Закупівлі є критично важливою бізнес-функцією, яка передбачає пошук і закупівлю товарів і послуг у постачальників. Звичайно, такий процес пов’язаний з невід’ємними ризиками, які можуть негативно вплинути на діяльність і фінансові показники компанії. Тому важливо аналізувати ризики, що виникають в процесі закупівель, і впроваджувати стратегії їх уникнення, зменшення або усунення.
Наводимо рекомендації спеціаліста зі стратегічної комерційної діяльності та закупівель Рамзі І. Він є дипломованим членом CIPS, очолює мегаінфраструктурні проекти та має 25+ років досвіду на керівних посадах.
Ідентифікація ризиків в закупівлях
Щоб визначити ризики в закупівлях, компанії повинні провести комплексний аналіз свого процесу закупівель. Серед поширених ризиків:
- Збої в ланцюзі поставок: несподівані події, такі як стихійні лиха, пандемії або геополітична напруженість, можуть порушити ланцюг поставок, спричинивши затримки або дефіцит.
- Проблеми з якістю: продукти або послуги низької якості можуть призвести до дорогої переробки або простою виробництва, що вплине на репутацію та фінансові показники компанії.
- Контрактні ризики: несприятливі умови контракту, затримки платежів або контрактні суперечки з постачальниками можуть призвести до правових і фінансових наслідків.
- Ризики в площині кібербезпеки: дані та інформація про закупівлі часто піддаються ризику кібератак, що призводить до витоку даних, фінансових втрат і шкоди репутації.
- Ризики дотримання нормативних вимог: недотримання законів і нормативних актів, що регулюють закупівлі, може призвести до штрафів, пені та судових позовів.
Зменшення та усунення ризиків в закупівлях
Визначивши ризики закупівель, компанії повинні розробити та впровадити стратегію управління ризиками для їх пом’якшення. Деякі ефективні стратегії включають:
- Диверсифікація ланцюга постачань. Компанії можуть зменшити ризик збоїв у ланцюзі постачання шляхом диверсифікації бази постачальників. Цей підхід передбачає роботу з декількома постачальниками, зменшення залежності від одного джерела постачання та забезпечення того, щоб постачальники мали достатню потужність і резерв.
Наприклад, після аварії на Фукусімі в 2011 році Toyota диверсифікувала свій ланцюжок поставок, збільшивши кількість постачальників і використовуючи регіональних постачальників для критичних компонентів, щоб зменшити ризик збоїв.
- Запровадження контролю якості. Компанії можуть управляти якістю, запровадивши контроль якості протягом усього процесу закупівель. Цей підхід передбачає встановлення стандартів якості, проведення аудитів постачальників і проведення регулярних перевірок, щоб гарантувати, що продукти та послуги відповідають необхідним специфікаціям.
Наприклад, Apple запроваджує суворий контроль якості своїх постачальників, вимагаючи від них відповідності високим стандартам і проходження регулярних аудитів для забезпечення відповідності.
- Переговори про умови контракту. Компанії можуть пом’якшити договірні ризики, домовившись про вигідні умови контракту, які захищають їхні інтереси. Цей підхід передбачає чітке визначення обсягу роботи, встановлення показників ефективності та створення механізмів вирішення спорів.
Наприклад, Walmart домовляється про сприятливі умови контракту зі своїми постачальниками, включаючи фіксовані ціни, знижки за обсяг і суворі стандарти продуктивності.
- Організація заходів з кібербезпеки. Компанії можуть зменшити ризики кібербезпеки, запровадивши надійні заходи кібербезпеки, зокрема брандмауери, системи шифрування та моніторинг атак. Крім того, компанії можуть навчати своїх співробітників найкращим практикам кібербезпеки, щоб зменшити ризик людського фактору.
Наприклад, Target посилила свої заходи кібербезпеки після витоку даних у 2013 році, запровадивши нові протоколи безпеки, інвестувавши в технології кібербезпеки та забезпечивши навчання своїх співробітників з безпеки онлайн.
- Забезпечення дотримання нормативних вимог. Компанії можуть зменшити ризики недотримання нормативних вимог, переконавшись, що вони дотримуються всіх чинних законів і нормативних актів, що регулюють закупівлі. Цей підхід передбачає проведення регулярних аудитів відповідності, ведення точних записів і впровадження політик і процедур для забезпечення відповідності.
Наприклад, Coca-Cola забезпечує відповідність нормативним вимогам, проводячи регулярні аудити, ведучи точні записи та впроваджуючи політику та процедури для забезпечення відповідності законам і нормам.
Ризики в закупівлях можуть мати значні наслідки для компаній, включаючи фінансові втрати, репутаційну шкоду та юридичні зобов’язання. Тому для компаній вкрай важливо аналізувати такі ризики і впроваджувати стратегії для їх ефективного пом’якшення. Диверсифікуючи ланцюжок поставок, запроваджуючи контроль якості, обговорюючи вигідні умови контрактів, зміцнюючи кібербезпеку та забезпечуючи відповідність нормативним вимогам, компанії можуть зменшити вплив ризиків в закупівлях і покращити загальну ефективність закупівель.
