За последние годы предприятия столкнулись с беспрецедентными проблемами в поставках. Сначала появился Covid-19, вслед за которым начался дефицит контейнеров, а теперь постоянная нехватка сырья по завышенным ценам. Каждая задержка негативно повлияла на наличие запасов, что привело к недовольству клиентов и чрезвычайному напряжению среди команд закупщиков и менеджеров по снабжению.

Несмотря на то, что нет решения в стиле «серебряной пули», эта статья предлагает 10 способов, которые могут помочь вашему бизнесу разобраться с проблемами наличия запасов во времена нехватки.

Эта статья доступна также на украинском и английском языках.

Как управлять запасами. 10 рекомендаций для менеджеров по закупкам и поставкам:

1. Будьте очень приветливыми с поставщиками

2. Отслеживайте риск исчерпывания запасов, ключевых для ваших KPI

3. Улучшите свое прогнозирование

4. Не учитывайте товары с задержками в прогнозах

5. Определите приоритетность «правильного» запаса

6. Разумно распределяйте складские запасы

7. Настройте порядок перерасчета для поставок с гибкими сроками

8. Расширьте сеть поставщиков

9. Оптимизируйте доставку

10. Позвольте автоматизированным системам производить вычисления

Поскольку сейчас все борются за запасы (включая ваших конкурентов), как никогда важно наладить и развивать прочные отношения со своими поставщиками.

Помогите своим поставщикам помочь вам. Чем больше информации вы можете предоставить им о ваших требованиях относительно будущего заказа, тем лучше. Тогда вы можете регулярно, открыто и честно обсуждать текущие и будущие риски снабжения.

Начните с создания и обмена месячным расписанием заказов. Это прогноз спроса на основе вашего прогноза продаж / производства, который дает представление о том, какие запасы вам нужны и когда. Вооруженные этой информацией, обе стороны несут ответственность за то, можно ли оправдать эти ожидания, а если нет, то чего можно достичь.

Когда у вас проблемы с поставками, вы должны знать, у каких запасов выше риск закончиться, и на как долго вам, вероятно, их хватит.

Если у вас есть такая важная информация, вы можете составить план, который поможет компенсировать недостаток и разумно распределить остатки.

Создайте таблицу на основе ваших запасов, в которых есть риск недостатка, некий run-out sheet. Заполните и внесите информацию, используя данные о текущих уровнях запасов, позиции, которые нужно заказать / в дороге, прогнозы спроса и сроки исполнения. Тогда можно проработать информацию:

• Сколько дней в запасе у вас еще осталось до их окончания
• Общее количество дней, в течение которых их не будет в наличии (и самый длинный период, если нужно)
• Общее количество единиц, которые у вас будут на складе (и наибольшее количество, если нужно)

Однако такие расчеты полезны лишь в том случае, если у вас есть точные данные о ваших текущих запасах и точные прогнозы.

Если спрос последовательный, эти расчеты можно проводить раз в неделю, а может и реже. При более динамичном спросе обновлять информацию нужно как можно чаще.

Хотя этот процесс звучит как очень трудоемкий, вы можете сосредоточиться на важнейших или прибыльных вещах. Цель состоит в том, чтобы помочь вашему отдела снабжения и закупок понимать ваши будущие сложные вызовы и составить план для устранения проблем.

Хотя прогнозировать сейчас очень сложно, важно получить максимально точные расчеты. Первый способ помочь улучшить наличие запасов — это понять, какие запасы нужны в первую очередь. При прогнозировании всегда помните:

• База прогнозов должна быть в соответствии с историческим периодом продаж / производства, подобному настоящему (для большинства это будет период роста), —  используйте это как базовый прогноз, а не данные по 2019 или 2020. год.
• Обратите внимание на товарные запасы, на которые выраженная динамика спроса (рост или падение в течение длительного периода времени) или сезонный спрос (годовые пики и спады) и в соответствии корректируйте прогнозы.

Качественные данные о спросе очень важны, когда рынки меняются резкими темпами. Актуальная информация, которую вы можете получить, появляется от вашей команды по продажам, клиентов и отраслевых торговых органов.

Убедитесь, что ваши отделы закупок и продаж / производства регулярно общаются. В то же время, для точного заказ необходим проактивный диалог со стейкхолдерами и основными клиентами относительно будущих требований.

В течение последних 6-12 месяцев вы, скорее всего, переживали периоды, когда товаров не было на складе. Убедитесь, что ваши товары, которые зависят от поставок с опозданием, соответственно учтены в прогнозах, иначе они повлияют некорректно на общие показатели.

Отметьте периоды «без продажи / производства» для исключения из прогнозов или даже лучше, сделайте предположение об утраченном объеме и добавьте это к прогнозу.

Мы предположим, что в вашем бизнесе есть система программного обеспечения для управления запасами, например, планирование ресурсов предприятия (ERP) или система управления складом (WMS). Надеемся, она предоставляет точные данные в режиме реального времени, так как это является основой для улучшения наличия запасов.

