Зниження витрат все ще є пріоритетом №1 для закупівель. У цьому блозі представлено 11 стратегій зі зниження витрат в закупівлях: від короткострокових дій до середньо- та довгострокових стратегій.
Цілісне управління ризиками — це широка стратегія, якою часто керують на корпоративному рівні. Роль управління ризиками в рамках функції закупівель означає забезпечення належного контролю та прискіпливого управління, особливо спеціальними та терміновими закупівлями.
Зменшення витрат зазвичай має відношення до економії коштів під час процесу закупівель, але не тільки. Це включає економію, отриману завдяки перегляду умов контракту, удосконалення адміністративних і операційних процесів, а також розумне використання даних і технологій. Як побудувати цілісну стратегію закупівель cтуденти британської програми Diploma in Procuremen & Supply від СIPS в Україні вивчають через призму планування закупівель, організації процесу, відбудови коректної процедури відбору постачальників і ефективної оцінки їх роботи, ризик-менеджменту, переговорів тощо. Всю програму побудовано на найбільш дієвих і актуальних світових практиках. Дізнайтеся, як можна отримати міжнародний диплом в закупівлях та постачанні, який визнається роботодавцями >>
Ця публікація є підсумком підходів, які ви можете вжити в короткостроковій і довгостроковій перспективі, для скорочення витрат.
Підходи вимагають продуманості, планування та можливого інвестування ресурсів. Однак вони мають потенціал окупитися набагато більше в довгостроковій перспективі!
Ось ці 11 підходів:
Короткострокові ініціативи:
1. Перегляньте поточні умови контрактів
Це прийнятна практика оскаржувати та переглядати умови існуючого контракту. Будь-який контракт, який не переглядався більше трьох років, несе в собі потенційні можливості для пошуку заощаджень.
Цілком ймовірно, що деякі ціни стали неконкурентоспроможними, і є можливість переглянути умови оплати. Початок обговорення з вашими постачальниками потенційних змін у частоті закупівель може призвести до знижок за обсяги.
Економічне середовище змінюється, споживчі моделі споживання змінюються, а технології рухаються далі. Дослідження ринку та порівняльний аналіз забезпечують можливість обговорити ціни з вашими постачальниками.
В жодному разі не варто розглядати цей пункт як заклик “віджимати” постачальників. Навпаки, ви можете віднайти шляхи для розвитку своїх постачальників. Дізнайтеся, як розробити стратегію співпраці з постачальниками в нашій статті >>
2. Перегляньте специфікації
Перший крок — поставити запитання — чи дійсно нам потрібен цей продукт чи послуга? Як тільки це буде вирішено, проаналізуйте ступінь потреби та на цій основі перегляньте специфікації та вимоги. Як зробити специфікації в закупівлях >>
Специфікації продукту та упаковка часто базуються на пропозиціях постачальників або встановлюються з урахуванням одного конкретного постачальника чи бренду.
Вимоги, засновані на очікуваній продуктивності або результату, дозволяють посилити конкуренцію з боку ширшого кола постачальників.
3. Позбавтеся марних витрат
Марні витрати відносяться до несанкціонованих закупівель поза узгодженими контрактами. Їх також іноді називають витоком витрат.
На такі закупівлі може припадати великий відсоток усіх закупівель, у яких немає централізованого процесу закупівель за принципом «procure to pay» (P2P), і це може бути серйозною проблемою для ініціатив щодо економії коштів.
Четкий та повний аналіз витрат висвітлить ці неконтрольовані витрати та бажано автоматизувати такий контроль.
4. Перегляньте операційні витрати
Proper procurement planning helps reduce costs by ensuring the best use of administrative resources. Poor planning leads to expensive emergency procurement actions and high transport costs.
Оптимізувавши внутрішні процеси, автоматизовані чи ні, ви можете зменшити транзакційні витрати та додаткову документацію. Декілька рекомендацій, як диджіталізувати закупівлі в вашій компанії >>
5. Перегляньте неконкурентоспроможних постачальників
Процес порівняльного аналізу, який виконується під час перегляду контрактів, може виділити інших подібних постачальників у вашій базі даних, які не є конкурентоспроможними. Як експерти Клубу Закупівельників рекомендують перевіряти постачальників >>
До визначених постачальників можна звернутись із проханням зменшити їхні витрати відповідно до ринку, або, якщо це не вдасться, їх можна усунути, перемістивши ці витрати до більш конкурентоспроможних постачальників.
