Во время очередной встречи Клуба Закупщиков, которая состоялась осенью 2022, эксперты в закупках поделились своим опытом оценки поставщиков и проверки поставщиков, обсудили критерии успеха оценивания контрагентов и типичные ошибки, которых следует избегать в данном вопросе.
Спикеры Клуба:
- Игорь Паливода, главный эксперт по аналитике дирекции по рискам и безопасности компании “Смартхолдинг”
- Виктория Себко, руководитель службы поставок Дивизиона производственных активов компании KERNEL, выпускница программы Сhartered Institute of Procurement & Supply (CIPS)
- Наталия Ковалева, руководитель торговой площадки Zakupki.Prom
Какие ключевые виды оценки поставщиков существуют?
- Оценка риска сотрудничества – выявление потенциальных рисков ДО утверждения решения о сотрудничестве / подписания контракта, определение мер для управления некритичными рисками в случае их выявления. Применяется ко всем поставщикам.
- Оценка результатов сотрудничества — по каждому реализованному соглашению для всех действующих контрагентов на основе оценок формируется рейтинг.
- Проведение аудитов поставщиков. Применяется для ключевых производителей материалов и оборудования. Включает:
❖ Заполнение анкеты самооценки
❖ Проведение выездного аудита, рекомендации поставщику относительно внедрения улучшений
❖ Проведение повторного аудита для оценки выполнения рекомендаций.
В начале встречи Виктория Себко рассказала, как проходит оценивание поставщиков отделом закупок в KERNEL.
- На первом этапе отбора поставщиков компания использует квалификационные, финансовые, технические критерии, а также принимает решение относительно необходимости выездного аудита.
- Следующий этап предполагает анализ деятельности контрагента с определением удельного веса критериев и периодичности оценивания.
- Далее — рейтинг поставщиков. Для него применяют:
- оценку рисков сотрудничества. За это отвечает служба экономической безопасности компанії KERNEL и передает информацию соответствующим подразделениям
- оценку результатов сотрудничества
- проведение аудитов поставщиков
До внедрения системы оценивания обязательно нужно получить обратную связь от поставщиков, а не создавать критерии только с внутренним заказчиком. Потому что в таком случае не будут учтены реальные потребности бизнеса.
Приглашаем на программу для руководителей функции закупок Diploma in Procurement & Supply от СIPS.
Получите международный диплом в Украине уже в 2022!
В компании KERNEL собственными силами создали автоматизированную систему бюджета и закупок (Р2Р). Это помогло наладить процесс проверки контрагентов. Так как если информация про поставщика, который не выполнил обязательства, не сохранена в системе, компании может снова столкнуться с подобной ситуацией. Кроме того, оценивание контрагентов нужно проводить не раз в году или квартал, а регулярно.
Критерии успеха системы оценивания поставщиков и контрагентов:
1. инициатива должна идти от руководителя по закупкам и внутреннего заказчика
2. простота и понятность критериев оценивания контрагентов, частичная или полная автоматизация процесса
3. оценивание сразу после завершения каждого соглашения для получения объективных оценок контрагентов.
За год компания KERNEL провела оценку более 1 тыс. контрагентов и по результатам 75% поставщиков полностью соответствуют квалификационным требованиям. Но если сравнить с подрядчиками, которые поставляют работы и услуги, то здесь наоборот только 37% полностью соответствуют требованиям.
Игорь Паливода рассказал про проверку контрагентов в “Смартхолдинг”. Если сумма годового оборота с подрядчиком не превышает 100 тыс грн, то он не требует проверки. Это будет обычная поставка за счетом-фактурой. Все, что превышает эту сумму, требует проверки.
Для этого компания “Смартхолдинг” использует сервис YouControl, где есть скоринговые оценки. Контракты на 1-5 млн грн подлежат комплексному анализу деятельности контрагента, а все, что выше 5 млн грн — выездной проверке службы безопасности совместно с другими подразделениями
Наталия Ковалева рассказала про инструменты проверки поставщиков и заказчиков на площадке Zakupki.Prom. А именно про интеграцию с сервисом YouControl и про пользу поисково-аналитической системы 007, которая помогает отслеживать транзакции с госзаказчиками. На площадке также есть система рейтингов, что дает возможность оставлять отзыв про сотрудничество с контрагентом. При этом 90% отзывов про подрядчиков — позитивные.
Наталия также рассказала про бесплатный инструмент Clarity Project для Zakupki.Prom. Он дает возможность получить аналитику поставщика и отслеживать связи компании-контрагента.
На программе CIPS профессиональные закупщики учатся формулировать критерии и стратегии сорсинга поставщиков, а также исследуют ключевые процессы, которые следует применять для анализа потенциального поставщика в соответствии со стандартами международных организаций. Что изучают закупщики на международной программе по закупкам и поставкам от СIPS.
Кто должен проводить аудит поставщика? Аудит может проводиться собственно предприятием-заказчиком или независимой организацией. Но при этом компания всегда должна учитывать свои затраты при проведении аудита собственными силами.
Зачем проводить аудит поставщиков?
Важно понимать, что после проведения аудита предприятие — заказчик или покупатель услуги/товаров:
- получает представление о состоянии, в котором находится поставщик / подрядчик
- целенаправленно изучает слабые стороны поставщиков и может обсудить существующие проблемы
- формирует четкие требования к поставщиком и исследует возможность поставщика их выполнить
- аудит заставляет системно подходить к оценке поставщика
- результаты аудиторских проверок являются основной для мероприятий по развитию поставщика
Вывод: очередная встреча Клуба Закупщиков подтвердила, что процесс проверки контрагентов требует автоматизиации, так как бизнес также трансформируется с внедренимем новых технологий, то есть ручные выборки и списки остаются в прошлом. Также важно перенимать опыт в закупках и поставках международных компаний, чтобы развивать сферу закупок в Украине. А это возможно только благодаря системному обучению.
