10 правил управління запасами та їх наявністю. Рекомендації для менеджерів з закупівель та управління ланцюгами поставок.

Як управляти стоками закупівельникам. Рекомендації.

За останні роки підприємства зіткнулися з безпрецедентними проблемами в ланцюгу поставок. Спочатку з’явився Covid-19, слідом за яким почався дефіцит контейнерів, а тепер постійний брак сировини за завищеними цінами.  Кожна затримка негативно вплинула на наявність запасів, що призвело до незадоволеності клієнтів та надзвичайного напруження серед команд закупівельників та менеджерів з постачання.

Незважаючи на те, що немає рішення в стилі “срібної кулі”, ця стаття пропонує 10 способів, які можуть допомогти вашому бізнесу вирішити проблеми наявності запасів у часи нестачі. 

Ця стаття доступна також англійською та російською мовами.

Як управляти запасами. 10 рекомендацій для менеджерів з закупівель та постачання:

  1. Будьте надзвичайно привітними з постачальниками

  2. Відстежуйте ризик вичерпання запасів, ключових для ваших KPI

  3. Покращіть своє прогнозування

  4.  Не враховуйте товари з затримками в прогнозах

  5. Визначте пріоритетність “правильного” запасу

  6. Розумно розподіляйте складські запаси

  7. Налаштуйте порядок перерозрахунків для гнучкого терміну виконання поставок

  8. Урізноманітніть мережу постачальників

  9. Оптимізуйте доставку

  10. Дозвольте автоматизованим системам робити обчислення

1. Будьте надзвичайно привітними з постачальниками

Оскільки зараз усі борються за запаси (включаючи ваших конкурентів), як ніколи важливо налагодити та розвивати міцні стосунки зі своїми постачальниками.

Допоможіть своїм постачальникам допомогти вам. Чим більше інформації ви можете надати їм про ваші вимоги щодо майбутнього замовлення, тим краще. Тоді ви можете регулярно, відкрито і чесно обговорювати поточні та майбутні ризики постачання.

Почніть зі створення та обміну місячним розкладом замовлень. Це прогноз попиту на основі вашого прогнозу продажів/виробництва, який дає чітке уявлення про те, які запаси вам потрібні і коли. Озброєні цією інформацією, обидві сторони несуть відповідальність за те, чи можна виправдати ці очікування, а якщо ні, то чого можна досягнути.

2. Відстежуйте ризик вичерпування запасів, ключових для ваших KPI

Коли у вас проблеми з постачанням, ви повинні знати, які запаси найбільше «ризикують» закінчитися, коли вони, швидше за все, закінчаться, і скільки вам, ймовірно, будете бракувати.

Якщо у вас є така важлива інформація, ви можете скласти план, який допоможе компенсувати нестачу та розумно розподілити залишки.

Створіть таблицю на основі ваших запасів, у яких є ризик нестачі, такий собі run-out sheet. Заповніть та внесіть інформацію, використовуючи дані про поточні рівні запасів, позиції на замовлення / в дорозі, прогнози попиту та терміни виконання. Тоді можна пропрацювати інформацію:

  • Скільки днів у запасі у вас ще залишилося до закінчення
  • Загальна кількість днів, протягом яких їх не буде в наявності (і найдовший період, якщо потрібно)
  • Загальна кількість одиниць, які у вас будуть на складі (і найбільша кількість, якщо потрібно)

Однак такі розрахунки корисні лише в тому випадку, якщо у вас є точні дані про ваші поточні запаси та точні прогнози.

Якщо попит послідовний, ці розрахунки можна проводити раз на тиждень, а може й рідше. При більш динамічному попиті оновлювати інформацію потрібно якомога частіше.

Хоча цей процес звучить як дуже трудомісткий, ви можете зосередитись на найважливіших чи прибуткових речах. Мета полягає в тому, щоб допомогти вашому відділу постачання та закупівель розуміти ваші майбутні складні виклики та скласти план для усунення проблем.