Активне управління стратегічними постачальниками та консолідація загальної кількості постачальників мають вирішальне значення для максимізації економії закупівель. Менша кількість постачальників, якими потрібно керувати, призводить до більш ефективного процесу.
6. Накопичуйте та використовуйте дані
Чисті, повні та своєчасні дані мають вирішальне значення для початку будь-якої ініціативи щодо заощаджень.
Достовірна інформація про минулі закупівлі та ефективність роботи постачальників може підкреслити можливості та спонукати до переговорів.
Середньострокові та довгострокові рішення:
З огляду на короткострокові виграші, ось ще кілька продуманих стратегій, реалізація яких може зайняти більше часу та вимагає цілісного підходу.
7. Дослідіть можливості аутсорсингу
Аутсорсинг – це стратегія, за допомогою якої непрофільні закупівельні операції або функції передаються спеціалізованим зовнішнім постачальникам. Аутсорсинг закупівель стає все більш розповсюдженим явищем, тому на програмі СIPS йому відводиться окремий модуль, після закінчення якого закупівельники зможуть сформулювати критерії та стратегії по сорсингу постачальників, а також ключові процеси, які слід застосувати для аналізу потенційного постачальника. Модулі програми СІPS:
8. Використовуйте технології
Існує багато програмних рішень, які стосуються всього або частково процесу закупівель для зниження витрат у впровадженні P2P, аналізі витрат і штучному інтелекті в закупівлях.
Автоматизація закупівельного процесу спрямована на зниження витрат шляхом скорочення людського втручання в процес адаптації постачальників, оцінки ефективності роботи постачальників і управління повсякденними операційними проблемами.
9. Впроваджуйте категорійний менеджмент
Основна мета управління категоріями — згрупувати та цілісно керувати кожним типом витрат протягом усього життєвого циклу закупівель. Впровадження структури управління категоріями вимагає ретельного планування.
За наявності категорійної стратегії відділ закупівель може розумно зосереджувати свій час і не витрачати ресурси на повторні закупівлі. Загальні витрати на товар або послугу можна використати, щоб запропонувати більші обсяги або обсяг ключовим постачальникам.
Аналіз на основі категорій може виявити можливості для уникнення витрат і потенційні швидкі виграші.
10. Централізуйте закупівлі (чи вашу закупівельну аналітику)
У децентралізованій структурі закупівель сфери можливостей для економії невидимі. Імовірність дублювання закупівель і непрямих витрат висока, навіть якщо глобальна організація закупівель керується центром.
Централізація закупівель уможливлює єдину глобальну стратегію закупівель. Однак впровадження інструменту аналізу витрат у всьому світі може запропонувати багато тих самих переваг. Раціоналізована база даних постачальників призводить до посилення конкуренції між постачальниками та зниження витрат.
11. Розробіть систему управління ризиками
Залежність від єдиного постачальника для критично важливого товару чи послуги є одним із найбільших ризиків у закупівлях, і завжди повинен бути план управління або уникнення такого ризику. Топ-10 ризиків в закупівлях і як ними керувати >>
Частина управління ризиками також означає зосередження на уникненні витрат, що є різновидом заощаджень. Цього можна досягти, наприклад, шляхом обмеження темпів зростання цін або отримання більшої вартості від існуючих контрактів.
У нинішньому складному економічному середовищі кожна організація прагне скоротити витрати. Ключових постачальників слід розвивати як цінних партнерів, які працюють з вами.
Останні поради
Зниження витрат все ще є пріоритетом №1 для закупівель. Як ми показали, є багато способів зробити це.
«М’яка економія», як-от управління ризиками та уникнення витрат, не відображається в балансі, і нею часто можна знехтувати на користь простих методів економії: або «жорсткої економії». Будьте обережними. Сучасні підходи в закупівлях спрямовані на побудування довготривалих відносин, а не радикальної поведінки з підрядниками та стейкхолдерами.
