Цифровізація закупівель у 2023 році є життєво важливою, але цей процес іноді здається досить заплутаним. Розбираємося, що найперше потрібно знати, щоб впровадити її з найбільшою віддачою.
Пітер Сміт, попередній президент CIPS та консультант, на початку 2023 року поділився своїм загальним баченням того, як орієнтуватися в діджиталізації закупівель в компанії сьогодні.
Реалізація ефективної закупівельної функції в системній компанії сьогодні вже виявляється практично майже неможливою без технології, яка забезпечує дистанційний і фізично розподілений доступ і обмін даними, співпрацю з колегами та постачальниками, а також керування складними процесами, такими як пошук та перевірка постачальників.
Якщо ми проаналізуємо кожне слово, написане про закупівлі у 2022 році, «діджиталізований» і «оцифрований» відповідно можуть зайняти перше місце на діаграмі частоти, можливо, змагаючись із «стійкістю» та «кризою».
Це не дивно. Діджиталізація/автоматизація просто означає використання цифрових технологій для покращення процесів закупівель і продуктивності. Зрозуміло, що без цього закупівлі не можуть бути успішними, а карантини через Covid та війна в Україні лише прискорили і без того сильні тенденції, оскільки організаціям довелося адаптуватися до роботи вдома та за дуже критичних умов.
Але закупівлі тепер стикаються з новими викликами оцифрування. Організації та внутрішні зацікавлені сторони (стейкхолдери) очікують, що закупівлі будуть впроваджувати та використовувати найкращі технології, і регулярно лунає крик: «Чому мені не так легко купувати речі на роботі, як вдома!».
Ще одним викликом є надзвичайне збільшення кількості цифрових інструментів для закупівель за останні п’ять років. Виникли буквально сотні нових фірм, які постачають продукти, які стосуються всіх мислимих аспектів “всесвіту закупівель” і ланцюжків поставок. Іноді важко навіть зрозуміти пропозицію – як щодо «платформи оркестровки прогнозних закупівель, яка підсилює вплив впливу закупівель» (так, це один з описів подібних цифрових рішень, що пропонуються для відділів закупівель компаній).
Я, як і, можливо, ви, нічого не зрозумів. І мені знадобилося добрих десять хвилин покопатися на веб-сайті цієї компанії, щоб отримати певне уявлення про реальний варіант використання цих інструментів та можливі переваги в закупівельному процесі. І такі ситуації – не винятки сьогодні.
Автоматизація закупівель (якщо впроваджена якісно) створить конкурентну перевагу, і більш того, організаціям і в подальшому доведеться інвестувати та впроваджувати правильні інструменти та процеси. Однак варіанти різноманітних софтверних рішень й надалі будуть виглядати складними для вибору, оскільки компанії визначають свої потреби та оцінюють віддачу від прокьюременту в бізнесі зовсім за різними лекалами, іноді скоріше не системно. Міжнародна програма для закупівельників від CIPS, допомагає студентам на різних позиціях в закупівлях поглибити знання та розвинути процеси закупівель та постачання на основі найкращих світових практик та кейсів. Ознайомтеся з програмою CIPS в Україні. Набір відкрито >
Загальний підхід до оцифровізації / автоматизації закупівель:
1. Не очікуйте, що одна платформа чи рішення зможуть зробити все й одразу
Старий аргумент щодо необхідності пошуку єдиної платформи або «найкращої у своєму роді» технології закупівель вже не працює. Сьогодні ніхто насправді не думає, що одна мегаплатформа може зробити все, коли існує стільки ефективних продуктів, які задовольняють різні, але справжні потреби. Ви все ще можете використовувати багатофункціональний продукт, наприклад, щоб відслідковувати основний процес «джерело-оплата», але не обмежуйте своє мислення та не пропускайте додаткові опції, які можуть приносити користь.
2. Синхронізуйте свою стратегію автоматизації зі стратегією закупівель
Однак, вам потрібна загальна цифрова стратегія, пов’язана з вашою ширшою стратегією закупівель (яка, звичайно, пов’язана з вашою бізнес-стратегією). Інноваційні підходи та інструменти — це чудово, але існує небезпека впровадити безліч різних інструментів, платформ і програм, а це демонструє нестратегічний підхід та загрожує безладом і аж ніяк не полегшить роботу.