3. Покращіть своє прогнозування

Хоча прогнозувати зараз надзвичайно складно, важливо отримати максимально точні розрахунки. Перший спосіб допомогти покращити наявність запасів – це зрозуміти, які запаси потрібні в першу чергу. Під час прогнозування завжди пам’ятайте:

  • Базуйте прогнози на відповідний історичний період продажів/виробництва, подібний до теперішнього (для більшості це буде період зростання), і використовуйте це як базовий прогноз, а не дані за 2019 чи 2020 рік.
  • Зверніть увагу на товарні запаси, на які є виражена динаміка попиту (зростання або падіння протягом тривалого періоду часу) або з сезонним попитом (річні піки та спади) та відповідно коригуйте прогнози.
  • Якісні дані про попит дуже важливі, коли ринки змінюються різкими темпами. Найактуальніша інформація, яку ви можете отримати, з’являється від вашої команди з продажів, клієнтів та галузевих торгових органів.
  • Переконайтеся, що ваші відділи закупівель та продажу/виробництва регулярно спілкуються. Водночас, для точного замовлення необхідний проактивний діалог зі стейкхолдерами та основними клієнтами щодо майбутніх вимог.

4. Не враховуйте товари з затримками в прогнозах

Протягом останніх 6-12 місяців ви, швидше за все, переживали періоди, коли товарів не було на складі. Переконайтеся, що ваші товари, які залежать від поставок з затримками, відповідно враховані в прогнозах, інакше вони вплинуть некоректно на загальні показники.

Позначте періоди “без продажу/виробництва” для виключення з прогнозів або навіть краще, зробіть припущення щодо втраченого обсягу та додайте це до прогнозу.

CIPS Europe

5. Визначте пріоритетність “правильного” запасу

Ми припустимо, що у вашому бізнесі є система програмного забезпечення для управління запасами, наприклад, планування ресурсів підприємства (ERP) або система управління складом (WMS). Сподіваємось, вона надає точні дані в режимі реального часу, оскільки це є основою для покращення наявності запасів.

Однак, хоча такі системи допомагають вам керувати та поповнювати свій інвентар, вони рідко бувають досить інтуїтивно зрозумілими, щоб забезпечити вам оптимальний рівень потрібних деталей.

Тому важливо, щоб ви проводили власний аналіз, щоб визначити найважливіші для бізнесу позиції запасів і пріоритезувати управління запасами, наприклад, частіше перевіряти прогнози, рівень запасів та терміни використання.

Простий спосіб зробити це – використовувати аналіз ABC. Він часто використовується для класифікації товарних запасів на основі їх вартості продажу: наприклад кількості продажів при x ціні за одиницю. Товари “А” мають найвищу вартість продажу, тому вони мають пріоритет над позиціями “В” та “С”.

Для більш точного зображення деякі експерти також вказують кількість продажів товару. Це допомагає запобігти надмірному запасу відносно цінних товарів, що повільно обертаються, і гарантує, що малоцінні товари з регулярними розпродажами визначаються як такі, які варто відстежувати.

Запаси також можна класифікувати на основі інших критеріїв, “критичних для бізнесу”, включаючи “ризик вичерпання”, “невизначеність постачання” або “важливість для виробництва”.

6. Розумно розподіляйте складські запаси

Коли припиняється постачання запасів, важливо бути розумнішим у їх розподілі та оптимально використовувати кожен товар у вашому ланцюгу поставок. Існує кілька способів зробити це:

