Procurement magazine виокремив 10 головних ризиків у закупівлях і сформулював стислі рекомендації, як їх уберегтися.
Джерелом ризиків в процесі закупівель і в закупівлях як функції можуть бути як внутрішні, так і від зовнішні бізнес-операції, починаючи від того, як працює ваш бізнес і співробітники, закінчуючи глобальними подіями та відносинами з постачальниками.
Хоча ці рекомендації можуть здатися занадто зрозумілими для закупівельників, але не слідування їм є дуже часто причиною провалів контрактів чи досягнення стратегічних цілей компанії. Дану статтю варто прочитати не тільки закупівельникам, керівникам з закупівель, але й СEO та керівникам організацій, для того, щоб вміло формулювати КPI для функції закупівель в компанії.
-
Коливання цін
Для реалізації стратегії закупівель в компанії важливо забезпечити наявність гнучкого бюджету для покриття несподіваних витрат на нестабільному ринку ланцюга поставок. Особливо за сьогоденних умов.
Хоча коливання цін є постійним явищем, іноді виникають і обгрунтовані підвищення витрат постачальників для контрактів різної тривалості. І хоча важливо мати гнучкий бюджет, Quandary Consulting Groups рекомендує не приймати без вагань підвищення цін. Закупівельники повинні бути готові до переговорів. Після проходження модулю “Переговори з постачальниками” міжнародної програми Diploma in Procurement & Supply закупівельники набувають навички та знання практичних методів підготовки і ведення переговорів із зовнішніми постачальниками для успішного відстоювання своїх позицій.
-
Надмірні витрати
Використовуючи рішення для електронних закупівель, організації можуть автоматизувати функції виставлення рахунків і замовлення на закупівлю для більшої прозорості бюджетів і витрат у реальному часі.
Ті, хто сьогодні не діджиталізує свої закупівлі, ризикують сплатою додаткових комісій, погіршити стосунки з постачальниками, отримати невідповідні продукти і навіть ризикують зупинкою своїх бізнес-операцій.
-
Неправильне прогнозування
Щоб гарантувати, що закупівельники не платять більше за товари та послуги, або щоб уникнути неможливості придбати додаткові необхідні послуги чи товари через неточні прогнози, відділи закупівель повинні використовувати програмне забезпечення для керування ланцюгом поставок (SCM) для збору правильних даних, щоб зробити точні прогнози.
Таким чином організації можуть забезпечити постачання за найкращою ринковою ціною. 10 правил управління запасами
-
Збій
Збої в ланцюжку постачання можуть бути різними: від екстремальних погодних умов до торговельних війн, пандемій і виходу з політичних і економічних союзів (BREXIT), жахливої війни російської федерації в Україні тощо.
Функції закупівель повинні прагнути диверсифікувати своїх постачальників, залишаючи вторинних постачальників у режимі очікування. Вони також повинні оцінити та зрозуміти, які постачальники піддаються найбільшому ризику, розробивши стратегію реагування на випадок несподіванних факторів.
-
Зростаюча складність
Зі зростанням рівня складності проектів виникають і більш складні виклики. Такий ризик доповнюється додатковими непередбачуваними ризиками, незважаючи на ефективне планування. У результаті для організацій життєво важливо підтримувати чіткий зв’язок, оцінюючи вимоги проекту та закупівель на кожному етапі, щоб забезпечити розуміння та можливість швидше виявляти потенційні проблеми.
-
Робоче середовище
З часів COVID-19 багато організацій працюють повністю або частково віддалено, і хоча будь-який із цих підходів може бути корисним для організації, важливо пам’ятати про виклики та ризики, які можуть бути пов’язані з віддаленим офісом.
Для функцій закупівель, які працюють у віддаленому форматі, слід використовувати єдину платформу для спілкування, встановлюючи процедури для обміну інформацією про прогрес, дотримання термінів і обговорення будь-яких питань, що виникають в проєктах, щоб підтримувати ефективну співпрацю з постачальниками.
-
Низька ефективність
Робота з постачальниками та відстеження ефективності за допомогою системи керування постачальниками можуть допомогти функції закупівель краще керувати, оцінювати та порівнювати постачальників з часом.
Ваш постачальник є життєво важливим діловим партнером, який повинен співпрацювати з вами, щоб збільшити ваш успіх. Постачальники повинні відповідати очікуванням та співпрацювати з вашою командою. Коли постачальники працюють погано, це створює непотрібне навантаження на ваш бізнес.
-
Неетичний сорсинг
Сучасні закупівлі та управління ланцюгами поставок більше не можуть дозволити собі сприймати ESG (Environmental, Social, and Governance) просто як додаткову необов’язкову функцію. Попит на етичні та стійкі операції зростає, сучасні клієнти очікують, що їхня продукція виробляється та постачається етично.
Щоб переконатися, що постачальники підтримують певний рівень етики та сталого розвитку, різні CRM-системи для закупівель ожуть допомогти організаціям зберігати необхідні дані та порівнювати постачальників та їх конкурентів.
Після закінчення модуля “Етичний і відповідальний сорсинг” студенти програми Diploma in Procurement & Supply від СIPS в Україні можуть сформулювати критерії та стратегії по сорсингу постачальників, а також ключові процеси, які слід застосувати для аналізу потенційного постачальника. Перегляньте програму >
-
Шахрайство та корупція
Коли йдеться про шахрайство, покращення прозорості закупівель, а також відмова від ручних процесів може підвищити підзвітність і покращити видимість всіх етапів закупівель. У результаті функція закупівель може покращити свої потенційні сліпі зони в бізнесі, зменшивши ризик для всієї організації.
