В умовах нестабільності та зростання вартості ресурсів ефективність закупівель стала ключовим фактором для виживання та успіху як у бізнесі, так і в неприбуткових організаціях. Щоб залишатися конкурентоспроможними, закупівельні процеси потребують постійного вдосконалення, аналізу ризиків та комплексного підходу. Як дізнатися, чи ваші закупівлі є дійсно ефективними?

Ця стаття пропонує максимум практичної інформації та інструментів, які допоможуть вам переглянути підходи до закупівель, мінімізувати ризики та зробити процес більш продуктивним. Ви отримаєте конкретні рекомендації щодо впровадження KPI, що можна використовувати вже сьогодні для покращення результатів і зниження ризиків, пов’язаних із постачанням та бюджетом.

Ви дізнаєтесь:

• Як відрізняються KPI у комерційному, публічному та некомерційному секторах.
• Як визначати показники ефективності, що відповідають саме вашим бізнес-цілям.
• Як використовувати KPI для зниження ризиків, пов’язаних із затримками постачань, невиконанням договірних умов і непередбачуваними витратами.
• Як зробити закупівельний процес прозорим та ефективним, будуючи репутацію надійного партнера.

Використовуйте цей чек-лист для покращення ефективності ваших закупівель, щоб отримати стратегічну перевагу та уникнути критичних помилок, що можуть коштувати дорого в умовах невизначеності.

Що таке KPI у закупівлях?

Ключові показники ефективності (KPI) — це незамінний інструмент для оцінки ефективності закупівель, оптимізації витрат і управління ланцюгом постачання. У сучасних умовах, особливо в Україні під час війни, коли більшість закупівель здійснюється швидко та за умов невизначеності, контроль за KPI може забезпечити компанії або організації стабільність постачання та економічну стійкість. Важливо не тільки для закупівельників, але й для бізнес-власників — KPI дозволяють виміряти ефективність управління ресурсами та впливають на досягнення стратегічних бізнес-цілей.

Ключові показники ефективності (KPI) — це кількісні інструменти вимірювання, які допомагають оцінювати продуктивність закупівельного процесу. Вони забезпечують можливість моніторити витрати, якість продукції, строки виконання замовлень і загальну ефективність постачальників.

Для бізнес-власників, KPI є інструментом, який дозволяє бачити реальну картину управління закупівлями. KPI допомагають:

• Контролювати витрати та оцінювати ефективність закупівельного відділу.
• Прогнозувати ризики, пов’язані з постачанням, і оперативно реагувати на них.
• Поліпшувати операційні процеси та приймати обґрунтовані рішення щодо вибору постачальників.
• Забезпечити відповідність стратегічним цілям бізнесу, оскільки KPI сприяють трансформації закупівель в інструмент підвищення рентабельності.

Сьогодні, коли багато закупівель здійснюються в надзвичайних умовах, відстеження KPI дозволяє  уникати зривів у процесах і краще адаптуватися до умов високої невизначеності.

Варто зазначити, що ефективність закупівель не обмежується лише знанням KPI; це складний процес, що охоплює стратегічне планування, управління ризиками та налагодження ефективної комунікації з постачальниками. Підходи, які сповідує Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), надають як теоретичні знання, так і практичні навички, що допомагають вашій організації досягати значних результатів у цій сфері.

Приєднуйтеся до програми Diploma in Procurement & Supply від CIPS вже в 2024 році, щоб вже за 1 рік отримати міжнародний диплом, що визнається та затребуваний роботодавцями по всьому світі. Ця програма також цінується міжнародними донорами, які особливо звертають увагу на прозорість закупівельних процесів.

Основні KPI у закупівлях і їхні формули:

Інші KPI, які варто враховувати:

7. Вартість на один інвойс/замовлення (Cost per Invoice/PO)

• • Формула: Cost per Invoice/PO = Загальні витрати на обробку / Кількість інвойсів/замовлень. Важливий для контролю адміністративних витрат.
  • Показує вартість обробки одного замовлення або інвойсу.

8. Закупівлі в рамках управління (Spend Under Management)

• • Формула: SUM = (Закупівлі під управлінням / Загальний обсяг закупівель) × 100%.
  • Показує частку витрат, які перебувають під контролем закупівельного відділу. Високий показник означає оптимальне управління бюджетом.