  • Якщо ви торгуєте в кількох місцях чи каналах, двічі перевірте наявність надлишкових запасів на складах, де попит низький, і перемістіть його туди, де продажі більш активні.
  • Будьте «прицільно чіткими» при розподілі залишків на регіональних відділеннях чи каналах. Люди часто просять більше запасів, ніж їх прогноз, тому у них є таке «додаткове покриття».  Але переміщення чогось в більшій кількості, ніж потрібно, ризикує призвести до перекосу, залишивши ваш центральний склад без необхідного товару, наприклад, при надмірних залишках на регіональних складах.
  • Зрозумійте свої обмеження щодо запасів (використовуючи звіт run-out sheet), а потім вирішіть, що робити з тим, що вам залишилося. Це може включати продаж чи поставку цього товару клієнтам, які пропонують найбільшу націнку, або тим, хто замовляє найбільші обсяги. Як завжди, переконайтеся, що ви комунікуєте про такі плани впродовж усього ланцюга постачання.
  • Якщо можливо, централізуйте замовлення та рішення щодо запасів. Якщо це не є оперативно життєздатним, переконайтеся, що всі дотримуються однакових “правил поповнення” та передають інформацію до центральної бази даних. Це полегшить розуміння вимог до товарів чи деталей у вашому бізнесі в цілому.

7. Налаштуйте порядок перерозрахунків для товарів з нестабільним сроком постачання

Наразі надзвичайно важливо уважно стежити за термінами виконання та періодом завершення угоди, тобто постачання, щоб зменшити їх вплив на виконання .

По можливості, слід відстежувати фактичні терміни виконання та вживати заходів, коли вони починають відхилятися від очікувань. Це може включати збільшення запасів товарів, скорочення циклів замовлень для зменшення ризиків, пов’язаних із затримкою великої партії, та зміну постачальників.

Деякі системи управління запасами мають функціонал для врахування часу, що необхідний постачальнику, для розрахунку термінів повторного замовлення. Якщо дозволяють ресурси, їх слід оновлювати вручну якомога частіше – особливо, якщо це стосується критично важливих для бізнесу напрямків.

8. Урізноманітніть мережу постачальників

Багато компаній усвідомлюють, що настав час «підстрахуватися» і замовляти необхідні деталі чи товари у більш ніж одного постачальника. Дуже важливо вміти правильно формулювати специфікації для закупівель.

Якщо у вас широка база постачальників, вам потрібно постійно переглядати її, щоб переконатися, що ви отримуєте найкращі пропозиції. Постачальників слід порівнювати на основі критеріїв, важливих для ваших потреб у закупівлях. Це можуть бути їх терміни виконання, ціни за одиницю та/або мінімальна кількість замовлень (MOQ).

9. Оптимізуйте доставку

Якщо ви імпортуєте товари, вам потрібно врахувати вартість поставки кожної (дорогої) партії.

Не дозволяйте постачальникам доставляти наполовину повний контейнер, наприклад. Не дозволяйте їм наповнювати контейнери замовленнями, які не є критичними для вашого виробничого бізнесу чи сервісної компанії. Перевірте, чи кожна партія відображає потреби вашого прогнозу.

Крім того, якщо ви маєте справу з меншими місцевими поставками, швидше за все, у вас є мінімальні значення замовлення або кількості, щоб уникнути оплати перевезення. Незважаючи на це, все ще важливо забезпечити, щоб замовлення включали лише товари, зазначені у прогнозах продажів/виробництва. В іншому випадку ви просто заповнюєте свій склад і вкладаєте ваші гроші в складські запаси, без яких ваш бізнес може обійтися.

CIPS qualification. Получить диплом.

10. Дозвольте автоматизованим системам робити обчислення

Інвестиції в технології мають вирішальне значення, щоб допомогти вам керувати вашим ланцюгом поставок у періоди серйозних збоїв. Це також триматиме вас на крок попереду конкурентів, під час переходу до нової торгівельної ери.

Автоматизовані системи будуть:

  • Забезпечувати спритність та контроль, щоб керувати рухомими частинами у ланцюжку поставок та діяти швидко та рішуче.
  • Автоматизовувати щоденні ручні завдання, звільняти час для спілкування з клієнтами, а ви будете керувати очікуваннями ваших замовників та вирішувати їх проблеми.
  • Забезпечувати прозорість даних та покращать їх точність, щоб рішення можна було приймати на основі фактів, а не “здогадок”.

Оригинал статті розміщено у виданні СIPS – Supply Management.

Меню