3. Поставте зручність у використанні як пріоритет
Враховуйте такі ознаки, як сумісність, керування даними та інтерфейси користувача. Якщо ви просите зацікавлені сторони або колег із закупівель використовувати різні інструменти, це допоможе, якщо вони мають принаймні віддалено схожий вигляд і логіку.
Коли ваші колеги з маркетингу говорять вам, що вони хочуть використовувати цей дивовижний торговий портал для закупівелі рекламних товарів, це нормально. Але чи є в ньому засоби контролю, які підтримують вашу політику закупівель, чи він взаємодіє з іншими системами та чи можна отримувати дані про витрати для аналітики, необхідної для розробки стратегій категорій? І запитайте: скільки насправді коштуватиме інструмент?
4. Не ігноруйте стійкість та сталий розвиток
З точки зору конкретних тенденцій 2023 року, очікуйте побачити більше інструментів, спрямованих на допомогу в питаннях ESG (не лише викидів, але й біорізноманіття, прав людини, рівності в ланцюзі поставок, різноманітності та інклюзії тощо), ризиків, стійкості та тих, які зовсім не фокусуються лише на лоу-кості.
Як закупівлі впливають на сталий розвиток компанії в цілому експерти Клубу Закупівельників обговорювали на попередніх зустрічах Клубу. Радимо ознайомитися, як запроваджуються політики сталого розвитку у компанії ТІС та на прикладі нафтогазової компанії.
5. Прийміть той факт, що технології змінюють закупівлі
По мірі того, як закупівлі делегують більше прийняття рішень користувачам, а автоматизація зменшує роботу нижчого рівня, у відділах закупівель мають з’явитися важливі нові ролі. Це, безсумнівно, включає розробку відповідної стратегії диджіталізації закупівель і управління, а також керівництво оперативним впровадженням і наглядом за широкою пропозицією закупівельних технологій.
6. Здоровий глузд – основа прийняття рішень
Нарешті, якщо проблеми з вибором цифрових інструментів виглядають складними, допомога поруч. Так само, як інструментів більше, ніж будь-коли, є більше спеціалістів, які пропонують допомогу. Підтримку пропонують аналітики, консультанти, автори та технологи: від величезних технічних консультантів широкого профілю до спеціалістів із закупівель.
Звичайно, є ще й дуже багато безкоштовної інформації онлайн, якою можуть користуватися закупівельники, щоб отримати хороші поради. Але не забувайте при цьому про потенційний конфлікт інтересів та про переваги системного навчання.
Хто є основними гравцями програмного забезпечення для закупівель?
Як зазначає Mind.ua поки в Україні бізнес не поспішає автоматизувати закупівельний сегмент. У нинішньому середовищі керівництво добре розуміє, навіщо потрібні інвестиції в маркетинг, виробництво, продажі тощо – усе те, що рухає компанію вперед. Але закупівлі з різних причин перебувають на узбіччі. Або він не прив’язаний до основних KPI, або особа, відповідальна за закупівлі, знаходиться на другому рівні звітності і не входить до ради директорів. Тому для керівництва неочевидно, як цифровізація закупівель вплине на інші показники.
До речі, радимо ознайомитися зі статею – Від Сhief Procurement Officer до Сhief Executive Officer, або чому ваш СPO має стати наступним СEO
Цифровізація закупівель – це реальна можливість заощадити витрати, отримати доступ до більшої кількості постачальників, незалежно від розміру та місця розташування бізнесу, спосіб побудови нових ланцюжків поставок, спосіб мінімізації ризиків, пов’язаних із контрагентами, тощо. Чим більше провайдерів, тим більше можливостей рішення відкриває своїм користувачам. Особливо це стосується невеликих компаній, а також регіональних, у яких спочатку невеликий вибір.
Ринок закупівельних рішень неоднорідний. З одного боку, є однозначний лідер з великим відривом від інших вендорів – SAP Ariba. З іншого боку, у нього є інші гравці, і багато компаній використовують індивідуальні або власні розроблені продукти.
Якщо ви погуглите, то зможете знайти локальних українських гравців, які надають рішення для автоматизації покупок і можуть адаптувати програми під ваш запит. І звичайно, звертайте увагу на країну-власника технології, аби не підтримувати підсанкційні компанії та компанії країни-агресора.
Тож бажаємо удачі – і успішно оцифровані закупівлі у 2023 році!
