Казалось бы, закупщиком может быть любой. Ну что сложного в том, чтобы что-то купить? Но реалии диктуют обратное. Закупщик — это профессия. И не из легких. Только представьте: закупщик нужен найти именно то, что нужно клиенту (а сначала — и верно понять, что же, — так еще и надо разбираться в предмете) по оптимальной цене, с доставкой в определенный срок и в конкретном месте. От количества переменных может пойти кругом голова.

И больше требований ставится к руководителям департаментов закупок и Procurement-директоров, от которых ожидают не просто получить товар или услугу по самым низким ценам, а наладить эффективный операционный процесс и перейти от просто торгов по ценам к выращиванию своих поставщиков. Мир закупок трансформируется — и трансформируются подходы. И, особенно, руководителям нужно успевать следить за изменениями и умело адаптировать лучшие мировые практики.

Где профессионально усовершенствовать знания в Украине и научиться внедрять лучшую международную экспертизу? Только в одном месте — на платформе House of Knowledge, представляющей программы Chartered Institute of Procurement and Supply в Украине. CIPS — это крупнейшее в мире профессиональное сообщество, которое осуществляет сертифицированное обучение в области закупок и управления цепями поставок.

Программа Diploma in Procurement & Supply, на которой учатся украинские закупщики руководящего уровня, охватывает весь цикл закупок и поставок – от организации процесса и его планирования до оценки работы поставщиков после выполнения контрактов. И дает понимание целостного системного подхода к эффективному управлению закупками.

Что такое спецификации, зачем они нужны и как их подготовить

Делимся с вами тезисами лекции тьютора программы — Алексея Зорина, проведенной в рамках открытого урока CIPS в кампусе House of Knowledge.

Алексей Зорин — программный менеджер UKRSIBBANK BNP Paribas Group, имеющий 12-летний опыт координации закупок в международных корпорациях.

Опыт Алексея показывает, что в большинстве украинских компаний отдел закупок выполняет транзакционную функцию и подключается к процессу, когда надо заказывать сырье и компоненты или услуги. И более современные и эффективные подходы требуют раннего привлечения отдела закупок, еще на этапе создания спецификации, которой он и посвятил свое выступление.

Чтобы перейти к обсуждению спецификаций, нужно понять их роль в закупках. Для этого Алексей разобрал вместе с присутствующими полный цикл закупок:

• Определение потребности. Создание заявки на закупку от внутреннего заказчика или составления списка товаров / услуг, в которых возникла необходимость.
• Формирование спецификаций. Определение конкретных задач, которые должен выполнять товар / услуга. Для этого иногда недостаточно общения закупщика с внутренним заказчиком. Иногда последнем надо пообщаться с потенциальными поставщиками, чтобы окончательно понять, что именно ему нужно;
• Разработка договора;
• Поиск поставщика. Сформировав понимание необходимости закупщик изучает рынок поставщиков, предлагающих нужный товар / услугу и изучают их предложения;
• Оценка поставщиков;
• Объявление тендера. Потенциальным поставщикам направляются запросы на предоставление коммерческого предложения или приглашения к участию в тендере;
• Оценка предложений и выбор поставщика;
• Проведение переговоров. Закупщик договаривается с поставщиком о оптимальные условия сотрудничества;
• Подписание контракта;
• Управление выполнением контракта.

Такое детализированное описание процесса закупок позволяет увидеть, что без спецификации осуществить качественные закупки чрезвычайно важно. Конкретное описание того, что именно нужно закупить, позволяет на ранних этапах отсекать все лишнее и выбирать именно то, что нужно.

Спецификация является тем инструментом, с помощью которого определяются требования к продукту / услуге. Эти требования потом четко коммуницируют потенциальным поставщикам. А поставка в конце концов проверяется на соответствие, востребованное по ряду определенных в спецификации для данного конкретного случая критериев.

Виды спецификаций

Глобально спецификации можно разделить на два вида: спецификация о соответствии и спецификация рабочих характеристик.

В первой из них покупатель четко указывает составляющие элементы товара или услуги. Такое техническое описание может быть представлено схематично, в виде чертежи, формулы, рецепта с ингредиентами или даже иметь в составе тестовый образец и тому подобное. При этом поставщику необязательно знать, какие функции будет осуществлять приобретенный товар. Главное, чтобы, пользуясь этим документом, он смог предоставить товар, который полностью соответствует предоставленному покупателем техническому описанию.

Вторая спецификация предоставляет поставщику информацию об ожиданиях покупателя от товара с точки зрения функций, которые он должен быть способен выполнять, его производительности, результатов, которых от него хотят получать при использовании. Другими словами, это определенный набор эталонных характеристик, которым должен соответствовать товар / услуга, которые требуется приобрести. Важно подчеркнуть, что в данном случае поставщик имеет определенную гибкость в отношении предлагаемых им позиций, которые способны удовлетворить ожидания покупателя.

Преимущества и недостатки спецификаций

Использование спецификаций может быть и полезным, и потенциально создавать сложности. Чтобы управлять всеми связанными рисками, рассмотрим плюс и минусы этого инструмента.

Как отмечает Алексей Зорин, если закупка осуществляется у более чем одного поставщика, спецификация может сыграть ключевую роль в обеспечении приобретения унифицированных закупочных позиций. Кроме того, каждую из них можно будет проверить на соответствие сформулированным в описании продукта / услуги критериям качества и приемлемости. А в случае возникновения спора спецификация станет неоспоримым доказательством того, что именно заказывал покупатель.

Из недостатков, связанных с разработкой и использованием спецификации, лектор отметил продолжительность и финансовую затратность процесса, слишком буквальное восприятие документа поставщиками, более значительные расходы на проведение инспекции и контроля качества при наличии сложных спецификаций и потенциально предъявления чрезмерных требований к техническим характеристикам могут привести к повышению цены на товар / услугу.