіщо проводити аудит постачальників?
Важливо розуміти, що після проведення аудиту підприємство-замовник чи покупець послуги/товарів:
- отримує уявлення про ситуацію, в якій знаходиться постачальник / підрядник
- цілеспрямовано вивчає слабкі сторони постачальників і може обговорити наявні проблеми
- формує чіткі вимоги до постачальника та досліджує здатність постачальника їх виконати
- аудит змушує системно підходити до оцінки постачальників
- результати аудиторських перевірок є основою для заходів розвитку постачальника.
Чергова зустріч Клубу Закупівельників підтвердила, що процес перевірки контрагентів потребує автоматизації, адже бізнес також трансформується із впровадженням нових технологій, тож ручні вибірки та списки залишаються в минулому. Також важливо переймати досвід міжнародних компаній в закупівлях та ланцюгах постачання, аби розвивати сферу закупівель в Україні. А це можливо завдяки системному навчанню.
Читайте також:
Від Сhief Procurement Officer до Сhief Executive Officer, або чому ваш СPO має стати наступним СEO