9. Показник точності замовлень (PO Accuracy)

• • Формула: PO Accuracy = (Правильні замовлення / Загальна кількість замовлень) × 100%.
  • Важливо, щоб замовлення відповідали початковим вимогам, що знижує ризики додаткових витрат.

10. Тривалість виконання замовлення постачальником (Supplier Lead Time)

• • Формула: Supplier Lead Time = Дата поставки – Дата замовлення.
  • Дозволяє оцінити швидкість постачальників і планувати закупівлі відповідно.

11. Частка відхилених товарів постачальника (Supplier Rejection Rate)

• • Формула: Supplier Rejection Rate = (Відхилені одиниці / Загальна кількість одиниць) × 100%.
  • Важливо для контролю якості товарів.

12. Час обробки заявки (Requisition Processing Time)

• • Показує час від отримання запиту до виконання замовлення. Швидкість обробки замовлень впливає на загальну ефективність закупівельного процесу.

13. Відсоток своєчасних поставок (On-Time Delivery Rate)

• • Формула: On-Time Delivery Rate = (Своєчасні поставки / Загальна кількість поставок) × 100%. Цей показник відображає надійність постачальника.

14. Точність запасів (Inventory Accuracy)

• • Формула: Inventory Accuracy = (Фактична кількість запасів / Облікована кількість) × 100%.
  • Важливий для контролю залишків на складі.

15. Оборотність запасів (Inventory Turnover)

• • Формула: Inventory Turnover = Собівартість проданих товарів / Середнє значення запасів.
  • Відображає ефективність використання запасів.

16. Показник відповідності контракту (Contract Compliance Rate)

• • Формула: Contract Compliance Rate = (Сума за контрактом / Загальна сума закупівель) × 100%.
  • Визначає, наскільки точно дотримуються умови контракту.

17. Середня вартість закупівлі (Average Procurement Cost)

• • Формула: Average Procurement Cost = Загальні витрати / Кількість замовлень.
  • Оцінює середню вартість замовлень та ефективність витрат.

18. Рівень відхилених інвойсів (Invoice Rejection Rate)

• • Формула: Invoice Rejection Rate = (Відхилені інвойси / Загальна кількість інвойсів) × 100%.
  • Вказує на кількість помилкових інвойсів.

19. Відсоток витрат на оплату праці в закупівлях (Procurement Labor Cost %)

• • Формула: Procurement Labor Cost % = (Витрати на персонал / Загальні витрати на закупівлі) × 100%.
  • Показує частку витрат на оплату праці в загальній сумі витрат на закупівлі.

20. Час виконання замовлення постачальника (Supplier Fulfillment Time)

• • Формула: Supplier Fulfillment Time = Час доставки – Час замовлення.
  • Вимірює час, який витрачається на виконання замовлення самим постачальником після отримання замовлення.

Як використовувати KPI для зниження ризиків, пов’язаних із затримками постачань, невиконанням договірних умов і непередбачуваними витратами

Для зниження ризиків, пов’язаних із закупівлями, важливо впроваджувати правильні KPI, що дозволять контролювати критичні аспекти процесу постачання. Наприклад, KPI “Час поставки постачальника (Supplier Lead Time)” допомагає відстежувати, скільки часу займає доставка товару з моменту замовлення. Якщо цей показник виходить за межі встановлених норм, компанія може швидко виявити постачальників, які регулярно порушують строки, і відповідно вжити заходів.

Крім того, “Відсоток виконання договорів (Compliance Rate)” дає можливість оцінити, чи постачальник дотримується всіх умов контракту — від ціни до якості поставлених товарів. Наприклад, якщо постачальник часто порушує умови договору або поставляє неякісну продукцію, цей KPI сигналізує про ризики, що можуть призвести до додаткових витрат або затримок у виробництві.

Приклад: Уявімо, що компанія A має постачальника, який регулярно затримує поставки, що призводить до зупинки виробництва і втрати прибутку. Використовуючи KPI “Час поставки постачальника” і “Відсоток виконання договорів”, компанія може ідентифікувати цю проблему на ранніх стадіях. Якщо постачальник регулярно не виконує умови, компанія може або переглянути контракт, або знайти нового, більш надійного постачальника, тим самим знижуючи ризики зупинки виробництва і непередбачуваних витрат. Як управляти ризиками в закупівлях та створити надійний ланцюг постачання.