Однако, хотя такие системы помогают вам управлять и пополнять свой инвентарь, они редко бывают достаточно интуитивно понятными, чтобы обеспечить вам оптимальный уровень нужных деталей.

Поэтому важно, чтобы вы проводили собственный анализ, чтобы определить важнейшие для бизнеса позиции запасов и приоритезировать управление запасами, — например, чаще проверять прогнозы, уровень запасов и сроки использования.

Простой способ сделать это — использовать анализ ABC. Он часто используется для классификации товарных запасов на основе их стоимости продажи: например, количества продаж при x цене за единицу. Товары «А» имеют самую высокую стоимость продажи, поэтому они имеют приоритет над позициями «В» и «С».

Для более точного отображения некоторые эксперты также указывают количество продаж товара. Это помогает предотвратить чрезмерный запас относительно ценных товаров с медленной ротацией и гарантирует, что малоценные товары с регулярными распродажами определяются как такие, которые стоит отслеживать.

Запасы можно классифицировать на основе других критериев, «критических для бизнеса», включая «риск исчерпывания», «неопределенность поставки» или «важность для производства».

Когда прекращаются поставки запасов, важно быть умнее в их распределении и оптимально использовать каждый товар в вашей цепи поставок. Существует несколько способов сделать это:

• Если вы торгуете в нескольких местах или каналах, дважды проверьте наличие избыточных запасов на складах, где спрос низкий, и переместите его туда, где продажи более активны.
• Будьте «прицельно четкими» при распределении остатков на региональные отделения или каналы. Люди часто просят больше запасов, чем их прогноз, чтобы обеспечить себе «дополнительное покрытие». Но перемещение чего-то в большем количестве, чем нужно, может привести к перекосу, оставив ваш центральный склад без необходимого товара, например, при чрезмерных остатках на региональных складах.
• Поймите свои ограничения по запасам (используя отчет run-out sheet), а затем решите, что делать с тем, что вам осталось. Это может включать продажу или поставку этого товара клиентам, которые предлагают наибольшую наценку, или тем, кто заказывает наибольшие объемы. Как всегда, убедитесь, что вы общаетесь о таких планах в течение всей цепи поставки.
• Если возможно, централизуйте заказы и решение по запасам. Если это не является операционно жизнеспособным, убедитесь, что все придерживаются одинаковых «правил пополнения» и передают информацию в центральную базу данных. Это облегчит понимание требований к товарам или деталей в вашем бизнесе в целом.

Сейчас очень важно внимательно следить за сроками выполнения и периодом завершения сделки, то есть поставки, чтобы уменьшить их влияние на выполнение.

По возможности, следует отслеживать фактические сроки выполнения и принимать меры, когда они начинают отклоняться от ожиданий. Это может включать увеличение запасов товаров, сокращение циклов заказов для уменьшения рисков, связанных с задержкой большой партии, и смену поставщиков.

Некоторые системы управления запасами дают функционал для учета времени, необходимого поставщику, для расчета сроков заказа. Если позволяют ресурсы, их следует обновлять вручную как можно чаще — особенно, если это касается критически важных для бизнеса направлений.

Многие компании осознают, что настало время «подстраховаться» и заказывать необходимые детали или товары у более чем одного поставщика. Очень важно уметь правильно формулировать спецификации для закупок.

Если у вас широкая база поставщиков, вам нужно постоянно пересматривать ее, чтобы убедиться, что вы получаете лучшие предложения. Поставщиков следует сравнивать на основе критериев, важных для ваших потребностей в закупках. Это могут быть их сроки выполнения, цены за единицу и / или минимальное количество заказов (MOQ).

При импорте товаров вам нужно учесть стоимость поставки каждой (дорогой) партии.

Не позволяйте поставщикам доставлять наполовину полный контейнер, например. Не позволяйте им наполнять контейнеры заказами, которые не являются критическими для вашего производственного бизнеса или сервисной компании. Проверьте, каждая партия отражает ли потребности вашего прогноза.

Кроме того, если вы имеете дело с небольшими местными поставками, скорее всего, у вас есть минимальные объемы заказа или количества, чтобы избежать оплаты перевозки. Несмотря на это, все еще важно, чтобы заказ включал только товары, указанные в прогнозах продаж / производства. В противном случае вы просто заполняете свой склад и вкладываете ваши деньги в складские запасы, без которых ваш бизнес может обойтись.

Инвестиции в технологии имеют решающее значение, чтобы помочь вам управлять вашей цепью поставок в периоды серьезных сбоев. Это также позволит вам быть на шаг впереди конкурентов при переходе к новой торговой эре.

Автоматизированные системы будут:

• Обеспечивать скорость и контроль, чтобы управлять нестабильными частями в цепочке поставок и действовать быстро и решительно.
• Автоматизировать ежедневные ручные задачи, освобождать время для общения с клиентами, а вы будете управлять ожиданиями ваших заказчиков и решать их проблемы.
• Обеспечивать прозрачность данных и улучшать их точность, чтобы решение можно было принимать на основе фактов, а не «догадок».

Оригинал статьи размещен на ресурсе CIPS Supply Management Magazine 2021.