Таким чином, відстеження цих KPI дозволяє компаніям вчасно реагувати на порушення з боку постачальників і запобігати негативним наслідкам, що можуть вплинути на загальний ланцюг постачання та фінансові показники.

Як часто вимірювати KPI та що робити, якщо вони не відстежуються?

• Частота вимірювання: Для більшості KPI рекомендується проводити вимірювання щомісяця або щокварталу, залежно від потреб компанії. Деякі показники, такі як відсоток термінових закупівель або час циклу замовлення, варто моніторити в режимі реального часу.
• Дії у випадку відсутності відстеження: Якщо KPI не відстежуються належним чином, це може призвести до недооцінки проблем у закупівлях. Варто запровадити автоматизовані системи моніторингу закупівель, щоб уникнути людських помилок, і регулярно переглядати KPI для внесення коректив.

Як скласти критичні KPI для вашого бізнесу?

Показники ефективності для різних секторів:

Комерційний сектор:

Основні KPI тут — це конкурентоспроможність цін та ефективність ланцюга постачань. Важливо також слідкувати за рівнем термінових закупівель, які можуть свідчити про проблеми з плануванням. Окрім цього, для комерційних організацій важливо використовувати показник рентабельності інвестицій у закупівлі (Procurement ROI), щоб оцінити ефективність інвестицій.

Неприбуткові організації (NGO):

Для НУО критичними є прозорість витрат і дотримання умов грантів. KPI, які забезпечують чітке відстеження бюджетних витрат і оцінюють ефективність постачальників, є ключовими. Наприклад, важливо відстежувати відсоток витрат під управлінням (Spend Under Management).

Державний сектор:

Для державних організацій основна увага приділяється дотриманню законодавчих норм і своєчасному виконанню замовлень. Відсоток виконання договорів та вартість за одиницю закупівель є найважливішими показниками для забезпечення відповідності умовам контракту. Де навчатися державним закупівельникам, аби здійснювати реформи. 

Висновки

Ключові показники ефективності в закупівлях — це не лише інструменти контролю, а й потужні засоби для досягнення стратегічних цілей вашої компанії. У сучасних умовах, коли економічна нестабільність і перебої в постачанні стають звичним явищем, контроль за KPI є критично важливим пріоритетом для керівників з закупівель для забезпечення стабільності операцій і підтримки конкурентоспроможності на ринку.

Прямо зараз ви можете почати оптимізувати свої процеси закупівель, виконавши кілька простих кроків:

Оцініть існуючі KPI: Перегляньте, які показники ви вже використовуєте, і визначте, чи відповідають вони вашим бізнес-цілям. Чи дають вони вам необхідну інформацію для прийняття рішень?

Визначте критичні KPI: Зосередьтеся на 2-3 ключових показниках, які найбільше впливають на вашу ефективність. Наприклад, “Час циклу замовлення” або “Відсоток виконання договорів” можуть дати вам цінну інформацію про ваші процеси.

Запровадьте автоматизацію: Використовуйте технології для моніторингу та аналізу KPI в режимі реального часу. Це дозволить вам швидше реагувати на будь-які відхилення та проблеми. Подивіться на приклади застосування штучного інтелекту в закупівлях. 

Регулярно перевіряйте дані: Вимірюйте KPI щомісяця або щокварталу, щоб бути в курсі змін у ваших процесах. Якщо показники не відстежуються, це може призвести до значних втрат.

Залучайте команду: Обговоріть KPI з вашим закупівельним та фінансовим відділом, щоб забезпечити єдність у розумінні цілей і стратегій. Спільна робота над KPI підвищує мотивацію та відповідальність за результати.

Запровадження правильних KPI у закупівельних процесах дозволить вам не лише знизити витрати, але й суттєво підвищити ефективність усієї компанії чи організації. Це також дозволить адаптуватися до змінюваних умов ринку та забезпечити ваш бізнес стабільним майбутнім, незважаючи на виклики, з якими ви стикаєтеся сьогодні. Не відкладайте — почніть реалізовувати ці зміни вже зараз.